Utilisation optimale grâce à la simulation dynamique

Exemple de stérilisation centrale : côté sale, zone de pré-nettoyage (Crédit photo : HWP Planungsgesellschaft mbH, photo : Peter Horn)

Exemple de stérilisation centrale : appareils de nettoyage et de désinfection (crédit image : HWP Planungsgesellschaft mbH, photo : Peter Horn)

Exemple de stérilisation centrale : côté de prélèvement (Crédit photo : HWP Planungsgesellschaft mbH, Photo : Peter Horn)

Exemple de stérilisation centrale, zone de conditionnement (Crédit photo : HWP Planungsgesellschaft mbH, Photo : Peter Horn)

Exemple de stérilisation centrale, côté chargement de la stérilisation (Crédit d'image : HWP Planungsgesellschaft mbH, Photo : Peter Horn)

Exemple de stérilisation centrale, côté décharge de la stérilisation (Crédit d'image : HWP Planungsgesellschaft mbH, Photo : Peter Horn)

Frank Feinauer, Directeur des soins, Hôpital Caritas Bad Mergentheim (Crédit photo : Hôpital Caritas Bad Mergentheim)

Les hôpitaux sont actuellement soumis à une pression croissante pour optimiser leurs processus dans leurs départements centraux de stérilisation (DCS). Selon les dernières informations concernant des erreurs systémiques dans la préparation des dispositifs stériles pour le bloc opératoire dans différents établissements, les autorités régionales intensifient désormais leurs contrôles dans les services de stérilisation centrale, en renforçant le personnel. Afin d’aider les gestionnaires de cliniques dans l’analyse systématique et l’amélioration de leurs processus, la société HWP Planungsgesellschaft mbH (HWP) et la Gesellschaft für Betriebsorganisation und Unternehmensplanung mbH (GBU) ont récemment développé une nouvelle méthode de simulation dynamique. La nouveauté de cette méthode réside dans la capacité à déterminer les capacités libres ou les taux d’occupation des différentes zones de la stérilisation centrale. L’étude de cas de l’hôpital Caritas de Bad Mergentheim a permis pour la première fois d’utiliser cette simulation dynamique dans le cadre d’une étude de simulation. Sur la base des résultats, des optimisations ont déjà été effectuées.

Les processus dans les services de stérilisation centrale, soumis à des exigences élevées en matière de qualité de la préparation des dispositifs stériles, constituent la condition préalable à une stérilisation conforme aux normes et sont un point clé dans la gestion des risques et la gestion de la qualité des cliniques. Récemment, plusieurs cas publics ont montré que ces exigences de qualité n’étaient pas toujours respectées : personnel insuffisamment qualifié, non-respect des processus, inadéquations structurelles et appareils non validés augmentent considérablement le risque d’instruments mal nettoyés. Sous l’effet de ces scandales sanitaires, les autorités de surveillance clinique des autorités régionales vont renforcer leurs contrôles des DCS. Il est attendu qu’à la suite de ces inspections, de nombreuses modernisations et acquisitions soient nécessaires. Il est crucial pour les hôpitaux de garantir dès le départ la rentabilité des investissements. La simulation dynamique développée par HWP et GBU apporte une contribution précieuse à cet égard. En effet, elle se distingue des calculs simplifiés et conventionnels, qui se basent sur une charge statique à partir de moyennes, souvent irréalistes dans la réalité.

Nouvelle méthode pour le calcul des capacités du DCS

La simulation dynamique de HWP et GBU repose, en revanche, sur une modélisation réaliste des capacités. Cela conduit à des taux d’occupation différents de ceux d’un calcul statique, permettant ainsi une meilleure approximation de la réalité clinique.

L’objectif de la simulation dynamique de HWP et GBU est de répartir la réception du matériel non stérilisé, tant en interne qu’en externe, sur la journée. Cela entraîne une utilisation décalée dans le temps des différentes zones du DCS.

Pour cela, un modèle de simulation a été développé, intégrant toutes les sous-étapes du DCS telles que la zone de pré-nettoyage, les appareils de nettoyage et de désinfection (AND), les laveurs de chariots (LDC), les laveurs de conteneurs (LDC), les tables de conditionnement et le stérilisateur. Outre ces sous-processus, le modèle inclut aussi leurs dépendances mutuelles ainsi que le besoin en personnel pour leur exploitation et les tâches manuelles. Le modèle de base ainsi créé peut être paramétré, adapté aux particularités de chaque établissement et utilisé par de nombreux hôpitaux. L’avantage de cette approche est qu’elle ne se limite pas à une journée moyenne avec une charge moyenne, mais examine de nombreux jours possibles, générés à l’avance par des méthodes aléatoires. Ces journées simulées, avec leurs pics et creux, reflètent plus fidèlement la réalité de la clinique qu’une approche basée uniquement sur des moyennes.

Données valides comme base de la simulation

Pour réaliser une étude de simulation du DCS, il est essentiel de disposer d’une base de données adéquate. Cela implique de collecter diverses informations telles que le nombre et les paramètres de performance des machines, le nombre de tables de conditionnement avec la durée de chaque étape, la dotation en personnel et le planning des équipes. Par ailleurs, une charge de matériel non stérilisé à traiter doit être définie, en fonction principalement des chiffres d’activité chirurgicale de l’établissement, en déterminant pour chaque type d’intervention le nombre nécessaire de jeux (sets) et de conteneurs. D’autres chiffres pertinents incluent par exemple le nombre de patients en soins intensifs, l’utilisation de produits à usage unique et de vêtements stériles, ainsi que des charges externes comme celles provenant du secteur ambulatoire ou des médecins libéraux.

Dans les cas où il n’est pas possible de s’appuyer sur des données empiriques, des prévisions ou des hypothèses réalistes sont formulées. Les paramètres ne doivent pas forcément correspondre aux chiffres actuels, mais peuvent aussi représenter des orientations futures souhaitées pour la clinique, ainsi que des paramètres de performance ou des machines potentielles à utiliser à l’avenir.

Importance de la simulation pour la planification hospitalière

Grâce à une telle configuration, la simulation peut fournir pour différents scénarios les résultats suivants :

- Détermination quantitative des capacités libres comme base pour décider si une prise en charge conjointe d’un autre établissement ou de cabinets médicaux supplémentaires avec le matériel stérile est possible
- Vérification des processus, identification des faiblesses et possibilité d’ajuster en vue d’une certification visée
- Base pour des décisions « faire ou faire faire » en comparant les coûts d’une modernisation à ceux d’une externalisation
- Évaluation de l’impact de l’introduction de nouveaux appareils sur les capacités et l’occupation du DCS
- Base pour décider si la dotation en personnel est suffisante en cas de modification d’autres paramètres
- Effets des changements dans la dotation en personnel ou les horaires de travail sur les délais de traitement et la capacité
- Optimisation de la « logistique interne »
- Possibilités d’améliorer les temps opératoires et les plannings

Si les résultats de l’étude indiquent qu’une modernisation du DCS serait économiquement justifiée, d’autres pistes d’optimisation peuvent être envisagées. La modernisation des services de stérilisation centrale permet également d’introduire des méthodes modernes de documentation. Par exemple, une collecte de données quasi totalement automatisée et centrée sur le patient augmente la sécurité juridique des établissements.

Exemple pratique : hôpital Caritas de Bad Mergentheim

La nouvelle méthode de simulation a été appliquée pour la première fois dans le cadre d’une étude pour l’hôpital Caritas de Bad Mergentheim. La question était de savoir si la stérilisation centrale existante, dans sa configuration et ses dimensions actuelles, reste suffisante pour assurer l’approvisionnement de l’établissement en dispositifs stériles à l’avenir. Après avoir recueilli les données nécessaires du DCS et les chiffres d’activité chirurgicale, celles-ci ont été intégrées dans la simulation.

Les simulations menées ont permis d’identifier à court et à long terme plusieurs axes d’amélioration : « La capacité existante suffit pour les besoins internes de l’hôpital à l’avenir, et l’approvisionnement en dispositifs stériles sera assuré. Les appareils de AND doivent être remplacés, la zone de nettoyage doit être étendue par une laveuse de conteneurs afin d’augmenter la capacité et d’améliorer la sécurité au travail », estime Walter Bischoff, planificateur en technologie médicale chez HWP, qui commente la situation actuelle à partir des résultats de la simulation.

La simulation a également permis d’établir une base pour une évolution à plus long terme : l’installation de laveuses supplémentaires conduirait à une extension du nombre de tables de conditionnement et de la taille du DCS. « Grâce à cette étude de simulation dynamique, nous avons ainsi fourni à l’hôpital Caritas de Bad Mergentheim, au-delà de l’évaluation de la situation actuelle, une base solide pour ses futurs développements », ajoute Ulrich Uetz, directeur de la division Technologie médicale et de laboratoire chez HWP.

Conclusion et perspectives

Grâce au développement de cette méthode innovante de simulation, HWP et GBU ont réussi, grâce à une collaboration interdisciplinaire, à transposer dans le secteur hospitalier des méthodes de simulation déjà utilisées dans d’autres industries, dans le cadre de l’étude de cas de l’hôpital Caritas de Bad Mergentheim. « Nous avons déjà étudié avec succès des problématiques similaires dans d’autres domaines », explique Jiri Vacek de la GBU. « Nous sommes ravis d’avoir pu appliquer cette méthode de simulation à la stérilisation centrale d’un hôpital, en collaboration avec nos collègues de HWP. »

La simulation dynamique peut, en intégrant différents paramètres, être appliquée sans effort important à d’autres cliniques et groupes hospitaliers. Elle offre ainsi le potentiel d’analyser en profondeur les processus de stérilisation, de clarifier les capacités existantes et nécessaires, ainsi que leurs facteurs d’influence. Les résultats fiables et l’interprétation de l’étude de simulation dynamique donnent aux hôpitaux la possibilité de prendre des décisions pour améliorer la technique et l’organisation. Les développements structurels, pouvant découler des résultats de la simulation, peuvent également être initiés précocement.

Entretien avec Frank Feinauer, directeur des soins, hôpital Caritas de Bad Mergentheim

1. Comment gérez-vous les résultats de l’étude de simulation dynamique ? Quels avantages en retirez-vous ?

Feinauer : L’étude de simulation dynamique, réalisée par HWP Planungsgesellschaft mbH pour notre DCS à l’hôpital Caritas de Bad Mergentheim, nous fournit une base pour de nombreuses décisions importantes concernant l’avenir. Par exemple, elle nous offre une orientation utile pour déterminer si une reconstruction de notre DCS sur le site actuel est réalisable et judicieuse au regard des contraintes spatiales, ainsi que pour identifier les potentiels de croissance liés à une reconstruction ou à la modification de certains paramètres clés. Par ailleurs, les résultats et leur interprétation montrent comment optimiser l’utilisation des machines, l’organisation du travail et les processus, toujours sans compromettre la qualité de l’hygiène.

2. Quelles mesures à court et moyen terme envisagez-vous de mettre en œuvre à partir de cette étude de simulation dynamique ?

Feinauer : Dans un premier temps, nous procéderons à l’échange des appareils de AND et à l’installation d’une laveuse de conteneurs. Dans un second temps, nous remplacerons les stérilisateurs et les tables de conditionnement. Par ailleurs, nous réorganiserons le stock et optimiserons les processus y afférents.

3. Y a-t-il des orientations à plus long terme que vous envisagez sur la base des résultats de la simulation ? Si oui, lesquelles ?

Feinauer : À plus long terme, nous examinerons notamment la possibilité, en fonction des conditions spatiales optimisées et en tenant compte de l’évolution des horaires de travail, de faire appel à d’autres partenaires via notre DCS. Nous percevons là un potentiel que nous n’avions pas encore pleinement exploité.