Uso óptimo gracias a la simulación dinámica

Ejemplo de esterilización central: lado sucio, zona de prelavado (Crédito de la imagen: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Ejemplo de esterilización central: equipos de limpieza y desinfección (Crédito de la imagen: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Ejemplo de esterilización central: lado de extracción (crédito de la imagen: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Ejemplo de esterilización central, área de empaquetado (crédito de la imagen: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Ejemplo de esterilización central, lado de carga de la esterilización (crédito de la imagen: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Ejemplo de esterilización central, lado de descarga de esterilización (crédito de la imagen: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Frank Feinauer, Director de Enfermería, Hospital Caritas Bad Mergentheim (Crédito de la imagen: Hospital Caritas Bad Mergentheim)

Los hospitales enfrentan actualmente una creciente presión para optimizar los procesos en sus departamentos centrales de esterilización (ZSVA). Tras los recientes informes sobre errores sistemáticos en la preparación de material estéril para las operaciones en varios hospitales, las delegaciones gubernamentales aumentarán en el futuro los controles en las central de esterilización con personal reforzado. Para apoyar a los gestores hospitalarios en el análisis sistemático y en la mejora de sus procesos, HWP Planungsgesellschaft mbH (HWP) y la Gesellschaft für Betriebsorganisation und Unternehmensplanung mbH (GBU) han desarrollado recientemente un nuevo método de simulación dinámica. Lo novedoso de este método es la ventaja de poder determinar las capacidades libres o las cargas de trabajo de las distintas áreas en las central de esterilización. En el ejemplo práctico del Hospital de Caritas en Bad Mergentheim, la simulación dinámica se utilizó por primera vez en el marco de un estudio de simulación. Sobre la base de los resultados del estudio, ya se han realizado optimizaciones.

Los procesos en las central de esterilización, que deben cumplir con altos requisitos de calidad en la preparación del material estéril, constituyen la base para que el material esté debidamente esterilizado y son un punto importante en la gestión de riesgos y calidad de los hospitales. En los últimos tiempos, se han hecho públicos varios casos en los que estos requisitos de calidad no se cumplieron en los hospitales: falta de personal cualificado, incumplimiento de los procesos, deficiencias estructurales y equipos no validados aumentan enormemente el riesgo de instrumentos no correctamente esterilizados. Ante la impresión de estos escándalos de higiene, las autoridades sanitarias de las delegaciones gubernamentales intensificarán los controles en las ZSVAs. Se espera que, como resultado de estas inspecciones, sean necesarias muchas modernizaciones y compras nuevas. Para los hospitales, es importante garantizar desde el principio la rentabilidad de las inversiones. En esto, la simulación dinámica de HWP y GBU aporta una contribución valiosa, ya que se diferencia de los cálculos simplificados y convencionales, que se basan en una carga estática a partir de promedios, los cuales no reflejan la realidad.

Nueva método para calcular la capacidad de la ZSVA

En cambio, la simulación dinámica de HWP y GBU se basa en una representación realista de las capacidades. Esto conduce a diferentes niveles de utilización en comparación con un cálculo estático, logrando así una aproximación más precisa a la realidad clínica.

El objetivo de la simulación dinámica de HWP y GBU es distribuir a lo largo del día la entrada interna y externa de material no esterilizado. Esto resulta en un uso escalonado de las distintas áreas dentro de la ZSVA.

Para ello, se desarrolló un modelo de simulación que incluye todos los subprocesos de la ZSVA, como la zona de prelavado, los equipos de lavado y desinfección (RDGs), las lavadoras de carros de transporte (WWAs), las lavadoras de contenedores (CWAs), las mesas de empaquetado y el esterilizador. Además de los subprocesos, se consideran las dependencias entre ellos, así como la necesidad de personal para operarlos y las tareas manuales. El modelo base generado puede parametrizarse, adaptarse a las condiciones individuales y ser utilizado por muchas clínicas. La ventaja de este enfoque radica en que no solo se analiza un día promedio con una carga media, sino que se estudian muchos días diferentes, generados previamente mediante métodos aleatorios. Estos días representan con mayor precisión la realidad clínica, incluyendo picos y valles, que un método basado únicamente en promedios.

Datos válidos como base para la simulación

Es fundamental contar con una base de datos adecuada para realizar un estudio de simulación de la ZSVA. Para ello, se deben preparar diferentes datos, como el número y los parámetros de rendimiento de las máquinas, el número de mesas de empaquetado y la duración de cada paso de trabajo, la dotación de personal y el plan de turnos. Además, se define una carga de trabajo de material estéril que debe ser limpiado en la ZSVA. La carga de trabajo se determina principalmente a partir del número de operaciones en el hospital, estableciendo para cada tipo de intervención la cantidad necesaria de juegos (sets) y contenedores. También son relevantes otros datos, como las cifras de atención en cuidados intensivos, el uso de productos desechables y ropa estéril, así como cargas externas, por ejemplo, del sector ambulatorio o médicos en consulta externa.

En los casos en los que no se disponga de datos empíricos, se realizarán previsiones o suposiciones realistas. Los parámetros no tienen que coincidir necesariamente con las cifras actuales, sino que también pueden reflejar suposiciones sobre la orientación futura del hospital, así como futuros parámetros de rendimiento o máquinas potencialmente utilizables.

Relevancia de la simulación para la planificación hospitalaria

Con estos datos, la simulación puede ofrecer diferentes resultados para diversos escenarios:

- Determinación cuantitativa de las capacidades libres como base para decisiones sobre la posibilidad de atender a otro hospital o a consultas externas con material estéril
- Verificación de procesos, identificación de puntos débiles y, en consecuencia, posibilidad de realizar ajustes para una certificación deseada
- Base para decisiones de "hacer o comprar", comparando los costos de modernización con los de externalización
- Evaluación de cómo afectaría la incorporación de nuevos equipos a las capacidades y cargas de trabajo de la ZSVA
- Base para decidir si la dotación de personal actual es suficiente ante cambios en otras condiciones marco
- Impacto de cambios en la dotación de personal o en los horarios laborales en los tiempos de proceso y capacidades
- Optimización de la "logística interna"
- Posibilidades de optimizar los tiempos de operación y los calendarios de citas

Si los resultados del estudio sugieren que una modernización de la ZSVA sería económicamente justificable, se abren nuevas vías para optimizaciones adicionales. Por ejemplo, con la modernización de las central de esterilización, también se pueden introducir procedimientos modernos de documentación. Por ejemplo, mediante un sistema de registro casi completamente automatizado y basado en datos relacionados con el paciente, se puede aumentar la seguridad jurídica del hospital.

Ejemplo práctico: Hospital de Caritas en Bad Mergentheim

Por primera vez, el nuevo método de simulación se aplicó en un estudio para el Hospital de Caritas en Bad Mergentheim. Aquí se buscaba responder a la pregunta de si la central de esterilización existente, en su forma y volumen actuales, seguirá siendo suficiente en el futuro para atender las necesidades del hospital con material estéril. Tras disponer de los datos necesarios de la ZSVA y las cifras de operaciones, estos se introdujeron en la simulación.

Gracias a las simulaciones realizadas, se pudieron identificar puntos de acción a corto y largo plazo: "Para la demanda interna del hospital, la capacidad existente será suficiente en el futuro y se garantizará el suministro de material estéril. Las RDGs actuales deberían ser reemplazadas, y la zona de lavado ampliada con una lavadora de contenedores para crear mayor capacidad y mejorar la protección laboral", evalúa Walter Bischoff, planificador de tecnología médica en HWP, la situación actual basada en los resultados de la simulación.

De la simulación también se pudo obtener la base para una futura opción de desarrollo a largo plazo: la instalación de más lavadoras conduciría a la necesidad de ampliar las mesas de empaquetado y el volumen de la ZSVA. "Con el estudio de simulación dinámica, no solo hemos podido evaluar la situación actual, sino también ofrecer una base sólida para futuros pasos de desarrollo en el Hospital de Caritas en Bad Mergentheim", añade Ulrich Uetz, director del área de tecnología médica y de laboratorio en HWP.

Conclusión y perspectivas

Con el desarrollo de este método de simulación innovador, HWP y GBU han logrado, gracias a la colaboración interdisciplinaria, transferir a otros sectores métodos de simulación ya utilizados en otros ámbitos, adaptándolos al sector hospitalario en el ejemplo del Hospital de Caritas en Bad Mergentheim. "Ya hemos investigado con éxito en otros ámbitos cuestiones similares", comenta Jiri Vacek de GBU. "Nos alegra poder aplicar ahora, en colaboración con nuestros colegas de HWP, estos métodos de simulación también en la central de esterilización de un hospital".

La simulación dinámica, considerando diferentes parámetros, puede aplicarse con poco esfuerzo en otros hospitales y grupos hospitalarios. Esto ofrece el potencial de analizar adecuadamente los procesos de esterilización, obtener claridad sobre las capacidades existentes y necesarias, y comprender sus factores influyentes. Los resultados concluyentes y la interpretación del estudio de simulación dinámica abren a los hospitales la oportunidad de tomar decisiones para mejoras técnicas y organizativas. Además, los desarrollos estructurales que puedan derivarse de los resultados de la simulación también pueden iniciarse de forma temprana.

Entrevista con Frank Feinauer, director de enfermería, Hospital de Caritas en Bad Mergentheim

1. ¿Cómo afronta los resultados del estudio de simulación dinámica? ¿Qué ventajas le aporta la simulación dinámica?

Feinauer: El estudio de simulación dinámica, realizado por HWP Planungsgesellschaft mbH en relación con nuestra ZSVA en el Hospital de Caritas en Bad Mergentheim, nos proporciona una base para muchas decisiones importantes de futuro. Por ejemplo, nos ayuda a determinar si una remodelación de nuestra ZSVA en la ubicación actual es factible y sensata en función del espacio disponible, así como qué potencial de crecimiento podría existir en caso de una remodelación y cambios en parámetros clave. Al mismo tiempo, los resultados y su interpretación muestran posibilidades para optimizar la utilización de las máquinas, la organización del trabajo y los procesos, siempre sin comprometer la calidad en higiene.

2. ¿Qué medidas a corto y medio plazo implementará basándose en los resultados del estudio de simulación dinámica?

Feinauer: En primer lugar, en una primera fase de construcción, realizaremos el reemplazo de las RDGs y la instalación de una lavadora de contenedores. En una segunda fase, reemplazaremos esterilizadores y mesas de empaquetado. Además, reorganizaremos el almacén y optimizaremos los procesos en ese ámbito.

3. ¿Existen decisiones a largo plazo que tomará basándose en los resultados de la simulación? Si es así, ¿cuáles son?

Feinauer: A largo plazo, basándonos en la simulación dinámica, evaluaremos especialmente las posibilidades de atender a más socios a través de nuestra ZSVA, considerando las condiciones espaciales optimizadas y los cambios en los horarios laborales. Vemos potenciales que hasta ahora no habíamos explotado suficientemente.