Utilizzo ottimale grazie alla simulazione dinamica

Esempio di sterilizzazione centrale: lato sporco, zona di pre-sterilizzazione (Crediti immagine: HWP Planungsgesellschaft mbH, Foto: Peter Horn)

Esempio di sterilizzazione centrale: apparecchiature per pulizia e disinfezione (crediti fotografici: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Esempio di sterilizzazione centrale: lato di prelievo (credito fotografico: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Esempio di sterilizzazione centrale, area di confezionamento (Credito fotografico: HWP Planungsgesellschaft mbH, Foto: Peter Horn)

Esempio di sterilizzazione centrale, lato caricamento della sterilizzazione (credito immagine: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Esempio di sterilizzazione centrale, lato scarico sterilizzazione (credito immagine: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Frank Feinauer, Direttore infermieristico, Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim (Crediti immagine: Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim)

Ospedali stanno attualmente affrontando una crescente pressione per ottimizzare i processi nei loro reparti centrali di sterilizzazione (ZSVA). Dopo le recenti segnalazioni di errori sistematici nella preparazione di sterilizzati per le operazioni in diversi ospedali, le autorità di sorveglianza regionali intensificheranno i controlli nelle sterilizzazioni centrali con personale rafforzato. Per supportare i dirigenti clinici nell'analisi sistematica e nel miglioramento dei loro processi, HWP Planungsgesellschaft mbH (HWP) e Gesellschaft für Betriebsorganisation und Unternehmensplanung mbH (GBU) hanno sviluppato un nuovo metodo di simulazione dinamica. La novità di questo metodo è il vantaggio di poter determinare le capacità libere o i livelli di utilizzo delle singole aree nelle sterilizzazioni centrali. Nel caso di esempio pratico dell'Ospedale Caritas di Bad Mergentheim, la simulazione dinamica è stata utilizzata per la prima volta nell'ambito di uno studio di simulazione. Sulla base dei risultati dello studio, sono state già apportate ottimizzazioni.

I processi nelle sterilizzazioni centrali, con le alte esigenze di qualità nella preparazione degli strumenti sterilizzati, costituiscono la base per sterilizzati correttamente puliti e rappresentano un punto importante nella gestione del rischio e della qualità degli ospedali. Recentemente sono stati pubblicamente segnalati vari casi in cui tali requisiti di qualità non sono stati soddisfatti: personale insufficientemente qualificato, mancato rispetto dei processi, carenze strutturali e dispositivi non validati aumentano enormemente il rischio di strumenti non correttamente puliti. Alla luce di questi scandali igienici, le autorità di sorveglianza clinica delle autorità regionali intensificheranno i controlli delle ZSVAs. È prevedibile che, a seguito delle verifiche, siano necessarie molte modernizzazioni e nuovi acquisti. Per gli ospedali, è importante garantire fin dall'inizio la redditività degli investimenti. A questo contribuisce in modo prezioso la simulazione dinamica di HWP e GBU. Essa si differenzia dai calcoli semplificati e convenzionali, che si basano su un carico statico di valori medi, che nella realtà non si verificano così.

Nuovo metodo per il calcolo della capacità della ZSVA

Al contrario, la simulazione dinamica di HWP e GBU si basa su una rappresentazione realistica delle capacità. Di conseguenza, si ottengono livelli di utilizzo diversi rispetto a un calcolo statico, raggiungendo così una migliore approssimazione alla realtà clinica.

L'obiettivo della simulazione dinamica di HWP e GBU è distribuire durante la giornata l'afflusso interno ed esterno di sterilizzati non puliti. Ciò comporta un utilizzo temporaneamente differito delle varie aree all’interno della ZSVA.

Per questo è stato sviluppato un modello di simulazione che include tutte le sottoprocessi della ZSVA, come il reparto di pre-trattamento, le apparecchiature di lavaggio e disinfezione (RDG), le lavatrici per carrelli (WWA), le lavatrici per contenitori (CWA), i tavoli di imballaggio e lo sterilizzatore. Oltre ai sottoprocessi, sono state inserite le dipendenze tra di essi e il fabbisogno di personale per l'operatività e le attività manuali. Il modello di base risultante può essere parametrizzato, adattato alle singole realtà e quindi utilizzato da molte cliniche. Il vantaggio di questo approccio è che non si considera solo un giorno medio con un carico medio, ma si analizzano molteplici giorni possibili, generati in anticipo tramite metodi casuali. Questi rappresentano in modo più preciso la realtà clinica complessiva, con i suoi picchi e cali, rispetto a un approccio basato esclusivamente sui valori medi.

Dati validi come base per la simulazione

Essenziale per condurre uno studio di simulazione della ZSVA è una base di dati adeguata. A tal fine, devono essere preparati vari set di dati, come il numero e i parametri di prestazione delle macchine, il numero di tavoli di imballaggio con la durata delle singole fasi di lavoro, la dotazione di personale e il piano di turni. Inoltre, viene definito un carico di sterilizzati da pulire, che deve essere trattato nella ZSVA. Il carico si basa principalmente sui numeri di interventi chirurgici della clinica interessata, determinando per ogni tipo di operazione il numero necessario di set (set di sette pezzi) e contenitori. Sono rilevanti anche altri dati, come i numeri di trattamenti in terapia intensiva, l’utilizzo di prodotti monouso e abbigliamento sterile, ma anche carichi esterni come quelli provenienti dal settore ambulatoriale o da medici convenzionati.

Nei casi in cui non si possano utilizzare dati empirici, vengono fatte previsioni o ipotesi realistiche. In questo caso, i parametri non devono necessariamente corrispondere ai dati attualmente disponibili, ma possono rappresentare anche ipotesi sul futuro orientamento della clinica, nonché sui futuri parametri di prestazione o sui dispositivi potenzialmente impiegabili.

Rilevanza della simulazione per la pianificazione ospedaliera

Dotata di tali strumenti, la simulazione può fornire i seguenti risultati per vari scenari:

- Determinazione quantitativa delle capacità libere come base per decisioni sulla possibilità di supportare un ulteriore ospedale o studi medici con sterilizzati
- Verifica dei processi, individuazione di punti deboli e possibilità di adattamenti per ottenere una certificazione desiderata
- Base per decisioni di "fare o comprare", confrontando i costi di modernizzazione con quelli di esternalizzazione
- Valutazione di come l’introduzione di nuovi dispositivi influirebbe sulle capacità e sull’utilizzo della ZSVA
- Base per decidere se l’organico attuale è sufficiente in presenza di cambiamenti nelle condizioni operative
- Impatto di variazioni nell’organico o negli orari di lavoro sui tempi di attraversamento e sulle capacità
- Ottimizzazione della "logistica interna"
- Opportunità di migliorare i tempi di intervento e i programmi di appuntamenti

Se il risultato dello studio suggerisce che una modernizzazione della ZSVA sarebbe economicamente giustificata, si aprono ulteriori possibilità di ottimizzazione. Con la modernizzazione delle sterilizzazioni centrali, è possibile introdurre anche metodi moderni di documentazione. Ad esempio, un sistema di registrazione quasi completamente automatizzato e incentrato sul paziente aumenta la sicurezza legale degli ospedali.

Esempio pratico: Ospedale Caritas di Bad Mergentheim

Per la prima volta, il nuovo metodo di simulazione è stato applicato in uno studio per l’Ospedale Caritas di Bad Mergentheim. L’obiettivo era verificare se l’attuale forma e volume della sterilizzazione centrale siano ancora sufficienti per il fabbisogno futuro dell’ospedale. Dopo aver raccolto i dati necessari della ZSVA e i numeri di intervento, questi sono stati inseriti nella simulazione.

Grazie alle simulazioni condotte, sono stati individuati i seguenti punti di intervento a breve e lungo termine: "Per il fabbisogno interno dell’ospedale, la capacità attuale sarà sufficiente anche in futuro e la fornitura di sterilizzati sarà garantita. Le RDG esistenti dovrebbero essere sostituite, la zona di lavaggio ampliata con una lavatrice per contenitori per aumentare le capacità e migliorare la sicurezza sul lavoro", valuta Walter Bischoff, pianificatore di tecnologia medica presso HWP, sulla situazione attuale in base ai risultati della simulazione.

La simulazione ha anche fornito la base per un’opzione di sviluppo futura a lungo termine: l’installazione di ulteriori lavatrici porterebbe alla necessità di ampliare i tavoli di imballaggio e il volume complessivo della ZSVA. "Con lo studio di simulazione dinamica, abbiamo così fornito all’Ospedale Caritas di Bad Mergentheim non solo una valutazione attuale della situazione, ma anche una solida base per futuri passi di sviluppo", aggiunge Ulrich Uetz, responsabile del settore di tecnologia medica e di laboratorio di HWP.

Conclusioni e prospettive

Con lo sviluppo di questo innovativo metodo di simulazione, HWP e GBU sono riusciti, grazie alla collaborazione interdisciplinare, a trasferire nel settore ospedaliero metodi di simulazione già impiegati in altri settori, applicandoli nel caso di esempio dell’Ospedale Caritas di Bad Mergentheim. "Abbiamo già studiato con successo questioni simili in altri ambiti", afferma Jiri Vacek della GBU. "Siamo lieti di aver potuto applicare anche nel settore ospedaliero i metodi di simulazione in collaborazione con i colleghi di HWP."

La simulazione dinamica può essere applicata facilmente ad altri ospedali e gruppi ospedalieri, variando i parametri. Offre così il potenziale di analizzare adeguatamente i processi di sterilizzazione, di ottenere chiarezza sulle capacità esistenti e necessarie e sui fattori che le influenzano. I risultati affidabili e l’interpretazione dello studio di simulazione dinamica offrono agli ospedali la possibilità di impostare le basi per miglioramenti tecnici e organizzativi. Anche gli sviluppi strutturali, derivati dai risultati della simulazione, possono essere avviati in anticipo.

Intervista con Frank Feinauer, Direttore infermieristico, Ospedale Caritas di Bad Mergentheim

1. Come gestite i risultati dello studio di simulazione dinamica? Quali vantaggi ne ricavate?

Feinauer: Lo studio di simulazione dinamica, condotto da HWP Planungsgesellschaft mbH riguardo alla nostra ZSVA presso l’Ospedale Caritas di Bad Mergentheim, ci fornisce una base per molte decisioni importanti sul futuro. Ad esempio, ci aiuta a capire se una ristrutturazione della nostra ZSVA nella posizione attuale sia fattibile e sensata rispetto alle condizioni di spazio, e quali potenziali di crescita potrebbero esserci con una ristrutturazione e modifiche ai parametri chiave. Allo stesso tempo, i risultati e le loro interpretazioni ci mostrano come ottimizzare l’utilizzo delle macchine, la gestione degli orari di lavoro e i processi, sempre senza compromettere la qualità dell’igiene.

2. Quali misure a breve e medio termine intendete attuare sulla base dello studio di simulazione?

Feinauer: Inizialmente, nel primo lotto di lavori, procederemo alla sostituzione delle RDG e all’installazione di una lavatrice per contenitori. Nel secondo lotto, sostituiremo sterilizzatori e tavoli di imballaggio. In questa fase, riorganizzeremo anche il magazzino e ottimizzeremo i processi correlati.

3. Ci sono decisioni a lungo termine che prenderete sulla base dei risultati della simulazione? Se sì, quali?

Feinauer: A lungo termine, valuteremo soprattutto le possibilità di fornire ulteriori partner attraverso la nostra ZSVA, considerando le condizioni spaziali ottimizzate e i cambiamenti negli orari di lavoro. Vediamo potenzialità che finora non abbiamo sfruttato appieno.