Optimaal gebruik dankzij dynamische simulatie

Voorbeeld centrale sterilisation: Onrein zijde, voorreinigingszone (beeldmateriaal: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Voorbeeld centrale sterilisatie: Reinigings- en desinfectieapparatuur (beeldvermelding: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Voorbeeld centrale sterilisatie: afnamezijde (beeldcredit: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Voorbeeld centrale sterilisation, verpakkingsafdeling (beeldvermelding: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Voorbeeld centrale sterilisatie, beladingszijde sterilisatie (beeldmateriaal: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Voorbeeld centrale sterilisatie, ontladingszijde sterilisatie (beeldvermelding: HWP Planungsgesellschaft mbH, foto: Peter Horn)

Frank Feinauer, verpleegkundigdirecteur, Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim (beeldcredit: Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim)

Ziekenhuizen staan momenteel onder toenemende druk om hun processen in de centrale sterilisatieafdelingen (ZSA) te optimaliseren. Na de recente meldingen over systematische fouten bij de verwerking van steriliseerbare medische instrumenten voor de operatie in verschillende ziekenhuizen, voeren de regionale overheidsinstanties in de toekomst met extra personeel strengere controles uit in centrale sterilisaties. Om ziekenhuismanagers te ondersteunen bij de systematische analyse en de daarop gebaseerde verbetering van hun processen, hebben HWP Planungsgesellschaft mbH (HWP) en die Gesellschaft für Betriebsorganisation und Unternehmensplanung mbH (GBU) momenteel een nieuwe dynamische simulatiemethode ontwikkeld. Nieuw aan deze methode is het voordeel dat de vrije capaciteit of de bezettingsgraad van de verschillende gebieden binnen de centrale sterilisationen bepaald kan worden. Aan de hand van het praktijkvoorbeeld van het Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim werd de dynamische simulatie voor het eerst ingezet in het kader van een simulatiestudie. Op basis van de resultaten van deze studie zijn al optimalisaties doorgevoerd.

De processen in centrale sterilisationen, met de hoge eisen aan de kwaliteit van de verwerking van steriliseerbare instrumenten, vormen de basis voor wettelijk correcte gereinigde steriliseerbare materialen en zijn een belangrijk punt in het risico- en kwaliteitsmanagement van ziekenhuizen. In de recente tijd zijn verschillende gevallen openbaar geworden waarin deze kwaliteitsvereisten in ziekenhuizen niet werden nageleefd: onvoldoende gekwalificeerd personeel, niet naleving van de processen, bouwkundige gebreken en niet-gevalideerde apparatuur verhogen het risico op niet correct gereinigde instrumenten enorm. Onder de indruk van deze hygiëne-schandalen zullen de klinische toezichthouders van de regionale overheidsinstanties nu strengere controles op de ZSA’s uitvoeren. Het is te verwachten dat door deze controles vaak moderniseringen en nieuwe aankopen noodzakelijk worden. Voor ziekenhuizen is het daarbij belangrijk om vanaf het begin de economische haalbaarheid van de investeringen te waarborgen. Hier levert de dynamische simulatie van HWP en GBU een waardevolle bijdrage aan, omdat deze zich onderscheidt van vereenvoudigde, conventionele berekeningen die uitgaan van een statische belasting op basis van gemiddelden, die in de werkelijkheid niet zo voorkomen.

Nieuwe methode voor capaciteitsberekening van de ZSA

De dynamische simulatie van HWP en GBU richt zich daarentegen op een realistische weergave van de capaciteiten. Hierdoor ontstaan andere bezettingsgraden dan bij een statische berekening, wat leidt tot een betere benadering van de kliniekrealiteit.

Het doel van de dynamische simulatie van HWP en GBU is het verdelen van de interne en externe instroom van niet-gereinigde steriliseerbare materialen over de dag. Hierdoor ontstaat een tijdsverschoven gebruik van de verschillende gebieden binnen de ZSA.

Hiervoor is een simulatiemodel ontwikkeld dat alle deelprocessen van de ZSA omvat, zoals de voorreinigingsplaats, de reinigings- en desinfectieapparatuur (RDG’s), transportwagenwasmachines (WWA’s), containerwasmachines (CWA’s), verpakkings- en sterilisatieapparatuur. Naast de deelprocessen zijn ook de afhankelijkheden tussen de processen onderling en de personeelsbehoefte voor bediening en handmatige werkzaamheden vastgelegd. Het gegenereerde basismodel kan worden geparameteriseerd, aangepast aan de individuele omstandigheden en daardoor door veel ziekenhuizen worden gebruikt. Het voordeel van deze aanpak is dat niet alleen een gemiddelde dag met een gemiddelde belasting wordt bekeken, maar dat vele verschillende mogelijke dagen worden onderzocht, die voorafgaand aan de simulatie met behulp van op toeval gebaseerde methoden worden gegenereerd. Deze beelden de kliniekrealiteit nauwkeuriger af over de gehele hoeveelheid met haar pieken en dalen dan een aanpak die uitsluitend op gemiddelden is gebaseerd.

Geldige gegevens als basis voor de simulatie

Essentieel voor het uitvoeren van een simulatiestudie van de ZSA is een adequate gegevensbasis. Hiervoor moeten verschillende grootheden worden voorbereid, zoals het aantal en de prestatieparameters van de machines, het aantal verpakkingsplaatsen met de duur van de afzonderlijke werkstappen, de personeelsbezetting en het dienstrooster voor het personeel. Daarnaast wordt een belasting aan te reinigen steriliseerbare materialen gedefinieerd, die in de ZSA gereinigd moeten worden. De belasting wordt in eerste instantie bepaald door de operatieaantallen van de betreffende kliniek, door voor elk type operatie het noodzakelijke aantal sets (sets) en containers vast te stellen. Relevant zijn daarbij ook andere cijfers, zoals de behandelcijfers uit de intensieve geneeskunde, de cijfers over het gebruik van wegwerpartikelen en steriele kleding, maar ook externe belastingen zoals uit de ambulante sector of door huisartsen.

In gevallen waarin niet op empirische gegevens kan worden teruggegrepen, worden prognoses of realistische aannames gedaan. Daarbij hoeven de parameters niet per se overeen te komen met de actuele cijfers, maar kunnen ook aannames worden gedaan over een toekomstige gewenste inrichting van de kliniek, evenals toekomstige prestatieparameters of potentieel te gebruiken machines.

Relevantie van de simulatie voor de ziekenhuisplanning

Met de juiste uitrusting kan de simulatie voor verschillende scenario’s de volgende resultaten opleveren:

- Kwantitatieve bepaling van de vrije capaciteit als basis voor beslissingen over de mogelijkheid om een ander ziekenhuis of extra huisartsenposten van steriliseerbare materialen te voorzien
- Controle van processen, blootlegging van zwakke punten en daarmee het mogelijk maken van aanpassingen met het oog op een beoogde certificering
- Basis voor ‘make or buy’-beslissingen door de mogelijkheid om de kosten van modernisering te vergelijken met die van uitbesteding
- Schatting van de invloed van het inbrengen van nieuwe apparatuur op de capaciteit en de bezettingsgraad van de ZSA
- Basis voor de beslissing of de personeelsbezetting bij veranderingen in andere randvoorwaarden voldoende is
- Effecten van veranderingen in personeelsbezetting of werktijden op doorlooptijden en capaciteit
- Optimalisatie van de ‘In-House Logistiek’
- Mogelijkheden voor optimalisatie van operatie- en planningstijden

Wanneer de uitkomst van het onderzoek aangeeft dat een modernisering van de ZSA economisch verantwoord zou zijn, bieden zich aanvullende optimalisatiepunten aan. Zo kunnen gelijktijdig met de modernisering van centrale sterilisationen ook moderne documentatiesystemen worden geïntroduceerd. Bijvoorbeeld neemt de rechtszekerheid van ziekenhuizen toe door een patiëntgerichte, bijna volledig geautomatiseerde gegevensregistratie.

Praktijkvoorbeeld: Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim

Het nieuwe simulatieproces werd voor het eerst toegepast in een studie voor het Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim. Hier moest worden vastgesteld of de bestaande centrale sterilisation in haar huidige vorm en omvang ook in de toekomst voldoende is om het ziekenhuis van steriliseerbare materialen te voorzien. Nadat de benodigde gegevens van de ZSA en de operatieaantallen beschikbaar waren, werden deze in de simulatie ingevoerd.

Met behulp van de uitgevoerde simulaties konden de volgende korte- en langetermijnpunten worden geïdentificeerd: ‘Voor de eigen behoefte van het ziekenhuis is de bestaande capaciteit ook in de toekomst voldoende en wordt de steriliseerbare materialenvoorziening gewaarborgd. De bestaande RDG’s moeten worden vervangen, de reinigingszone moet worden uitgebreid met een containerwasmachine om extra capaciteit te creëren en de arbeidsveiligheid te verbeteren’, beoordeelt Walter Bischoff, medisch technicus bij HWP, de huidige situatie op basis van de simulatie-uitkomsten.

Uit de simulatie kon ook de basis worden gehaald voor een toekomstige, langetermijnontwikkelingsoptie: de installatie van extra wasmachines zou ertoe leiden dat het aantal verpakkingsplaatsen en de omvang van de ZSA zouden moeten worden uitgebreid. ‘Met de dynamische simulatiestudie konden wij het Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim niet alleen een actuele beoordeling geven, maar ook een degelijke basis voor toekomstige ontwikkelingsstappen’, voegt Ulrich Uetz toe, hoofd van de afdeling Medische en Laboratoriumtechniek bij HWP.

Conclusie en vooruitblik

Met de ontwikkeling van deze innovatieve simulatiemethode is het HWP en GBU dankzij de interdisciplinaire samenwerking gelukt om in andere sectoren reeds toegepaste simulatiemethoden over te dragen naar de ziekenhuissector, toegepast op het voorbeeld van het Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim. ‘Vergelijkbare vraagstukken hebben wij in andere gebieden al vaak en met succes onderzocht’, aldus Jiri Vacek van de GBU. ‘Het doet ons plezier dat we nu samen met onze collega’s van HWP de simulatiemethoden ook op de centrale sterilisation van een ziekenhuis konden toepassen.’

De dynamische simulatie kan, met inachtneming van verschillende parameters, ook zonder grote inspanning worden toegepast op andere ziekenhuizen en ziekenhuisnetwerken. Ze biedt daarmee het potentieel om sterilisatieprocessen voldoende te analyseren, duidelijkheid te verschaffen over aanwezige en noodzakelijke capaciteit en hun beïnvloedende factoren. De betrouwbare resultaten en de interpretatie van de dynamische simulatiestudie bieden ziekenhuizen de kans om de koers te bepalen voor technische en organisatorische verbeteringen. Ook bouwkundige ontwikkelingen die uit de simulatie-uitkomsten kunnen voortvloeien, kunnen zo vroegtijdig worden ingezet.

Interview met Frank Feinauer, verpleegdirecteur, Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim

1. Hoe gaat u om met de resultaten van de dynamische simulatiestudie? Welke voordelen biedt de dynamische simulatie voor u?

Feinauer: De dynamische simulatiestudie, die door HWP Planungsgesellschaft mbH is uitgevoerd met het oog op onze ZSVA in het Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim, biedt ons een basis voor talrijke belangrijke toekomstbeslissingen. Bijvoorbeeld geeft ze ons een nuttige oriëntatie of een verbouwing van onze ZSVA op de huidige locatie haalbaar is en onder de ruimtelijke omstandigheden zinvol lijkt, en welke groeipotenties er bij een verbouwing en bij het aanpassen van belangrijke parameters kunnen bestaan. Tegelijkertijd laten de resultaten en hun interpretaties ons zien hoe we de machinebezetting, de arbeidsplanning en de processen onder de juiste voorwaarden kunnen optimaliseren – uiteraard altijd zonder kwaliteitsverlies voor de hygiëne.

2. Welke korte- en middellangetermijnmaatregelen gaat u op basis van de simulatiestudie uitvoeren?

Feinauer: In eerste instantie zullen we in een eerste bouwfase de RDG’s vervangen en een containerwasmachine installeren. In de tweede bouwfase zullen we sterilisatoren en verpakkingsplaatsen vervangen. Daarbij zullen we ook het magazijn opnieuw inrichten en de processen daarin optimaliseren.

3. Zijn er langetermijnplannen die u op basis van de simulatie-uitkomsten zult maken? Zo ja, welke?

Feinauer: Op de lange termijn zullen we op basis van de dynamische simulatie vooral de mogelijkheden onderzoeken om onder de dan geoptimaliseerde ruimtelijke omstandigheden en rekening houdend met gewijzigde werktijden in de toekomst meer partners via onze ZSVA te bedienen. Hier zien wij potentieel dat we tot nu toe niet voldoende hebben benut.