Optymalne wykorzystanie dzięki symulacji dynamicznej

Przykład centralnej sterylizacji: Strona brudna, strefa wstępnego czyszczenia (źródło zdjęcia: HWP Planungsgesellschaft mbH, zdjęcie: Peter Horn)

Przykład centralnej sterylizacji: urządzenia do czyszczenia i dezynfekcji (źródło zdjęcia: HWP Planungsgesellschaft mbH, zdjęcie: Peter Horn)

Przykład centralnej sterylizacji: strona pobierania (źródło zdjęcia: HWP Planungsgesellschaft mbH, zdjęcie: Peter Horn)

Przykład centralnej sterylizacji, obszar pakowania (źródło zdjęcia: HWP Planungsgesellschaft mbH, zdjęcie: Peter Horn)

Przykład centralnej sterylizacji, strona załadunku do sterylizacji (źródło zdjęcia: HWP Planungsgesellschaft mbH, zdjęcie: Peter Horn)

Przykład centralnej sterylizacji, strona rozładunku sterylizacji (źródło zdjęcia: HWP Planungsgesellschaft mbH, zdjęcie: Peter Horn)

Frank Feinauer, dyrektor ds. opieki, Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim (źródło zdjęcia: Caritas-Krankenhaus Bad Mergentheim)

Szpitale obecnie stają wobec rosnącej presji na optymalizację procesów w swoich centralnych działach sterylizacji (ZSVA). Po najnowszych doniesieniach o systematycznych błędach w przygotowaniu sterylnego sprzętu do operacji w różnych placówkach, urzędy nadzoru regionalnego będą od teraz przeprowadzać wzmożone kontrole w centralnych sterylizacjach z zwiększonym personelem. Aby wspierać kierowników klinik w systematycznej analizie i na jej podstawie poprawie ich procesów, HWP Planungsgesellschaft mbH (HWP) oraz Gesellschaft für Betriebsorganisation und Unternehmensplanung mbH (GBU) opracowały aktualnie nową, dynamiczną metodę symulacji. Nowością tej metody jest możliwość określenia dostępnych wolnych mocy lub obciążenia poszczególnych obszarów w centralnej sterylizacji. Na przykładzie praktycznym szpitala Caritas w Bad Mergentheim, dynamiczna symulacja została po raz pierwszy zastosowana w ramach studium symulacyjnego. Na podstawie wyników tych badań wprowadzono już optymalizacje.

Procesy w centralnej sterylizacji, które muszą spełniać wysokie wymagania jakościowe w zakresie przygotowania sterylnego sprzętu, stanowią podstawę do zapewnienia zgodnego z przepisami wyczyszczenia sterylnego sprzętu i są kluczowym elementem zarządzania ryzykiem i jakością w klinikach. W ostatnim czasie ujawniono różne przypadki, w których te wymagania jakościowe nie zostały spełnione: zbyt mała liczba wykwalifikowanego personelu, nieprzestrzeganie procedur, braki w infrastrukturze oraz niezwalidowane urządzenia znacząco zwiększają ryzyko nieprawidłowo wyczyszczonych instrumentów. Pod wpływem tych skandali higienicznych, kliniczne organy nadzoru regionalnego będą teraz przeprowadzać bardziej rygorystyczne kontrole ZSVA. Można się spodziewać, że w wyniku tych kontroli konieczne będą liczne modernizacje i zakupy nowych urządzeń. Dla szpitali kluczowe jest od początku zapewnienie opłacalności inwestycji. W tym celu dynamiczna symulacja opracowana przez HWP i GBU stanowi cenny wkład, ponieważ różni się od uproszczonych, konwencjonalnych metod obliczeniowych, które opierają się na statycznym obciążeniu na podstawie średnich wartości, które w rzeczywistości nie występują.

Nowa metoda obliczania mocy ZSVA

Natomiast dynamiczna symulacja HWP i GBU opiera się na realistycznym odwzorowaniu dostępnych mocy. W efekcie uzyskuje się inne poziomy obciążenia niż przy obliczeniach statycznych, co pozwala na lepsze dopasowanie do realiów klinicznych.

Celem dynamicznej symulacji HWP i GBU jest rozłożenie w czasie wewnętrznego i zewnętrznego napływu nieoczyszczonego sprzętu sterylnego w ciągu dnia. W ten sposób dochodzi do rozłożenia użytkowania poszczególnych obszarów ZSVA w czasie.

W tym celu opracowano model symulacyjny, który obejmuje wszystkie podprocesy ZSVA, takie jak miejsce wstępnego mycia, urządzenia do mycia i dezynfekcji (RDG), myjnie transportowe (WWA), myjnie kontenerowe (CWA), stoły pakujące oraz sterylizator. Oprócz podprocesów uwzględniono także zależności między nimi oraz zapotrzebowanie na personel do obsługi i czynności ręczne. Powstały podstawowy model można parametryzować, dostosować do indywidualnych warunków i tym samym wykorzystywać w wielu klinikach. Zaleta tego podejścia polega na tym, że nie rozpatruje się tylko jednego średniego dnia z przeciętnym obciążeniem, lecz analizuje się wiele różnych możliwych dni, które są generowane przed symulacją za pomocą metod losowych. Obejmują one całą gamę obciążeń z ich szczytami i spadkami, co dokładniej odzwierciedla realia kliniczne niż podejście oparte wyłącznie na średnich wartościach.

Wiarygodne dane jako podstawa symulacji

Podstawą do przeprowadzenia studium symulacyjnego ZSVA jest odpowiednia baza danych. W tym celu należy przygotować różne wielkości, takie jak liczba i parametry wydajności maszyn, liczba stołów pakujących z czasem trwania poszczególnych etapów, wyposażenie personelu oraz plan zmianowy. Dodatkowo określa się obciążenie w zakresie nieoczyszczonego sprzętu sterylnego, które ma być wyczyszczone w ZSVA. Obciążenie to głównie wynika z liczby operacji w danej klinice, przy czym dla każdego typu operacji ustala się wymaganą liczbę zestawów (np. 7) i kontenerów. Istotne są także inne dane, takie jak liczba pacjentów na oddziałach intensywnej terapii, wykorzystanie jednorazowych materiałów i odzieży sterylnej, a także zewnętrzne obciążenia, np. z zakresu opieki ambulatoryjnej czy lekarzy przyjmujących na prywatnych praktykach.

W przypadkach, gdy nie można korzystać z danych empirycznych, przyjmuje się prognozy lub realistyczne założenia. Parametry te nie muszą koniecznie odzwierciedlać aktualnych danych, lecz mogą także przedstawiać przyszłe oczekiwania kliniki, w tym przyszłe parametry wydajności lub potencjalne urządzenia do użycia.

Znaczenie symulacji dla planowania szpitali

Dzięki takiej konfiguracji symulacja może dostarczyć dla różnych scenariuszy następujące wyniki:

- Ilościowe określenie dostępnych wolnych mocy jako podstawa decyzji, czy możliwe jest zapewnienie sterylnego sprzętu dla kolejnego szpitala lub dodatkowych gabinetów lekarskich
- Weryfikacja procesów, ujawnianie słabych punktów i umożliwianie dostosowań w celu osiągnięcia wymaganego certyfikatu
- Podstawa do decyzji „zrób to sam” lub zleć na zewnątrz, poprzez porównanie kosztów modernizacji z kosztami outsourcingu
- Ocena, jak wprowadzenie nowych urządzeń wpłynęłoby na moce i obciążenie ZSVA
- Podstawa do decyzji, czy personel jest wystarczający przy zmianie innych warunków
- Wpływ zmian w zatrudnieniu lub godzinach pracy na czas realizacji i dostępne moce
- Optymalizacja „logistyki wewnętrznej”
- Możliwości poprawy czasu operacji i harmonogramów

Jeśli wyniki analizy sugerują, że modernizacja ZSVA jest opłacalna z punktu widzenia ekonomicznego, pojawiają się kolejne możliwości optymalizacji. Na przykład, modernizacja centralnej sterylizacji może iść w parze z wprowadzeniem nowoczesnych metod dokumentacji. Na przykład, dzięki pacjentocentrycznemu, niemal w pełni zautomatyzowanemu systemowi rejestracji danych, wzrasta bezpieczeństwo prawne szpitala.

Przykład praktyczny: Szpital Caritas w Bad Mergentheim

Nowa metoda symulacji została po raz pierwszy zastosowana w ramach studium dla szpitala Caritas w Bad Mergentheim. Celem było sprawdzenie, czy istniejąca centralna sterylizacja w obecnej formie i kubaturze będzie wystarczająca do zapewnienia zaopatrzenia szpitala w sterylne sprzęty w przyszłości. Po uzyskaniu danych dotyczących ZSVA i liczby operacji, zostały one wprowadzone do symulacji.

Dzięki przeprowadzonym symulacjom można było zidentyfikować następujące krótkoterminowe i długoterminowe punkty wyjścia: „Dla własnych potrzeb szpitala obecne moce będą wystarczające również w przyszłości, a zaopatrzenie w sterylne sprzęty będzie zapewnione. Należy wymienić istniejące urządzenia RDG, rozbudować strefę mycia o myjnię kontenerową, aby zwiększyć moce i poprawić bezpieczeństwo pracy” — ocenia Walter Bischoff, specjalista ds. planowania techniki medycznej w HWP, obecny stan na podstawie wyników symulacji.

Z symulacji można również wyciągnąć podstawę do długoterminowego rozwoju: instalacja kolejnych maszyn do mycia doprowadziłaby do konieczności rozbudowy stołów pakujących i kubatury ZSVA. „Dzięki studium symulacyjnemu mogliśmy nie tylko ocenić obecną sytuację, ale także zapewnić solidną podstawę do przyszłych kroków rozwojowych szpitala” — dodaje Ulrich Uetz, kierownik działu techniki medycznej i laboratoryjnej w HWP.

Podsumowanie i perspektywy

Dzięki opracowaniu tej innowacyjnej metody symulacji, HWP i GBU, we współpracy interdyscyplinarnej, udało się przenieść metody symulacji stosowane już w innych branżach do sektora szpitalnego w ramach przykładu Caritas w Bad Mergentheim. „Podobne zagadnienia już wielokrotnie i z powodzeniem badaliśmy w innych dziedzinach” — mówi Jiri Vacek z GBU. „Cieszymy się, że we współpracy z kolegami z HWP mogliśmy również zastosować te metody w centralnej sterylizacji szpitala.”

Dynamiczna symulacja, z możliwością uwzględnienia różnych parametrów, może być z powodzeniem stosowana w innych placówkach i grupach szpitali. Oferuje ona potencjał do analizy procesów sterylizacji, uzyskania jasności co do dostępnych i koniecznych mocy oraz ich czynników wpływających. Wiarygodne wyniki i interpretacje studium symulacyjnego dają szansom szpitali na wczesne wprowadzanie ulepszeń technicznych i organizacyjnych. Również wczesne wdrożenie rozwiązań architektonicznych, wynikających z wyników symulacji, jest możliwe do realizacji na wczesnym etapie.

Wywiad z Frankiem Feinauerem, dyrektorem ds. pielęgniarstwa, Szpital Caritas w Bad Mergentheim

1. Jakie jest Pańskie podejście do wyników studium symulacyjnego? Jakie korzyści wynikają dla Państwa z tej symulacji?

Feinauer: Studium symulacyjne, które przeprowadziła firma HWP Planungsgesellschaft mbH w odniesieniu do naszej ZSVA w Szpitalu Caritas w Bad Mergentheim, stanowi dla nas podstawę do wielu ważnych decyzji dotyczących przyszłości. Na przykład, daje nam wskazówki, czy przebudowa naszej ZSVA na obecnej lokalizacji jest możliwa i sensowna w kontekście dostępnej przestrzeni, a także jakie potencjały rozwojowe mogą się pojawić przy przebudowie i zmianie kluczowych parametrów. Wyniki i ich interpretacje pokazują również możliwości optymalizacji wykorzystania maszyn, rozkładu czasu pracy i procesów — oczywiście bez uszczerbku dla jakości i higieny.

2. Jakie krótkoterminowe i średnioterminowe działania planują Państwo podjąć na podstawie studium symulacyjnego?

Feinauer: Na początku, w pierwszym etapie, wymienimy urządzenia RDG i zainstalujemy myjnię kontenerową. W drugim etapie wymienimy sterylizatory i stoły pakujące. Przy tym również przeorganizujemy magazyn i zoptymalizujemy związane z tym procesy.

3. Czy planują Państwo długoterminowe decyzje na podstawie wyników symulacji? Jeśli tak, to jakie?

Feinauer: W dłuższej perspektywie, na podstawie studium symulacyjnego, rozważymy możliwości dalszej rozbudowy, np. czy pod warunkiem optymalizacji przestrzeni i zmiany godzin pracy, można by obsługiwać także innych partnerów za pomocą naszej ZSVA. Widzimy tu potencjał, którego dotąd nie w pełni wykorzystywaliśmy.