Meilleure qualification grâce à une documentation optimale

Fig. 1 : processus de qualification

Dipl.-Ing. (FH) Claudia Pachl, VALTEC GmbH

Équipements, installations et conditions ambiantes qualifiés sont fondamentaux dans le cadre de la fabrication de médicaments et de dispositifs médicaux. Ils sont une condition préalable à la validation des processus, procédures, méthodes et systèmes. La qualification permet de prouver que les équipements, installations et composants utilisés sont adaptés à l’usage prévu et défini, et qu’ils peuvent produire des produits ou faire fonctionner des processus conformes aux spécifications établies.

L’approche fondamentale de la qualification est décrite dans diverses réglementations et lignes directrices, notamment l’annexe 15 du guide GMP de l’UE. De plus, il existe différentes publications pour l’interprétation des exigences et la mise en œuvre des recommandations.

La qualification se divise généralement en quatre phases : Qualification de conception, Qualification de l’installation, Qualification de la fonction et Qualification de la performance (voir Fig. 1).

Outre le respect du déroulement idéal, il faut également prendre en compte d’autres éléments pour pouvoir réaliser une qualification et obtenir des résultats fiables lors des tests et vérifications, qui reflètent globalement l’état de l’installation.

Une condition essentielle est un système qualité en pratique, comprenant notamment des directives pour la gestion des risques, la gestion documentaire, y compris les modèles de documents appropriés, et la gestion des erreurs et déviations. Le plan directeur de validation (VMP) décrit la politique générale de validation de l’entreprise, esquisse le contenu et les exigences minimales pour chaque phase de qualification, et définit la procédure pour la qualification et la validation. De plus, le VMP inclut généralement un aperçu de tous les équipements, installations, systèmes et conditions ambiantes à qualifier, leur statut actuel de qualification, ainsi que les activités planifiées et les intervalles pour les requalifications ou vérifications périodiques. La même approche s’applique aux processus à valider, qui sont également documentés et gérés dans le VMP.

Un autre aspect essentiel est la documentation. L’approche consistant à produire autant de papier que possible pour impressionner les autorités et inspecteurs est peu efficace. Selon la complexité du projet de qualification, la documentation peut être relativement allégée, par exemple en regroupant plusieurs phases de qualification dans un seul document, ou en transformant les plans en rapports par le biais de la réalisation et de l’exécution des tests. Cette méthode réduit non seulement le nombre de documents, mais aussi les flux de signatures associés. La pertinence de cette approche dépend de la complexité et de la durée prévue du projet, et elle n’est que partiellement applicable pour des projets très vastes et complexes.

Les documents de qualification doivent idéalement suivre un « fil conducteur » et être structurés. Cela facilite la traçabilité et l’attribution des exigences aux tests et résultats. Il doit être clairement indiqué pourquoi, quand, comment, et par qui chaque vérification a été effectuée, ainsi que le résultat obtenu. Lors de l’exécution des vérifications et tests, il est impératif de respecter strictement les règles des Bonnes Pratiques de Documentation.

Une approche basée sur le risque réduit la portée de la qualification au strict nécessaire. Il faut utiliser judicieusement l’analyse et l’évaluation des risques, et ne vérifier dans le cadre de la qualification que ce qui a été jugé critique et pertinent. Des tests supplémentaires « pour la sécurité » compromettent cet instrument et indiquent clairement que les processus ne sont pas compris ni maîtrisés. Des processus compris et définis, avec des paramètres critiques et des attributs de qualité, permettent de dériver les exigences pour une nouvelle installation ou une modification. Une connaissance approfondie de la technologie de l’installation, des paramètres critiques et des fonctions est également nécessaire pour définir les mesures de maîtrise des risques et pour les vérifications dans le cadre de la qualification.

Un démarrage intensif et rigoureux en amont d’un projet de qualification, appelé frontloading, a un effet positif et profitable sur l’ensemble du déroulement du projet. Cela implique de consacrer une attention particulière aux documents de base tels que le cahier des charges utilisateur, la spécification fonctionnelle et l’analyse des risques, car ce sont eux qui définissent les exigences fondamentales sur lesquelles repose toute la qualification. Plus ces documents sont précis et élaborés dès le départ, moins il y a de risques d’erreurs et de défauts dus à des spécifications floues. Plus une déviation par rapport à l’état souhaité ou à la spécification survient tard dans le projet, plus il sera difficile et coûteux de la corriger. Dans le pire des cas, il faudra vivre avec un compromis durable ou la qualification de l’installation s’avérera inadaptée à l’usage prévu.

Intégrer les tests et documents fournis par les fournisseurs peut également réduire considérablement la charge de qualification. Les vérifications lors des Factory Acceptance Tests (FAT) et Site Acceptance Tests (SAT) peuvent remplacer ou compléter une partie des tests de qualification. Les écarts et défauts détectés lors du FAT ou SAT peuvent souvent être corrigés rapidement et avec un effort raisonnable. Il est crucial que la procédure soit coordonnée et que les documents produits avant et après leur réalisation soient vérifiés et approuvés formellement par le donneur d’ordre. La participation du service assurance qualité interne est indispensable à cette étape.

Une documentation structurée et réfléchie contribue grandement à la réussite d’un projet de qualification. Un effort initial légèrement accru pour élaborer ces documents porte ses fruits tout au long du projet et offre un avantage à long terme, notamment lors des vérifications périodiques de l’état qualifié et de la requalification. Les systèmes et outils existants doivent être utilisés de manière judicieuse — en particulier en ce qui concerne le système qualité et la gestion des risques. La qualification nécessite bien sûr une certaine rigueur formelle, mais il est également important de faire preuve de créativité dans la conception des documents, des approches de qualification et des procédures de test, afin d’obtenir un bénéfice optimal et durable.