Una migliore qualificazione attraverso una documentazione ottimale

Fig. 1: Processo di qualificazione

Dipl.-Ing. (FH) Claudia Pachl, VALTEC GmbH

Apparecchiature, impianti e condizioni ambientali qualificati sono di fondamentale importanza nel processo di produzione di medicinali e dispositivi medici. Sono prerequisiti per la validazione di processi, procedure, metodi e sistemi. Con la qualificazione si dimostra che le apparecchiature, gli impianti e i componenti utilizzati sono idonei allo scopo e alla funzione prevista e definita, e che è possibile produrre con essi prodotti o gestire processi conformi alle specifiche stabilite.

Il metodo di base per la qualificazione è descritto in varie normative e linee guida, di particolare importanza è qui l'Appendice 15 della linea guida EU GMP. Inoltre, esistono diverse pubblicazioni sull'interpretazione delle direttive e sulle raccomandazioni di attuazione.

La qualificazione si suddivide fondamentalmente in quattro fasi: qualificazione del progetto, qualificazione dell'installazione, qualificazione della funzionalità e qualificazione delle prestazioni (vedi Fig. 1).

Oltre al rispetto del processo ideale, è necessario anche altro per poter condurre una qualificazione e ottenere risultati affidabili attraverso test e verifiche, che riflettano lo stato dell'impianto in modo complessivo.

Una condizione fondamentale è un sistema di qualità attivo, che include, tra l'altro, linee guida per la gestione del rischio, per la gestione dei documenti, incluse le relative modelli di documenti, e regole per la gestione di errori e deviazioni. Nel piano maestro di validazione (VMP) vengono descritte la politica generale di validazione dell'azienda, i contenuti e i requisiti minimi delle singole fasi di qualificazione e le procedure da seguire durante la qualificazione e la validazione. Inoltre, il VMP di solito include una panoramica di tutte le apparecchiature, impianti, sistemi e condizioni ambientali da qualificare, il loro stato attuale di qualificazione, nonché le attività pianificate e gli intervalli per le riqualifiche o verifiche periodiche. Lo stesso vale per i processi da validare, anch'essi registrati e gestiti nel VMP.

Un altro aspetto importante è la documentazione. L'approccio di produrre quante più carte possibile per impressionare autorità e ispettori è poco efficace. A seconda della complessità del progetto di qualificazione, la documentazione può essere mantenuta relativamente snella, ad esempio riunendo più fasi di qualificazione in un unico documento e trasformando i piani in rapporti mediante compilazione e esecuzione dei test. Questo metodo riduce sia il numero di documenti sia le procedure di firma associate. La validità di questa strategia dipende dalla complessità e dalla durata prevista del progetto e può essere applicata solo parzialmente in progetti molto complessi e impegnativi.

I documenti di qualificazione dovrebbero seguire possibilmente un "filo rosso" e essere strutturati in modo chiaro. Ciò facilita la tracciabilità e l'associazione tra requisiti, test e risultati. Deve essere evidente perché, quando, come e da chi è stato verificato qualcosa e qual è stato l'esito. Durante l'esecuzione di verifiche e test, è fondamentale rispettare rigorosamente le regole delle Buone Pratiche di Documentazione.

Un approccio basato sul rischio riduce l'ambito di qualificazione al minimo indispensabile. È importante utilizzare in modo sensato l'analisi e la valutazione del rischio e verificare solo ciò che è stato classificato come critico e rilevante. Test aggiuntivi "per sicurezza" vanificano questo strumento e indicano chiaramente che i processi non sono compresi e controllati. Processi compresi e definiti, parametri critici e attributi di qualità consentono di derivare i requisiti per un impianto da acquistare o modificare. Una conoscenza approfondita della tecnologia dell'impianto, dei parametri critici e delle funzioni è a sua volta prerequisito per l'adozione di misure di controllo del rischio e per le verifiche nel quadro della qualificazione.

Se all'inizio di un progetto di qualificazione si effettua un'accurata e approfondita fase di frontloading, questa influenzerà positivamente e proficuamente l'intero andamento del progetto. Ciò significa dedicare particolare attenzione a documenti di base come requisiti utente, specifiche funzionali e analisi dei rischi, poiché sono queste le fondamenta su cui si basa tutta la qualificazione. Più accuratamente e meglio vengono elaborati questi documenti all'inizio, minore sarà la probabilità di errori e difetti derivanti da specifiche poco chiare. Più tardi si verifica una deviazione dallo stato desiderato o dalle specifiche, più difficile e costoso sarà correggerla. Nel peggiore dei casi, si dovrà accettare un compromesso permanente o l'impianto qualificato si rivelerà inadatto all'uso previsto.

Coinvolgere i test e i documenti forniti dai fornitori può ridurre significativamente il carico di qualificazione. Verifiche come Factory Acceptance Test (FAT) e Site Acceptance Test (SAT) possono sostituire o integrare alcune verifiche di qualificazione. Le deviazioni e i difetti riscontrati durante FAT o SAT possono di solito essere corretti tempestivamente e con sforzo contenuto. È importante che le procedure siano coordinate e che i documenti prodotti prima e dopo l'esecuzione siano verificati e approvati formalmente dal committente. La partecipazione del controllo qualità interno è assolutamente necessaria.

Una documentazione strutturata e ben pensata contribuisce in modo sostanziale al successo di un progetto di qualificazione. Un leggero aumento dello sforzo iniziale nella preparazione dei documenti si ripaga durante tutto il progetto e porta benefici a lungo termine, ad esempio nella verifica periodica dello stato qualificato e nella riqualificazione. I sistemi e gli strumenti esistenti dovrebbero essere utilizzati in modo efficace – parole chiave: sistema di qualità e gestione del rischio. La qualificazione richiede ovviamente un certo formalismo, ma dovrebbe anche essere dimostrata una certa creatività nella progettazione dei documenti, degli approcci di qualificazione e delle procedure di test, per ottenere il massimo beneficio e un vantaggio duraturo.