Betere kwalificatie door optimale documentatie

Figuur 1: Proces van een kwalificatie

Dipl.-Ing. (FH) Claudia Pachl, VALTEC GmbH

Gekwalificeerde apparatuur, installaties en omgevingscondities zijn van fundamenteel belang bij de productie van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen. Ze vormen de basis voor de validatie van processen, procedures, methoden en systemen. Door middel van kwalificatie wordt aangetoond dat de gebruikte apparatuur, installaties en componenten geschikt zijn voor het beoogde en gedefinieerde gebruik, en dat hiermee producten kunnen worden vervaardigd of processen kunnen worden uitgevoerd die voldoen aan de vastgestelde specificaties.

De fundamentele aanpak binnen de kwalificatie wordt beschreven in verschillende regelgeving en leidraden, waarvan Annex 15 van de EU GMP-richtlijn hier bijzonder belangrijk is. Daarnaast bestaat er diverse literatuur over de interpretatie van de richtlijnen en implementatieaanbevelingen.

Qualificatie bestaat in principe uit vier fasen: ontwerpkwalificatie, installatiekwalificatie, functionele kwalificatie en prestatiekwalificatie (zie figuur 1).

Naast het naleven van de ideale procedure is er echter nog meer nodig om een kwalificatie uit te voeren en betrouwbare resultaten te verkrijgen tijdens tests en inspecties, die samen de status van de installatie weergeven.

Een belangrijke voorwaarde is een actief kwaliteitsmanagementsysteem dat onder andere voorschriften bevat voor risicobeheer, documentbeheer inclusief de bijbehorende sjablonen, en de omgang met fouten en afwijkingen. In het validatiemasterplan (VMP) worden het algemene validatiebeleid van het bedrijf beschreven, de inhoud en minimale eisen van de verschillende kwalificatiefasen geschetst, en de aanpak voor kwalificatie en validatie vastgelegd. Daarnaast bevat het VMP gewoonlijk een overzicht van alle te kwalificeren apparatuur, installaties, systemen en omgevingscondities, hun actuele kwalificatiestatus, evenals geplande activiteiten en intervallen voor herkwalificaties of periodieke controles. Hetzelfde geldt voor de te valideren processen, die eveneens in het VMP worden vastgelegd en gestuurd.

Een ander essentieel aspect is de documentatie. Het streven om zoveel mogelijk papier te produceren en daarmee overheidsfunctionarissen en inspecteurs te imponeren, is weinig effectief. Afhankelijk van de complexiteit van het kwalificatieproject kan de documentatie relatief eenvoudig worden gehouden door bijvoorbeeld meerdere kwalificatiefasen in één document samen te voegen en plannen via het invullen en afwerken van tests om te zetten in rapporten. Deze aanpak vermindert niet alleen het aantal documenten, maar ook de bijbehorende ondertekeningscirculaties. De toepasbaarheid van deze methode hangt af van de complexiteit en de geplande duur van het project, en is bij zeer uitgebreide en complexe projecten slechts gedeeltelijk toepasbaar.

Qualificatie-documenten zouden bij voorkeur een ‘rode draad’ moeten volgen en gestructureerd moeten zijn opgebouwd. Dit vergemakkelijkt de traceerbaarheid en de koppeling van eisen aan tests en resultaten. Het moet duidelijk zijn waarom, wanneer, hoe en door wie iets is gecontroleerd en wat de uitkomst was. Bij het uitvoeren van tests en inspecties moeten de regels van goede documentatiepraktijk strikt worden nageleefd.

Een risicogebaseerde aanpak beperkt de omvang van de kwalificatie tot het werkelijk noodzakelijke. Risicoanalyse of -beoordeling moet zinvol worden ingezet en alleen datgene worden getest dat als kritisch en relevant is aangemerkt. Extra tests ‘voor de zekerheid’ ondermijnen dit instrument en wijzen erop dat processen niet goed begrepen en niet onder controle zijn. Begrip en definitie van processen, kritische procesparameters en kwaliteitsattributen maken het mogelijk om eisen af te leiden voor een nieuw aan te schaffen of te modificeren installatie. Een gedegen kennis van de installatietechniek, kritische parameters en functies is op haar beurt weer een vereiste voor het afleiden van risicobeheersmaatregelen en de tests binnen de kwalificatie.

Wanneer bij de start van een kwalificatieproject intensief en zorgvuldig wordt gewerkt aan de voorbereiding (‘frontloading’), heeft dit een positieve en winstgevende invloed op het hele projectverloop. Dit betekent dat basisdocumenten zoals gebruikersvereisten, functiespecificaties en risicoanalyses bijzondere aandacht verdienen, omdat hier de fundamentele eisen worden vastgesteld waarop de hele kwalificatie is gebaseerd. Hoe preciezer en beter deze documenten in het begin worden opgesteld, des te kleiner de kans op fouten en gebreken die voortvloeien uit onduidelijke specificaties. Hoe later afwijkingen van de gewenste toestand of specificaties in het project ontstaan, des te moeilijker en kostbaarder is het om deze te corrigeren. In het ergste geval moet men permanent met compromissen leven of blijkt de te kwalificeren installatie zelfs niet geschikt voor het beoogde gebruik.

Het betrekken van tests en documenten van leveranciers kan de kwalificatie-inspanningen eveneens aanzienlijk verminderen. Inspecties in het kader van Factory Acceptance Test (FAT) en Site Acceptance Test (SAT) kunnen een deel van de kwalificatiecontroles vervangen of aanvullen. Afwijkingen en gebreken die tijdens FAT of SAT worden vastgesteld, kunnen meestal nog vroegtijdig en met beperkte inspanning worden gecorrigeerd. Belangrijk hierbij is dat de aanpak op elkaar is afgestemd en dat de documenten die daarbij worden gegenereerd vooraf en na uitvoering door de opdrachtgever worden gecontroleerd en formeel worden goedgekeurd. De betrokkenheid van de interne kwaliteitszorg is hierbij absoluut noodzakelijk.

Een gestructureerde, doordachte documentatie draagt dus wezenlijk bij aan het succes van een kwalificatieproject. Een iets hogere initiële inspanning bij het opstellen van de benodigde documenten wordt gedurende het hele project beloond en biedt langdurig voordeel, bijvoorbeeld bij de periodieke controle van de gekwalificeerde toestand en de herkwalificatie. Bestaande systemen en hulpmiddelen moeten op een verstandige wijze worden ingezet – denk aan kwaliteitsmanagement en risicobeheer. Kwalificatie vereist vanzelfsprekend een zekere mate van formaliteit, maar er moet ook ruimte zijn voor creativiteit bij het vormgeven van documenten, kwalificatieaanpakken en testprocedures om het beste en langetermijnresultaat te behalen.