Gestion des projets de construction et de rénovation en cours en période post-Corona

Travaux d'aménagement intérieur

Drees & Sommer Relance des projets de construction

Rino Woyczyk

Les mesures actuelles pour contenir le coronavirus entraînent un ralentissement, voire un arrêt complet, des projets de construction et de rénovation. Dans le secteur des sciences de la vie, des phases de fermeture temporaires d'une journée ou d'une semaine font partie de la routine de maintenance – l'expérience avec de tels processus est donc présente.

Mais ces mesures régulières ressemblent plutôt à un « week-end prolongé » qu'à la phase actuelle. Actuellement, il n'est par exemple pas certain que les parties prenantes du projet soient encore les mêmes après la crise qu'avant. Ou que les matériaux commandés soient effectivement produits et livrés. S'ajoutent d'autres développements dont l'ampleur et les impacts dans le secteur des salles blanches ne seront évalués que dans les semaines et mois à venir, comme par exemple une volonté accrue de coopération entre les entreprises du secteur pharmaceutique ainsi que la nécessité de réaménager ou d'étendre les surfaces de production pour répondre à de nouveaux besoins.

Pour relancer un projet de construction ou de rénovation de manière professionnelle et orientée vers l'objectif dans les plus brefs délais, les maîtres d'ouvrage doivent réaliser une analyse complète et transversale à 360 degrés, en abordant une multitude de sujets.

Ces mesures s'appliquent à toutes les phases du projet

Une priorité élevée est donnée aux analyses de risques en ce qui concerne l'atteinte des objectifs du projet. Pour les maîtres d'ouvrage du secteur des salles blanches, il est particulièrement important de vérifier les calendriers, y compris les tests d'acceptation en usine (FAT) de certains équipements et le lancement prévu de la production (SOP). Idéalement, les phases Construction, Mise en service (Commissioning) et Conformité (Contrôle qualité) sont déjà étroitement intégrées lors de la planification. Il faut maintenant mettre en place des méthodes d'un système d'alerte précoce pour détecter à temps toute déviation et y réagir en conséquence.

Si le calendrier convenu n'est plus valable, il peut être nécessaire de redéfinir et de restructurer les processus afin d'assurer une entrée sur le marché sûre et rapide du produit. Il peut également être nécessaire de recourir à des « sprints/ bypass de calendrier » pour rattraper les jalons, par exemple en passant à un fonctionnement en 2 équipes ou en travaillant le samedi : selon la phase et la situation du projet, différentes solutions peuvent être envisagées.

Pour les prévisions de coûts, les maîtres d'ouvrage doivent vérifier si des revendications (claims) ont été ou seront générées, par exemple en raison d'une non-livraison de matériaux ou de restrictions d'accès au site. Il faut prendre en compte non seulement les revendications déjà survenues, mais aussi celles attendues. Étant donné que ces processus de revendications entraînent des coûts supplémentaires et peuvent avoir un impact significatif sur le budget global d'un projet, il est nécessaire de clarifier les ressources humaines nécessaires pour leur traitement. Il faut également vérifier la liquidité des fournisseurs d'équipements de procédé et réduire les délais de paiement pour garantir la fabrication des composants fournis.

Adapter la structure du projet et des contrats

Concernant l'organisation du projet, la première question est de savoir si toutes les entreprises, planificateurs et consultants sont toujours disponibles. Ensuite, il faut vérifier si toutes les personnes impliquées peuvent encore travailler sur le projet. Cela permet aux maîtres d'ouvrage de détecter à temps d'éventuels changements nécessaires dans la structure organisationnelle et de les ajuster en conséquence.

Il faut également analyser si des modifications des contrats sont nécessaires. La collaboration entre l'approvisionnement (Procurement) et la gestion de projet doit être étroite pour préparer efficacement les changements requis. S'il existe des clauses de bonus, il est important de les fixer de manière contractuelle appropriée.

Permettre la relance du chantier

Après une période de ralentissement ou d'interruption des activités sur le chantier, il convient de vérifier si la livraison des matériaux peut encore se faire normalement. Ce n'est qu'après avoir identifié les sources de retard ou d'échec que des solutions pour y remédier pourront être trouvées.

Dans de nombreux cas, il est conseillé d'adapter le chantier en fonction des nouvelles exigences. Par exemple, les besoins en stockage de matériaux peuvent avoir changé : il faut assurer un stockage ou un entreposage approprié des matériaux ou de l'équipement de procédé déjà livré. D'autres aspects de sécurité, comme un renforcement de la surveillance du site ou un contrôle sanitaire à l'entrée du site, ainsi que des mesures de protection individuelle supplémentaires pour le personnel du chantier, doivent également être pris en compte.

La particularité des chantiers très avancés, proches de la finition et où presque tous les travaux liés à la construction et au procédé sont terminés, est d'assurer un accompagnement ciblé de la « nouvelle période restante ». Tous les documents nécessaires pour l'IQ, l'OQ, le PQ pour le maître d'ouvrage sont-ils disponibles ? Quel a été l'impact de l'arrêt des travaux sur la planification de la mise en service ? Quels tests doivent être répétés ? Ici, l'équipe mobilisée ainsi que le savoir-faire de chacun jouent un rôle crucial et sont donc d'une grande importance.

Les méthodes modernes apportent des solutions

Surtout lorsqu'il s'agit de la nouvelle organisation et de la cadence d'un projet, l'utilisation de méthodes telles que la gestion Lean Construction offre une voie éprouvée vers le succès. Cette approche aide à la fois lors de la planification (Lean Design Management) et sur le chantier (Lean Site Management). En appliquant les principes Lean, l'objectif est de réduire le gaspillage sur le chantier, d'augmenter l'efficacité tout au long de la chaîne de valeur et d'améliorer la qualité. Cela permet de réduire considérablement les coûts et d'accélérer les processus de travail.

Dans la situation actuelle, chaque décision a des impacts importants sur les délais et, bien sûr, sur les coûts. En particulier dans le secteur des salles blanches, une planification mature et coordonnée des travaux de construction et des équipements de procédé influence fortement les résultats de la qualification des installations et machines ainsi que la validation des procédés. Il est donc essentiel, avant que la direction ne prenne des décisions, de traiter rapidement et efficacement ces sujets avec le plus haut niveau de savoir-faire. Cela permet de présenter des impacts de manière transparente, fournissant ainsi à la direction une base de décision solide.