Omgaan met lopende bouw- en verbouwprojecten in tijden na Corona

Bouwwerk binnenafwerking

Drees & Sommer Herstart bouwprojecten

Rino Woyczyk

De huidige maatregelen ter bestrijding van het coronavirus leiden ertoe dat bouw- en verbouwprojecten worden vertraagd of zelfs stilgelegd. In de life sciences-sector behoren dag- of weeklange shutdown-fasen tot de onderhoudsroutine – ervaring met dergelijke processen is aanwezig.

Maar de reguliere maatregelen vergelijken we eerder met een “verlengd weekend” dan met de huidige fase. Op dit moment is het bijvoorbeeld niet zeker of de projectbetrokkenen voor de crisis ook nog dezelfde zullen zijn na de crisis. Of dat de bestelde materialen daadwerkelijk geproduceerd en geleverd worden. Daarnaast komen er verdere ontwikkelingen, waarvan de reikwijdte en impact in de cleanroombranche pas in de komende weken en maanden kunnen worden beoordeeld, zoals de verhoogde bereidheid tot samenwerking tussen bedrijven in de farmaceutische sector en de noodzakelijke verbouwing of uitbreiding van productieruimtes om aan nieuwe behoeften te voldoen.

Om nu professioneel en doelgericht binnen de kortst mogelijke tijd een bouw- of verbouwproject weer op te starten, moeten bouwheren een uitgebreide en overkoepelende 360-graden-analyse uitvoeren en een breed scala aan onderwerpen belichten.

Deze maatregelen gelden over alle projectfasen heen

Een hoge prioriteit hebben de risicoanalyses met betrekking tot de te behalen projectdoelen. Voor bouwheren in de cleanroomindustrie is vooral het controleren van de termijnen belangrijk, waaronder ook de noodzakelijke Factory Acceptance Tests (FAT) van individuele installaties en de geplande productiestart (SOP). In het ideale geval zijn de fasen Constructie, Inbedrijfstelling en Kwaliteitscontrole al nauw met elkaar verweven in de planning. Hiervoor moeten nu methoden van een vroegwaarnemingssysteem worden geïmplementeerd om afwijkingen tijdig te herkennen en hierop te kunnen reageren.

Als de afgesproken planning niet meer geldig is, moeten processen mogelijk opnieuw worden gedefinieerd en gestructureerd om een veilige en snelle marktintroductie van het product te waarborgen. Zo nodig zijn zogenaamde “Terminsprints/Termine Bypasses” nodig om mijlpalen weer in te halen. Dit kan bijvoorbeeld door een 2-shift-werk of werken op zaterdag: afhankelijk van de projectfase en -situatie bieden zich hier verschillende oplossingen aan.

Bij de kostenprognoses moeten bouwheren controleren of en welke claims zijn ontstaan door bijvoorbeeld niet-levering van materialen of beperkingen in de toegang tot het bedrijfsterrein – en daarbij niet alleen de reeds geleden claims, maar ook de verwachte claims in overweging nemen. Aangezien dergelijke claim-processen extra inspanning vergen en tegelijkertijd significante invloed kunnen hebben op het totale budget van een project, moeten de personeelsmiddelen voor de afhandeling worden vastgesteld. Verder moet de liquiditeit van de leveranciers van procesinstallaties worden gecontroleerd en moeten lange betalingsvoorwaarden worden ingekort, zodat de productie van toeleveringsonderdelen wordt gewaarborgd.

Project- en contractstructuur aanpassen

Wat betreft de projectorganisatie rijst eerst de vraag of alle bedrijven, planners en adviseurs nog beschikbaar zijn. In de volgende stap moet ook worden gecontroleerd of alle betrokken personen nog kunnen meewerken aan het project. Alleen zo kunnen bouwheren noodzakelijke wijzigingen in de organisatiestructuur tijdig signaleren en hierop aanpassen.

Ook bij contracten moet worden geanalyseerd of en welke aanpassingen nodig zijn. Daarbij werken inkoop en projectleiding nauw samen om de benodigde wijzigingen efficiënt voor te bereiden. Als er daarnaast bonusregelingen zijn, is het belangrijk deze ook contractueel correct vast te leggen.

Herstart van de bouwplaats mogelijk maken

Nadat de activiteiten op de bouwplaats zijn vertraagd of zelfs onderbroken, moet worden gecontroleerd of de materiaallevering nog intact kan functioneren. Pas wanneer de oorzaken van vertragingen en uitval zijn geïdentificeerd, kunnen oplossingen worden gevonden voor het wegnemen ervan.

In veel gevallen is het raadzaam om de bouwplaats aan te passen op basis van nieuwe eisen. Mogelijk zijn bijvoorbeeld de behoeften bij de materiaalopslag veranderd: de juiste opslag of tussenopslag van materialen of reeds geleverde procesapparatuur moet toch worden gewaarborgd. Daarnaast moeten nieuwe veiligheidsaspecten worden overwogen, zoals een uitgebreide bedrijfsbeveiliging of een persoonlijke gezondheidscontrole bij de toegang tot het terrein, of extra persoonlijke beschermingsmaatregelen voor het bouwplaatspersoneel.

De bijzonderheid bij ver gevorderde bouwplaatsen die bijna klaar zijn en vrijwel alle bouw- en procesgerelateerde werkzaamheden zijn voltooid, is een gerichte begeleiding van de “nieuwe resterende tijd”. Zijn alle relevante documenten voor IQ, OQ, PQ beschikbaar voor de bouwheer? Welke gevolgen had de bouwstop voor de geplande inbedrijfstellingsplanning? Welke tests moeten worden herhaald? Hier speelt het ingezette team en de expertise van ieder individu een grote rol en is daarom van groot belang.

Moderne methoden bieden uitkomst

Vooral wanneer het gaat om de nieuwe organisatie en timing van een project, biedt het gebruik van methoden zoals Lean Construction Management een bewezen weg naar succes. De aanpak helpt zowel bij de planning (Lean Design Management) als op de bouwplaats (Lean Site Management). Door de toepassing van lean-principes is het doel om verspilling op de bouwplaats te verminderen, de efficiëntie over de gehele waardeketen te verhogen en de kwaliteit te verbeteren. Zo kunnen kosten aanzienlijk worden verlaagd en werkprocessen worden versneld.

In de huidige situatie hebben alle beslissingen grote invloed op de planning en uiteraard ook op de kosten. Vooral in de cleanroombranche heeft een uitgekiende en onderling afgestemde planning van bouw en procesinstallaties een enorme impact op de resultaten van de kwalificatie van de installaties en machines, evenals de validatie van de processen. Het is daarom van belang dat, voordat het management besluiten neemt, de bovenstaande onderwerpen snel en efficiënt met de hoogste expertise worden behandeld. Zo kunnen de gevolgen transparant worden gemaakt, wat het management een weloverwogen basis voor besluitvorming biedt.