Postępowanie z trwającymi projektami budowlanymi i przebudowami w czasach po koronawirusie

Plac budowy - Wykończenie wnętrz

Drees & Sommer Wznawianie projektów budowlanych

Rino Woyczyk

Obecne środki zapobiegawcze w zakresie powstrzymania rozprzestrzeniania się koronawirusa powodują, że projekty budowlane i przebudowy są spowalniane lub nawet zatrzymywane. W branży nauk życiowych fazy wyłączenia trwające dniami lub tygodniami są częścią rutynowej konserwacji — takie procesy są już znane.

Jednakże zwykłe środki są raczej porównywalne do „przedłużonego weekendu” niż do obecnej fazy. Obecnie na przykład nie jest pewne, czy uczestnicy projektów przed kryzysem będą nimi nadal, czy też po kryzysie będą to nadal te same osoby. Albo czy zamówione materiały faktycznie zostaną wyprodukowane i dostarczone. Dochodzą do tego kolejne wydarzenia, których zakres i skutki w branży czystych pomieszczeń dopiero w nadchodzących tygodniach i miesiącach będą oceniane, na przykład zwiększona gotowość do współpracy między firmami w branży farmaceutycznej oraz konieczność przebudowy lub rozbudowy przestrzeni produkcyjnych, aby sprostać nowym potrzebom.

Aby profesjonalnie i ukierunkowanie w jak najkrótszym czasie wznowić projekt budowlany lub przebudowę, inwestorzy powinni przeprowadzić kompleksową i wieloaspektową analizę 360 stopni, obejmującą wiele tematów.

Środki te obowiązują we wszystkich fazach projektu

Wysoki priorytet mają analizy zagrożeń w kontekście osiągnięcia celów projektowych. Dla inwestorów z branży czystych pomieszczeń szczególnie ważne jest sprawdzenie harmonogramów terminów, do czego należą również niezbędne testy akceptacyjne fabryki (FAT) poszczególnych urządzeń oraz planowany start produkcji (SOP). Idealnie, fazy budowy (Construction), uruchomienia (Commissioning) i zgodności (Compliance) są już ściśle powiązane w planowaniu. W tym celu muszą zostać wdrożone metody wczesnego systemu ostrzegania, aby na czas wykryć odchylenia i odpowiednio zareagować.

Jeśli ustalony harmonogram nie jest już aktualny, konieczne może być ponowne zdefiniowanie i uporządkowanie procesów, aby zapewnić bezpieczne i szybkie wprowadzenie produktu na rynek. W razie potrzeby mogą być potrzebne tzw. „sprinty terminowe/bypassy terminowe”, aby nadrobić zaległości w realizacji kamieni milowych. Może to obejmować na przykład dwuzmianową pracę lub pracę w soboty: w zależności od fazy i sytuacji projektu dostępne są różne rozwiązania.

Przy prognozach kosztów inwestorzy powinni sprawdzić, czy i jakie roszczenia (claims) powstały na przykład z powodu niedostarczenia materiałów lub ograniczeń dostępu personelu do terenu firmy — uwzględniając nie tylko już powstałe, ale także oczekiwane roszczenia. Ponieważ takie procesy roszczeniowe wiążą się z dodatkowymi nakładami i mogą mieć istotny wpływ na ogólny budżet projektu, należy ustalić zasoby personalne do ich obsługi. Ponadto konieczne jest sprawdzenie płynności finansowej dostawców urządzeń procesowych i skrócenie długich terminów płatności, aby zapewnić produkcję komponentów dostawczych.

Dostosować strukturę projektu i umów

W zakresie organizacji projektu najpierw należy rozważyć, czy wszystkie firmy, planujący i doradcy nadal są dostępni. Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy wszystkie osoby mogą nadal pracować nad projektem. Tylko w ten sposób inwestorzy mogą na czas zauważyć konieczne zmiany w strukturze organizacyjnej i je odpowiednio dostosować.

W przypadku umów konieczna jest analiza, czy i jakie zmiany w umowach są konieczne. W tym zakresie ściśle współpracować będą dział zaopatrzenia (Procurement) i kierownictwo projektu, aby efektywnie przygotować niezbędne modyfikacje. Jeśli istnieją również regulacje bonusowe, ważne jest, aby je odpowiednio ująć w umowach.

Umożliwić wznowienie prac na placu budowy

Po tym, jak działania na placu budowy zostały spowolnione lub nawet przerwane, należy sprawdzić, czy dostawy materiałów nadal mogą funkcjonować bez zakłóceń. Dopiero po zidentyfikowaniu źródeł opóźnień i awarii można znaleźć rozwiązania ich eliminacji.

W wielu przypadkach zaleca się dostosowanie placu budowy do nowych wymagań. Na przykład potrzeby związane z magazynowaniem materiałów mogły się zmienić: konieczne jest zapewnienie właściwego składowania lub magazynowania materiałów oraz już dostarczonego sprzętu procesowego. Należy również uwzględnić nowe aspekty bezpieczeństwa, takie jak rozszerzona ochrona zakładu, kontrola zdrowia osobistego przy wejściach na teren lub dodatkowe środki ochrony osobistej dla personelu na placu budowy.

Specyfiką dla bardzo zaawansowanych placów budowy, które są tuż przed ukończeniem i w których wykonano niemal wszystkie prace związane z budową i procesami, jest celowe wsparcie „nowego czasu pozostałego”. Czy wszystkie niezbędne dokumenty do IQ, OQ, PQ są dostępne dla inwestora? Jaki wpływ na planowanie uruchomienia miała przerwa w rozbudowie? Jakie testy trzeba powtórzyć? W tym przypadku kluczową rolę odgrywa zespół oraz wiedza każdego z osobna, dlatego są one szczególnie istotne.

Nowoczesne metody pomagają rozwiązać problemy

Zwłaszcza w przypadku nowej organizacji i rytmu projektu, zastosowanie metod takich jak Lean Construction Management stanowi sprawdzoną drogę do sukcesu. Podejście to pomaga zarówno w planowaniu (Lean Design Management), jak i na placu budowy (Lean Site Management). Dzięki wdrożeniu zasad lean celem jest ograniczenie marnotrawstwa na placu budowy, zwiększenie efektywności na całym łańcuchu wartości oraz poprawa jakości. W ten sposób można znacznie obniżyć koszty i przyspieszyć procesy robocze.

W obecnej sytuacji wszystkie decyzje mają ogromny wpływ na terminy, a także na koszty. Szczególnie w branży czystych pomieszczeń, dobrze opracowany i skoordynowany plan budowy oraz urządzeń procesowych ma ogromny wpływ na wyniki kwalifikacji urządzeń i maszyn oraz walidacji procedur. Dlatego przed podjęciem decyzji przez zarząd konieczne jest szybkie i efektywne opracowanie powyższych tematów z najwyższą wiedzą fachową. W ten sposób można jasno przedstawić skutki, co zapewnia zarządowi solidną podstawę do podejmowania decyzji.