Manejo de proyectos de construcción y remodelación en curso en tiempos posteriores a Corona

Obra de construcción interior

Drees & Sommer Reinicia proyectos de construcción

Rino Woyczyk

Las medidas actuales para contener el coronavirus están provocando que los proyectos de construcción y remodelación se ralenticen o incluso se detengan. En la industria de ciencias de la vida, las fases de cierre de días o semanas forman parte de la rutina de mantenimiento — la experiencia con estos procesos ya existe.

Pero las medidas regulares son más comparables a un "fin de semana largo" que a la fase actual. En este momento, por ejemplo, no es seguro si los participantes del proyecto seguirán siendo los mismos después de la crisis que antes. O si los materiales pedidos serán realmente producidos y entregados. Además, hay otros desarrollos cuya alcance y efectos en la industria de salas limpias solo podrán evaluarse en las próximas semanas y meses, como por ejemplo el aumento en la disposición a colaborar entre las empresas del sector farmacéutico, así como la necesaria remodelación o ampliación de las áreas de producción para satisfacer nuevas demandas.

Para reactivar un proyecto de construcción o remodelación de manera profesional y orientada a objetivos en el menor tiempo posible, los responsables de la obra deben realizar un análisis integral y transversal de 360 grados, abordando una gran variedad de temas.

Estas medidas se aplican a todas las fases del proyecto

Una prioridad alta son los análisis de riesgos en relación con los objetivos del proyecto. Para los responsables en la industria de salas limpias, es especialmente importante revisar las ventanas de tiempo, incluyendo las pruebas de aceptación en fábrica (FAT) de los equipos individuales y el inicio planificado de producción (SOP). En el mejor de los casos, las áreas de Construcción, Puesta en Marcha y Cumplimiento (control de calidad) ya están estrechamente integradas en la planificación. Para ello, ahora deben implementarse métodos de un sistema de alerta temprana para detectar desviaciones a tiempo y poder tomar medidas correctivas.

Si el cronograma acordado ya no es válido, puede ser necesario redefinir y reestructurar los procesos para garantizar una entrada segura y rápida en el mercado del producto. En algunos casos, será necesario realizar llamados a "sprints de plazos / Bypass de plazos" para recuperar hitos. Esto puede lograrse, por ejemplo, mediante un sistema de trabajo en turnos de 2 y trabajando los sábados: dependiendo de la fase y situación del proyecto, se ofrecen diferentes soluciones.

En las previsiones de costos, los responsables deben verificar si y qué reclamaciones (claims) han surgido, por ejemplo, por no poder entregar materiales o restricciones en el acceso del personal al campus de la empresa — considerando no solo reclamaciones ya existentes, sino también las esperadas. Como estos procesos de reclamaciones implican un esfuerzo adicional y pueden tener un impacto significativo en el presupuesto total del proyecto, es importante aclarar los recursos humanos necesarios para gestionarlos. Además, se debe verificar la liquidez de los proveedores de equipos de proceso y acortar los plazos de pago para garantizar la fabricación de los componentes suministrados.

Adaptar la estructura del proyecto y los contratos

En cuanto a la organización del proyecto, primero surge la pregunta de si todas las empresas, planificadores y asesores siguen disponibles. En el siguiente paso, también hay que verificar si todas las personas aún pueden colaborar en el proyecto. Solo así los responsables podrán detectar a tiempo los cambios necesarios en la estructura organizativa y ajustarlos en consecuencia.

También en los contratos hay que analizar si y qué ajustes son necesarios. En este proceso, compras y gestión del proyecto trabajarán en estrecha colaboración para preparar de manera eficiente los cambios requeridos. Además, si existen reglas de bonificación, es importante formalizarlas adecuadamente en los contratos.

Permitir el reinicio de la obra

Tras un período de ralentización o incluso interrupción de las actividades en la obra, es necesario verificar si la entrega de materiales aún puede realizarse sin problemas. Solo cuando se hayan identificado las causas de retrasos y fallos, se podrán encontrar soluciones para eliminarlos.

En muchos casos, es recomendable adaptar la obra a las nuevas exigencias. Por ejemplo, las necesidades en los almacenes de materiales pueden haber cambiado: la correcta almacenamiento y almacenamiento intermedio de materiales o equipos de proceso ya entregados debe asegurarse igualmente. También deben considerarse nuevos aspectos de seguridad, como una mayor protección en la planta o controles de salud personal en las entradas del área, además de medidas adicionales de protección personal para el personal de la obra.

La particularidad en obras avanzadas, que están cerca de terminarse y en las que casi todos los trabajos relevantes para la construcción y el proceso ya están realizados, es una supervisión específica del "nuevo tiempo restante". ¿Están disponibles todos los documentos relevantes para IQ, OQ, PQ para el responsable? ¿Qué impacto tuvo la detención de la expansión en la planificación prevista de puesta en marcha? ¿Qué pruebas deben repetirse? Aquí, el equipo involucrado y el conocimiento de cada uno juegan un papel importante y de gran valor.

Las metodologías modernas ofrecen soluciones

Especialmente cuando se trata de la nueva organización y ritmo de un proyecto, el uso de metodologías como la gestión Lean de la construcción ofrece un camino probado hacia el éxito. Este enfoque ayuda tanto en la planificación (Lean Design Management) como en la obra (Lean Site Management). Al aplicar los principios Lean, el objetivo es reducir el desperdicio en la obra, aumentar la eficiencia en toda la cadena de valor y mejorar la calidad. De esta forma, se pueden reducir significativamente los costos y acelerar los procesos de trabajo.

En la situación actual, todas las decisiones tienen un impacto enorme en los plazos y, por supuesto, también en los costos. En particular, en la industria de salas limpias, una planificación madura y coordinada de la construcción y los equipos de proceso tiene un efecto enorme en los resultados de la calificación de los equipos y máquinas, así como en la validación de los procedimientos. Por ello, antes de que la dirección tome decisiones, es fundamental abordar de manera rápida y eficiente los temas mencionados con el máximo conocimiento. Así, se podrán presentar los impactos de manera comprensible, proporcionando a la dirección una base sólida para la toma de decisiones.