Gestione dei progetti di costruzione e ristrutturazione in corso nei tempi post-Corona

Cantiere di lavori interni

Drees & Sommer Riavvio dei progetti di costruzione

Rino Woyczyk

Le misure attuali per contenere il Coronavirus stanno portando a un rallentamento o addirittura a uno stop dei progetti di costruzione e ristrutturazione. Nel settore delle scienze della vita, le fasi di spegnimento di uno o più giorni o settimane fanno parte della routine di manutenzione – l’esperienza con tali processi è consolidata.

Ma le misure regolari sono più simili a un “fine settimana prolungato” che alla fase attuale. Al momento, ad esempio, non è sicuro se i soggetti coinvolti nel progetto saranno ancora gli stessi prima della crisi e dopo di essa. Oppure se i materiali ordinati saranno effettivamente prodotti e consegnati. A ciò si aggiungono ulteriori sviluppi, la cui portata e impatto nel settore delle camere bianche dovranno essere valutati nelle prossime settimane e mesi, come ad esempio l’aumento della disponibilità alla collaborazione tra le aziende del settore farmaceutico e la necessità di ristrutturare o espandere gli spazi di produzione per rispondere a nuove esigenze.

Per riprendere in modo professionale e mirato un progetto di costruzione o ristrutturazione nel minor tempo possibile, i committenti dovrebbero condurre un’analisi completa e trasversale a 360 gradi, esaminando una vasta gamma di temi.

Queste misure si applicano a tutte le fasi del progetto

Una priorità elevata sono le analisi di rischio in relazione agli obiettivi del progetto. Per i committenti nel settore delle camere bianche, è particolarmente importante verificare le scadenze, inclusi i necessari Factory Acceptance Tests (FAT) di singoli impianti e l’avvio previsto della produzione (SOP). Nella pianificazione ideale, le fasi di Costruzione (Construction), Messa in funzione (Commissioning) e Conformità (Qualità) sono già strettamente integrate tra loro. A tal fine, devono essere implementati sistemi di allerta precoce per individuare tempestivamente eventuali deviazioni e intervenire di conseguenza.

Se il piano concordato non è più valido, potrebbe essere necessario ridefinire e ristrutturare i processi per garantire un ingresso sul mercato sicuro e rapido del prodotto. Potrebbe essere inoltre necessario ricorrere a cosiddetti “Sprint di scadenza/bypass di scadenza” per recuperare i traguardi mancati. Ciò può avvenire, ad esempio, con un sistema a due turni o lavorando il sabato: a seconda della fase e della situazione del progetto, si possono adottare soluzioni diverse.

Per le previsioni sui costi, i committenti dovrebbero verificare se e quali rivendicazioni (claims) sono state generate, ad esempio, a causa di ritardi nelle consegne di materiali o restrizioni di accesso alle persone sul sito aziendale – considerando non solo le rivendicazioni già avvenute, ma anche quelle previste. Poiché tali rivendicazioni comportano un ulteriore onere e possono avere un impatto significativo sul budget complessivo del progetto, è importante chiarire le risorse umane dedicate alla loro gestione. Inoltre, bisogna verificare la liquidità dei fornitori di impianti di processo e ridurre i termini di pagamento troppo lunghi, per garantire la produzione dei componenti forniti.

Adattare la struttura del progetto e del contratto

Per quanto riguarda l’organizzazione del progetto, si deve innanzitutto verificare se tutte le aziende, pianificatori e consulenti sono ancora disponibili. Successivamente, bisogna anche controllare se tutte le persone coinvolte nel progetto possono ancora lavorare. Solo così i committenti potranno individuare tempestivamente eventuali modifiche necessarie alla struttura organizzativa e adattarle di conseguenza.

È inoltre necessario analizzare i contratti per verificare se e quali modifiche siano necessarie. In questo processo, procurement e project management devono collaborare strettamente per preparare efficacemente le modifiche richieste. Se ci sono regole di bonus, è importante definirle anche contrattualmente in modo appropriato.

Consentire il riavvio del cantiere

Dopo che le attività sul cantiere sono state rallentate o addirittura interrotte, bisogna verificare se le consegne di materiali possono ancora funzionare senza problemi. Solo identificando le cause di ritardi e fallimenti si potranno trovare soluzioni per eliminarli.

In molti casi, è consigliabile adattare il cantiere alle nuove esigenze. Ad esempio, i bisogni degli magazzini di materiali potrebbero essere cambiati: è comunque necessario garantire lo stoccaggio e il magazzinaggio corretti di materiali o di apparecchiature di processo già consegnate. Si devono considerare anche nuovi aspetti di sicurezza, come un’estensione della sorveglianza dell’impianto o controlli sanitari personali all’ingresso dell’area, o misure di protezione personale aggiuntive per il personale del cantiere.

La particolarità di cantieri già molto avanzati, prossimi alla fine e con quasi tutti i lavori di costruzione e processo completati, consiste in un monitoraggio mirato del “nuovo tempo residuo”. Sono disponibili tutti i documenti rilevanti per IQ, OQ, PQ per il committente? Quali effetti ha avuto il blocco dei lavori sull’organizzazione prevista per l’avvio? Quali test devono essere ripetuti? In questo contesto, il team coinvolto e le competenze di ciascuno giocano un ruolo fondamentale e sono di grande importanza.

Metodi moderni come soluzione

Soprattutto quando si tratta di riorganizzare e riorganizzare un progetto, l’uso di metodi come il Lean Construction Management rappresenta una strada collaudata verso il successo. Questo approccio aiuta sia nella pianificazione (Lean Design Management) sia sul cantiere (Lean Site Management). Implementando i principi Lean, si mira a ridurre gli sprechi sul cantiere, aumentare l’efficienza lungo tutta la catena del valore e migliorare la qualità. In questo modo, si possono ridurre significativamente i costi e accelerare i processi di lavoro.

In questa situazione attuale, ogni decisione ha un impatto enorme sui tempi e, naturalmente, sui costi. Soprattutto nel settore delle camere bianche, una pianificazione matura e coordinata di costruzione e impianti di processo influisce enormemente sui risultati della qualificazione degli impianti e delle macchine e sulla validazione delle procedure. Pertanto, prima che il management prenda decisioni, è fondamentale affrontare in modo rapido ed efficiente i temi sopra indicati, con il massimo know-how. Solo così si potranno dimostrare chiaramente le conseguenze, offrendo al management una base decisionale solida.