Bien équipé pour l'avenir : un système d'information et de gestion de laboratoire modulaire intègre tous les flux de travail et est personnalisable individuellement

Selon un rapport du portail GIT-Labor, environ 1 800 nouveaux produits alimentaires sont introduits sur le marché chaque année. La fabrication et la vente de ces produits – allant des matières premières comme les fruits et légumes aux produits transformés tels que les produits laitiers – sont soumis à des réglementations nationales et internationales strictes, dont le respect doit être régulièrement vérifié par des laboratoires d'essai indépendants. (Source : Thommy Weiss / pixelio.de)

La fabrication et la vente de tous types d'aliments – des matières premières telles que fruits et légumes, viande, aux produits transformés en passant par les produits laitiers – sont soumis à des réglementations strictes nationales et internationales. Par ailleurs, les détaillants en alimentation définissent également des critères de qualité spécifiques, qui sont régulièrement vérifiés. En conséquence, les laboratoires agréés doivent, lors de l’analyse, respecter non seulement les normes généralement applicables, mais aussi les exigences des chaînes de distribution, et adapter leurs rapports d’essais en conséquence. Même avec un système d’information et de gestion de laboratoire (LIMS) classique, ces tâches ne peuvent être accomplies qu’avec beaucoup d’efforts, car la plupart des systèmes sont très statiques et leur adaptation aux processus spécifiques du laboratoire ne peut être effectuée que par le fabricant du logiciel lui-même. C’est pourquoi le laboratoire Friedle GmbH en Haute Palatinat recherchait une solution plus flexible. Un logiciel adapté aux besoins est proposé par INTEGRIS LIMS GmbH : l’entreprise a développé un système modulaire et global (ERP pour laboratoires), qui peut être facilement préconfiguré et qui répond également aux exigences des chaînes de distribution. Si nécessaire, toutes les étapes de travail, du CRM à la gestion des échantillons jusqu’à la facturation, peuvent être représentées sans interfaces supplémentaires.

Selon un rapport du portail GIT-Labor, environ 1 800 nouveaux aliments sont introduits sur le marché chaque année. Non seulement les chaînes de distribution, mais aussi les laboratoires agréés, qui vérifient régulièrement la qualité des produits, doivent donc faire face à des exigences de plus en plus flexibles sur le marché. « Les normes imposées par l’UE ou par les autorités nationales ne représentent qu’un aspect du défi. Par exemple, nous avons pu résoudre cela grâce à la connexion en ligne à la base de données européenne sur les pesticides », explique Bernd Koschitzki, directeur général d’INTEGRIS LIMS GmbH. « Les exigences des détaillants jouent également un rôle important : chaque entreprise impose ses propres conditions de qualité alimentaire et limites pour les composants. De plus, les rapports d’essais doivent être rédigés conformément aux directives des chaînes de distribution et des clients. » Cela inclut non seulement des formats spécifiques, mais aussi, par exemple, l’utilisation de formulations propres à l’entreprise. En outre, des interfaces sont de plus en plus demandées pour transférer rapidement et en toute sécurité les données des chaînes de distribution vers le laboratoire.

Le laboratoire Friedle GmbH, qui réalise notamment des analyses alimentaires pour divers détaillants, utilisait jusqu’à présent un LIMS classique. « Ces dernières années, il est devenu de plus en plus difficile pour nous de satisfaire aux exigences des chaînes de distribution avec notre système », explique Albrecht Friedle, directeur général du laboratoire Friedle GmbH. Seules les anciens fournisseurs de LIMS pouvaient apporter des modifications au système. « Les réglages entièrement nouveaux étaient souvent associés à des coûts supplémentaires », ajoute-t-il. « C’est pourquoi nous avons décidé d’acheter une alternative plus flexible », poursuit Friedle.

Système facilement adaptable aux exigences internes

Un grand problème dans la recherche d’un nouveau LIMS était que de nombreux fabricants de logiciels développent peu ou pas de systèmes évolutifs face aux exigences changeantes, restant très statiques. Après une longue recherche, le laboratoire Friedle a trouvé la solution à l’analytica de Munich : là, INTEGRIS LIMS a présenté le logiciel iLIMS. La particularité de cette solution réside principalement dans son approche modulaire, permettant d’adapter le logiciel comme un système de construction à la demande des besoins spécifiques de l’entreprise. Il était particulièrement important pour les ingénieurs logiciels que le système permette de regrouper de nombreux processus internes, souvent réalisés avec différents programmes – appelés solutions isolées – dans un seul système, sans interfaces supplémentaires. Cela inclut notamment la gestion de la relation client (CRM), les achats, la comptabilité financière, la gestion des stocks et des matériaux, ainsi que la gestion de projets et la gestion de la qualité.

Le laboratoire Friedle a d’abord décidé d’utiliser iLIMS uniquement comme système de laboratoire et pour la facturation ; l’automatisation du laboratoire et l’ajout éventuel d’autres fonctions devaient être réalisés progressivement dans les années suivantes. Afin que le logiciel réponde à toutes les exigences spécifiques dès sa mise en service, la responsable de projet d’INTEGRIS LIMS a d’abord consulté en détail les employés de différents départements du laboratoire Friedle. La majorité des employés du fabricant de logiciels ayant eux-mêmes une expérience de plusieurs années en laboratoire, ils connaissent très bien les exigences que différentes personnes dans le laboratoire peuvent avoir vis-à-vis d’un LIMS. « De nombreux fabricants de logiciels de laboratoire emploient presque exclusivement des informaticiens et des programmeurs. Cela peut entraîner des difficultés de compréhension ou même des malentendus entre les développeurs et les scientifiques dans les laboratoires », explique la chef de projet Kathleen Knöschke. Chez INTEGRIS LIMS, tous les chefs de projet ont une formation scientifique ainsi qu’une compréhension technique très développée. Knöschke, par exemple, est œkotrophologue et chimiste spécialisée en analytique et spectroscopie, connaissant les processus dans le laboratoire alimentaire par expérience personnelle. Cela a permis d’identifier dès la phase de préparation du projet quelles exigences le LIMS devait satisfaire du point de vue du laboratoire – mais aussi si et comment celles-ci pouvaient être techniquement mises en œuvre.

Modifications possibles sans connaissances en programmation

Après que INTEGRIS LIMS eut clarifié tous les détails techniques avec l’équipe du laboratoire Friedle, le fournisseur de logiciels a constitué le package adapté. Avec iLIMS, le laboratoire d’analyse peut désormais répondre rapidement et sans effort considérable aux exigences des chaînes de distribution. « Par exemple, pour faciliter le transfert des données du client vers le laboratoire, des interfaces sont proposées. De plus, les ordres de planification issus de formats de fichiers spécifiques aux chaînes ou aux clients peuvent être importés à tout moment rapidement et en toute sécurité », explique Knöschke. « Il est également possible d’accélérer différentes étapes de la préparation des échantillons et de l’analyse des résultats. Par exemple, les limites fixées par la base de données européenne sur les pesticides sont automatiquement mises à jour, ou les limites internes des produits sont associées. Chaque étape peut toujours être suivie en détail. »

De plus, l’enregistrement et la traçabilité des échantillons via RFID, code-barres ou QR code sont possibles, ce qui permet d’éliminer avec une grande probabilité les erreurs – par exemple, la confusion entre échantillons. Lorsqu’on dispose des résultats d’analyse des composants, il est possible de générer automatiquement des rapports d’essais au format spécifique du client et de les envoyer par mail, fax ou courrier aux destinataires concernés, tels que clients, chaînes de distribution ou autorités, selon des règles prédéfinies. « Pour effectuer des ajustements simples, comme ceux des rapports d’essais ou de la mise en page des interfaces, aucune connaissance en programmation n’est nécessaire. Si le client dispose de sa propre équipe informatique, il peut également créer ses propres fonctions à l’aide d’un langage de script intégré. Nous proposons également des formations à la création de rapports », explique Koschitzki. « Cela signifie aussi que, pour le laboratoire Friedle, les employés peuvent modifier eux-mêmes, en un rien de temps, par exemple, la mise en page des rapports ou la gestion des données, sans l’aide de nos spécialistes en logiciels. »

Formations et service client complet selon les besoins

INTEGRIS LIMS a également développé une solution pour un autre problème : « Outre la langue standard – notre LIMS étant actuellement disponible en allemand et en anglais – différents termes sont utilisés dans les laboratoires », explique Koschitzki. Par exemple, les termes matériau d’échantillon et matrice désignent la même chose, mais dans les laboratoires et entreprises, une seule expression est souvent privilégiée. « Pour que, par exemple, les rapports d’essais soient rédigés avec un vocabulaire uniforme, nous avons intégré des fonctions de ‘langue de laboratoire’ et un dictionnaire correspondant : il est possible d’enregistrer pour les termes couramment utilisés les termes techniques appropriés. Certains termes sont alors automatiquement remplacés dans les interfaces, tableaux et rapports, selon la langue sélectionnée », poursuit Koschitzki.

Pour que les employés du laboratoire disposent du savoir-faire nécessaire pour effectuer les modifications indispensables dans le système, INTEGRIS LIMS propose des formations à l’utilisation du logiciel. Si besoin, l’entreprise offre également un service après-vente complet et peut répondre rapidement et personnellement aux demandes des clients. Le chef de projet responsable sert de point de contact direct pour les laboratoires, connaissant les particularités du système installé sur place et pouvant apporter une assistance rapidement. « Le nouveau système est en service chez nous depuis février. Nos employés s’y adaptent très bien. La prise en charge personnelle en cas de questions fonctionne sans problème », rapporte Friedle. Le laboratoire Friedle s’est montré très satisfait du déroulement du projet jusqu’à présent et de la grande flexibilité du logiciel. Pour suivre l’automatisation croissante dans le domaine du laboratoire, les deux entreprises continueront à collaborer étroitement à l’avenir. Elles optimiseront progressivement les processus de travail en laboratoire, afin que le laboratoire Friedle puisse réagir rapidement et de manière flexible aux exigences changeantes.