Dobrze wyposażony na przyszłość: Modułowy system informacyjny i zarządzania laboratorium integruje wszystkie procesy robocze i jest indywidualnie dostosowywalny

Według raportu portalu GIT-Labor, co roku na rynek wprowadzanych jest około 1 800 nowych produktów spożywczych. Produkcja i sprzedaż tych produktów – od surowych towarów, takich jak owoce i warzywa, po mięso, aż po przetworzone produkty spożywcze, takie jak produkty mleczne – podlegają rygorystycznym krajowym i międzynarodowym przepisom, których przestrzeganie musi być regularnie kontrolowane przez niezależne laboratoria badawcze. (Źródło: Thommy Weiss / pixelio.de)

Produkcja i sprzedaż wszelkiego rodzaju żywności – od surowych produktów takich jak owoce i warzywa, mięso, przez przetworzoną żywność, aż po produkty mleczne – podlega ścisłym przepisom krajowym i międzynarodowym. Oprócz tego, detaliści spożywczy często ustalają własne kryteria jakości, które są regularnie kontrolowane. W związku z tym odpowiednie laboratoria zlecające analizy muszą uwzględniać nie tylko obowiązujące normy ogólne, ale także wymagania sieci handlowych i dostosowywać raporty z badań odpowiednio do nich. Nawet przy korzystaniu z zwykłych systemów zarządzania informacją laboratoryjną (LIMS) te zadania są coraz trudniejsze do wykonania, ponieważ większość systemów jest bardzo statyczna, a dostosowanie do specyficznych procesów laboratorium może być dokonane wyłącznie przez producenta oprogramowania. Dlatego laboratorium Friedle GmbH z Oberpfalz poszukiwało bardziej elastycznego rozwiązania. Odpowiednie oprogramowanie oferuje INTEGRIS LIMS GmbH: firma opracowała modułowy, kompleksowy system (ERP dla laboratoriów), który można łatwo wstępnie skonfigurować i który spełnia także wymagania sieci handlowych. W razie potrzeby wszystkie etapy pracy, od CRM, przez zarządzanie próbkami, aż po fakturowanie, mogą być odwzorowane bez konieczności korzystania z dodatkowych interfejsów.

Zgodnie z raportem portalu GIT-Laborportal, co roku na rynek wprowadzanych jest około 1800 nowych produktów spożywczych. Nie tylko sieci handlowe, ale także odpowiednie laboratoria zlecające regularne kontrole jakości muszą coraz bardziej elastycznie reagować na wymagania rynku. „Normy wyznaczone przez UE lub krajowe urzędy stanowią tylko jeden z aspektów wyzwania. Na przykład rozwiązaliśmy to poprzez połączenie online z bazą danych pestycydów UE”, wyjaśnia Bernd Koschitzki, dyrektor zarządzający INTEGRIS LIMS GmbH. „Dużą rolę odgrywają także wymagania detaliści spożywczych: każda firma ustala własne warunki dotyczące jakości żywności i granicznych wartości składników. Ponadto raporty z badań muszą być zgodne z wytycznymi sieci handlowych i klientów.” Do tego należą nie tylko specjalne wymogi dotyczące formatu, ale także na przykład używanie własnych sformułowań firmy. Coraz częściej wymaga się także interfejsów umożliwiających szybki i bezpieczny transfer danych sieci handlowych do laboratorium.

Laboratorium Friedle GmbH, które między innymi wykonuje analizy żywności dla różnych detalistów, korzystało dotąd z tradycyjnego systemu LIMS. „W ostatnich latach coraz trudniej było nam spełniać wymagania sieci handlowych za pomocą naszego systemu”, mówi Albrecht Friedle, dyrektor zarządzający laboratorium Friedle GmbH. Zmiany w systemie mogły być dokonywane wyłącznie przez starego dostawcę LIMS. „Wprowadzanie zupełnie nowych ustawień często wiązało się z dodatkowymi kosztami”, dodaje Friedle. „Dlatego zdecydowaliśmy się na bardziej elastyczną alternatywę.”

System łatwo dostosowalny do wewnętrznych wymagań

Głównym problemem podczas poszukiwań nowego LIMS było to, że wielu producentów oprogramowania przy nowych wersjach rzadko uwzględnia zmieniające się wymagania i nadal rozwija bardzo statyczne systemy. Po dłuższych poszukiwaniach laboratorium Friedle znalazło rozwiązanie na targach analytica w Monachium: tam prezentowano oprogramowanie iLIMS od INTEGRIS LIMS. Szczególna cecha tego rozwiązania to modularne podejście, które pozwala na dostosowanie systemu jak z klocków do potrzeb firmy. Szczególnie ważne dla inżynierów oprogramowania było to, że wiele wewnętrznych procesów, które często muszą być realizowane przy użyciu różnych programów – tzw. wyspowych rozwiązań – można teraz zintegrować w jednym systemie, bez konieczności dodatkowych interfejsów. Do tego należą m.in. zarządzanie relacjami z klientami (CRM), zakupy, księgowość, zarządzanie magazynem i materiałami oraz zarządzanie projektami i jakością.

Laboratorium Friedle początkowo zdecydowało się używać iLIMS wyłącznie jako systemu laboratoryjnego i do fakturowania; automatyzacja laboratorium i stopniowe dodawanie kolejnych funkcji miały być realizowane w kolejnych latach. Aby oprogramowanie od początku spełniało specyficzne wymagania klienta, projektantka INTEGRIS LIMS najpierw szczegółowo rozmawiała z pracownikami różnych działów laboratorium Friedle. Ponieważ większość pracowników firmy tworzącej oprogramowanie sama od lat pracowała w laboratorium, dobrze znała wymagania różnych grup w laboratorium wobec systemu LIMS. „Wielu producentów oprogramowania laboratoryjnego zatrudnia głównie informatyków i programistów. To może prowadzić do trudności w porozumieniu się lub nieporozumień między programistami a naukowcami w laboratoriach”, mówi kierowniczka projektu Kathleen Knöschke. W przypadku INTEGRIS LIMS wszyscy kierownicy projektów mają zarówno wykształcenie naukowe, jak i bardzo rozwinięte zrozumienie techniczne. Knöschke jest na przykład ekologiem i specjalistką od chemii analitycznej i spektroskopii, która zna procesy w laboratorium spożywczym z własnego doświadczenia. Dzięki temu już na etapie przygotowań projektu można było określić, jakie wymagania system LIMS musi spełniać z punktu widzenia laboratorium – a także czy i jak można je technicznie zrealizować.

Możliwość wprowadzania zmian bez znajomości programowania

Po ustaleniu wszystkich szczegółów technicznych z zespołem laboratorium Friedle, producent oprogramowania przygotował odpowiedni pakiet. Dzięki iLIMS laboratorium analityczne może teraz szybko i bez dużego wysiłku spełniać wymagania sieci handlowych. „Na przykład, aby ułatwić transfer danych od zamawiającego do laboratorium, udostępniamy interfejsy. Ponadto można w krótkim czasie i bezpiecznie importować planowe zamówienia z plików specyficznych dla sieci handlowych lub klientów”, mówi Knöschke. „Również różne etapy przygotowania próbek i analizę wyników można przyspieszyć. Na przykład, graniczne wartości z bazy danych pestycydów UE są automatycznie aktualizowane lub przypisywane do produktów. Poszczególne kroki można zawsze śledzić.”

Oprócz tego możliwe jest także rejestrowanie próbek za pomocą RFID, kodów kreskowych lub QR, co znacznie zmniejsza ryzyko błędów – na przykład pomyłek w identyfikacji próbek. Gdy wyniki analizy składników są dostępne, raporty można automatycznie generować w spersonalizowanym układzie i wysyłać je e-mailem, faksem lub pocztą do odpowiednich odbiorców, takich jak klienci, sieci handlowe czy urzędy, zgodnie z wcześniej ustalonymi regułami. „Aby dokonywać prostych modyfikacji, na przykład w raportach lub układzie interfejsu, nie są potrzebne umiejętności programowania. Jeśli klient posiada własny dział IT, może także tworzyć własne funkcje za pomocą wbudowanego języka skryptowego. Dodatkowo przeprowadzamy szkolenia z raportowania”, wyjaśnia Koschitzki. „Oznacza to, że pracownicy laboratorium Friedle mogą w krótkim czasie samodzielnie wprowadzać zmiany, na przykład w układzie raportów lub danych, bez pomocy naszych specjalistów od oprogramowania.”

Szkolenia i kompleksowa obsługa klienta na żądanie

INTEGRIS LIMS opracowało także rozwiązanie na inne wyzwanie: „Poza językiem podstawowym – obecnie dostępne w języku niemieckim i angielskim – w laboratoriach używa się różnych terminów”, wyjaśnia Koschitzki. Na przykład terminy próbka i matryca oznaczają to samo, ale w laboratoriach i firmach często preferuje się jeden z nich. „Aby na przykład raporty z badań były sporządzane w jednolitym słownictwie, wprowadziliśmy funkcje ‚język laboratorium’ i odpowiedni słownik: można w nich zdefiniować fachowe terminy odpowiadające potocznym wyrażeniom. Niektóre terminy są wtedy automatycznie zamieniane w interfejsach, tabelach i raportach, w zależności od ustawionego języka”, dodaje Koschitzki.

Aby pracownicy laboratorium posiadali niezbędną wiedzę do wprowadzania koniecznych zmian w systemie, INTEGRIS LIMS organizuje szkolenia z obsługi oprogramowania. W razie potrzeby firma oferuje także kompleksową obsługę posprzedażową i jest w stanie szybko i osobiście odpowiedzieć na zapytania klientów. Osobą kontaktową dla laboratoriów jest wyznaczony kierownik projektu, który zna specyfikę zainstalowanego systemu i może udzielić pomocy w krótkim czasie. „Nowy system jest u nas od lutego. Nasi pracownicy bardzo dobrze radzą sobie z LIMS. Również indywidualne wsparcie w razie pytań działa bezproblemowo”, relacjonuje Friedle. Laboratorium Friedle wyraziło dużą satysfakcję z przebiegu projektu i wysokiej elastyczności oprogramowania. Aby nadążać za postępującą automatyzacją w laboratoriach, oba przedsiębiorstwa będą nadal ściśle współpracować. Wspólnie będą stopniowo optymalizować procesy w laboratorium, aby Friedle mógł szybko i elastycznie reagować na zmieniające się wymagania.