Ben attrezzato per il futuro: sistema modulare di informazione e gestione del laboratorio che integra tutti i flussi di lavoro ed è personalizzabile

Secondo un rapporto del portale GIT-Labor, ogni anno vengono immessi sul mercato circa 1.800 nuovi alimenti. La produzione e la vendita di questi prodotti – dai prodotti freschi come frutta e verdura fino alla carne e ai prodotti alimentari trasformati come i latticini – sono soggetti a rigide normative nazionali e internazionali, il cui rispetto deve essere regolarmente verificato da laboratori di prova indipendenti. (Fonte: Thommy Weiss / pixelio.de)

La produzione e la vendita di alimenti di ogni tipo – dai prodotti crudi come frutta e verdura, carne, ai prodotti lavorati fino ai latticini – sono soggetti a rigide normative nazionali e internazionali. Oltre a ciò, anche i rivenditori di alimenti stabiliscono criteri di qualità specifici, che vengono regolarmente verificati. Di conseguenza, i laboratori incaricati delle analisi devono rispettare, oltre alle norme generali, anche i requisiti delle catene commerciali e adattare di conseguenza i rapporti di prova. Anche con l’uso di un normale sistema di gestione delle informazioni di laboratorio (LIMS), questi compiti sono ormai realizzabili solo con grande sforzo, poiché la maggior parte dei sistemi è molto statico e l’adattamento ai processi specifici del laboratorio può essere effettuato esclusivamente dal produttore del software. Per questo motivo, la laboratorio Oberpfälzische Friedle GmbH cercava una soluzione più flessibile. Un software su misura è offerto dalla INTEGRIS LIMS GmbH: l’azienda ha sviluppato un sistema modulare e olistico (ERP per laboratori), facilmente configurabile e in grado di soddisfare anche i requisiti delle catene commerciali. Se necessario, tutti i passaggi di lavoro, dal CRM alla gestione dei campioni fino alla fatturazione, possono essere rappresentati senza ulteriori interfacce.

Secondo un rapporto del portale GIT-Labor, ogni anno vengono immessi circa 1.800 nuovi alimenti sul mercato. Non solo le catene commerciali, ma anche i laboratori incaricati delle analisi, che verificano regolarmente la qualità dei prodotti, devono affrontare sempre più le richieste del mercato in modo flessibile. «Qui, le norme stabilite dall’UE o dalle autorità nazionali rappresentano solo una parte della sfida. Questo», spiega Bernd Koschitzki, amministratore delegato di INTEGRIS LIMS GmbH, «l’abbiamo risolto, ad esempio, attraverso il collegamento online alla banca dati UE sui pesticidi». «Anche le esigenze dei rivenditori di alimenti giocano un ruolo importante: ogni azienda stabilisce proprie condizioni sulla qualità degli alimenti e sui limiti degli ingredienti. Inoltre, i rapporti di prova devono essere redatti secondo le direttive delle catene commerciali e dei clienti.» Questi non includono solo requisiti di formato specifici, ma anche, ad esempio, l’uso di formulazioni aziendali proprie. Inoltre, vengono sempre più richieste interfacce che consentano di trasferire rapidamente e in modo sicuro i dati delle catene commerciali al laboratorio.

Anche la Friedle GmbH, che tra l’altro esegue analisi alimentari per vari rivenditori, ha lavorato finora con un sistema LIMS tradizionale. «Negli ultimi anni, è diventato sempre più difficile per noi soddisfare le esigenze delle catene commerciali con il nostro sistema», spiega Albrecht Friedle, amministratore delegato della Friedle GmbH. Le modifiche al sistema potevano essere apportate esclusivamente dal vecchio fornitore di LIMS. «Le impostazioni completamente nuove erano spesso associate a costi aggiuntivi», aggiunge Friedle. «Per questo abbiamo deciso di acquistare un’alternativa più flessibile», conclude.

Sistema facilmente adattabile alle esigenze interne

Un grosso problema nella ricerca di un nuovo LIMS era, tuttavia, che molti produttori di software sviluppano sistemi molto statici, che non rispondono alle esigenze in evoluzione e sono difficilmente modificabili. Dopo una lunga ricerca, il laboratorio Friedle ha trovato la soluzione alla fiera analytica di Monaco: lì, INTEGRIS LIMS ha presentato il software iLIMS. La peculiarità di questa soluzione risiede soprattutto nell’approccio modulare, che permette di adattare il software alle esigenze specifiche dell’azienda come un sistema di costruzione. Particolarmente importante per gli ingegneri del software era che il sistema potesse integrare molti processi interni, spesso svolti con programmi diversi – cosiddette soluzioni isolate – in un’unica piattaforma, senza la necessità di ulteriori interfacce. Questi includono, tra gli altri, il Customer Relationship Management (CRM), gli acquisti, la contabilità finanziaria, la gestione del magazzino e dei materiali, nonché la gestione di progetti e qualità.

Il laboratorio Friedle ha inizialmente deciso di usare iLIMS esclusivamente come sistema di laboratorio e per la fatturazione; l’automazione del laboratorio e l’eventuale integrazione di altre funzioni sarebbe stata realizzata gradualmente negli anni successivi. Per garantire che il software soddisfi fin dall’inizio tutte le esigenze specifiche del cliente, la responsabile del progetto di INTEGRIS LIMS ha inizialmente condotto approfondite interviste con i dipendenti di diversi reparti del laboratorio Friedle. Poiché la maggior parte dei collaboratori del produttore software aveva già anni di esperienza in un laboratorio, conoscono molto bene le esigenze di diversi gruppi di persone all’interno del laboratorio stesso. «Molti produttori di software per laboratori sviluppano sistemi quasi esclusivamente con professionisti dell’informatica e programmatori. Questo può portare a incomprensioni o fraintendimenti tra sviluppatori e scienziati», riferisce la project manager Kathleen Knöschke. Invece, con INTEGRIS LIMS, tutti i responsabili di progetto hanno un background scientifico e una comprensione tecnica molto sviluppata. Knöschke, ad esempio, è biologa nutrizionista e chimica analitica e spettroscopica, e conosce i processi nei laboratori alimentari attraverso la propria esperienza. Ciò ha permesso di definire già nelle fasi preparatorie del progetto quali requisiti il sistema LIMS doveva soddisfare dal punto di vista del laboratorio, e come questi potessero essere tecnicamente implementati.

Modifiche possibili senza conoscenze di programmazione

Dopo aver chiarito tutti i dettagli tecnici con il team del laboratorio Friedle, il produttore di software ha preparato il pacchetto adatto. Con iLIMS, il laboratorio di analisi può ora soddisfare rapidamente e senza grandi sforzi le richieste delle catene commerciali. «Per semplificare, ad esempio, la trasmissione dei dati dal committente al laboratorio, vengono fornite interfacce. Inoltre, gli ordini pianificati possono essere importati in qualsiasi momento da formati di file specifici delle catene o dei clienti, in modo rapido e sicuro», spiega Knöschke. «Inoltre, è possibile accelerare vari passaggi della preparazione dei campioni e dell’analisi dei risultati. Ad esempio, i limiti stabiliti dalla banca dati UE sui pesticidi vengono aggiornati automaticamente o i limiti di sicurezza associati ai prodotti vengono assegnati automaticamente. È possibile sempre seguire ogni singolo passaggio.»

Inoltre, è possibile registrare e tracciare i campioni tramite RFID, barcode o QR code, riducendo al minimo il rischio di errori – come la confusione tra campioni. Quando sono disponibili i risultati delle analisi degli ingredienti, i rapporti di prova possono essere generati automaticamente in layout personalizzati e inviati ai destinatari appropriati via email, fax o posta, secondo regole predefinite. «Per effettuare semplici modifiche, ad esempio ai rapporti di prova o al layout delle maschere, non sono necessarie competenze di programmazione. Se il cliente dispone di un proprio reparto IT, può anche creare funzioni personalizzate tramite un linguaggio di scripting integrato. Inoltre, offriamo anche corsi di reporting», spiega Koschitzki. «Questo significa che anche i dipendenti del laboratorio Friedle possono aggiornare autonomamente, in tempi molto rapidi, modifiche come il layout dei rapporti di prova o l’inserimento di dati, senza l’aiuto dei nostri specialisti software.»

Formazione e servizio clienti completo su richiesta

Per risolvere anche un’altra problematica, INTEGRIS LIMS ha sviluppato una soluzione: «Oltre alla lingua standard – attualmente tedesco e inglese – vengono utilizzate diverse terminologie nei laboratori», spiega Koschitzki. Ad esempio, i termini campione e matrice indicano la stessa cosa; tuttavia, nei laboratori e nelle aziende, si preferisce spesso un solo termine. «Per esempio, affinché i rapporti di prova siano redatti con un vocabolario uniforme, abbiamo integrato funzioni di ‘lingua del laboratorio’ e un dizionario corrispondente: qui si possono inserire i termini tecnici corrispondenti ai termini colloquiali. Alcuni termini vengono automaticamente sostituiti nelle maschere, tabelle e rapporti, a seconda della lingua impostata», prosegue Koschitzki.

Per garantire che i dipendenti del laboratorio abbiano le competenze necessarie per effettuare le modifiche al sistema, INTEGRIS LIMS organizza corsi di formazione sull’uso del software. Se necessario, l’azienda offre anche un servizio post-vendita completo, pronto a rispondere rapidamente e personalmente alle richieste dei clienti. Il responsabile del progetto, che conosce le particolarità del sistema installato, funge da referente diretto per i laboratori, fornendo assistenza tempestiva. «Il nuovo sistema è in uso da febbraio. I nostri dipendenti si trovano molto bene con il LIMS. Anche l’assistenza personale in caso di domande funziona senza problemi», riferisce Friedle. Il laboratorio Friedle si è mostrato molto soddisfatto dell’andamento del progetto e dell’elevata flessibilità del software. Per mantenere il passo con l’automazione crescente nel settore dei laboratori, entrambe le aziende continueranno a collaborare strettamente, ottimizzando progressivamente i processi di lavoro in laboratorio, in modo che Friedle possa rispondere rapidamente e in modo flessibile alle esigenze in evoluzione.