Bien equipado para el futuro: sistema modular de información y gestión de laboratorio que integra todos los flujos de trabajo y es personalizable

Según un informe del portal GIT-Labor, aproximadamente 1.800 nuevos alimentos son introducidos en el mercado cada año. La producción y venta de estos productos — desde productos crudos como frutas y verduras hasta carne y alimentos procesados como productos lácteos — están sujetas a estrictas regulaciones nacionales e internacionales, cuyo cumplimiento debe ser verificado regularmente por laboratorios de prueba independientes. (Fuente: Thommy Weiss / pixelio.de)

La fabricación y venta de alimentos de todo tipo – desde productos crudos como frutas y verduras, carne, hasta alimentos procesados y productos lácteos – están sujetas a estrictas regulaciones nacionales e internacionales. Además, los minoristas de alimentos también definen criterios de calidad específicos que se revisan regularmente. En consecuencia, los laboratorios encargados de los análisis deben tener en cuenta, además de las normas generales, los requisitos de las cadenas comerciales y diseñar los informes de prueba en consecuencia. Incluso con un sistema de gestión de información y laboratorio (LIMS) convencional, estas tareas solo se pueden realizar con un alto esfuerzo, ya que la mayoría de los sistemas están diseñados de forma muy estática y la adaptación a los procesos específicos del laboratorio solo puede ser realizada por el propio fabricante del software. Por ello, la laboratorio Oberpfälzische Friedle GmbH buscaba una solución más flexible. Un software a medida lo ofrece INTEGRIS LIMS GmbH: la empresa desarrolló un sistema modular y holístico (ERP para laboratorios), que se puede configurar fácilmente y también cumple con los requisitos de las cadenas comerciales. Cuando es necesario, todos los pasos de trabajo, desde CRM, gestión de muestras hasta facturación, pueden ser representados sin interfaces adicionales.

Según un informe del portal GIT-Labor, cada año se introducen aproximadamente 1.800 nuevos alimentos en el mercado. No solo las cadenas comerciales, sino también los laboratorios encargados de los análisis, que verifican regularmente la calidad de los productos, deben adaptarse cada vez más a los requisitos del mercado. "Aquí, las normas dictadas por la UE o las autoridades nacionales representan solo un lado del desafío. Por ejemplo, pudimos resolver esto mediante la conexión en línea a la base de datos de pesticidas de la UE", explica Bernd Koschitzki, director general de INTEGRIS LIMS GmbH. "También juegan un papel importante los requisitos de los minoristas de alimentos: cada empresa establece sus propias condiciones de calidad y límites para los ingredientes. Además, los informes de prueba deben redactarse de acuerdo con las especificaciones de las cadenas comerciales y los clientes." Esto incluye no solo requisitos específicos de formato, sino también, por ejemplo, el uso de formulaciones propias de la empresa. Además, cada vez se demandan más interfaces para transferir datos de las cadenas comerciales de manera rápida y segura al laboratorio.

La laboratorio Friedle GmbH, que entre otras cosas realiza análisis de alimentos para varios minoristas, hasta ahora trabajaba con un LIMS convencional. "En los últimos años, nos ha sido cada vez más difícil cumplir con los requisitos de las cadenas comerciales con nuestro sistema", explica Albrecht Friedle, director general de laboratorio Friedle GmbH. Solo el antiguo proveedor de LIMS podía realizar cambios en el sistema. "Las configuraciones completamente nuevas también estaban a menudo asociadas con costos adicionales", añade Friedle. "Por eso, decidimos adquirir una alternativa más flexible", continúa.

Sistema fácilmente adaptable a los requisitos internos

Un gran problema en la búsqueda de un nuevo LIMS fue que muchos desarrolladores de software apenas abordan los requisitos cambiantes en sus nuevas versiones y siguen desarrollando sistemas muy estáticos. Tras una investigación prolongada, el laboratorio Friedle encontró en la feria analytica en Múnich: allí, INTEGRIS LIMS presentó el software iLIMS. La particularidad de este desarrollo radica principalmente en el enfoque modular, que permite adaptar el software como si fuera un sistema de construcción a las necesidades específicas de la empresa. Los ingenieros de software consideraron especialmente importante que, con el sistema, muchos procesos internos, que a menudo deben realizarse con diferentes programas – llamadas soluciones aisladas – puedan integrarse en un solo sistema, sin necesidad de interfaces adicionales. Entre estos procesos se incluyen la gestión de relaciones con clientes (CRM), compras, contabilidad financiera, gestión de inventarios y materiales, así como gestión de proyectos y calidad.

El laboratorio Friedle inicialmente decidió usar iLIMS únicamente como sistema de laboratorio y para la facturación; la automatización del laboratorio y la posible incorporación de funciones adicionales se realizaría gradualmente en los años siguientes. Para que el software cumpliera con todos los requisitos específicos del cliente desde el momento de su puesta en marcha, la responsable del proyecto en INTEGRIS LIMS mantuvo conversaciones detalladas con empleados de diferentes departamentos del laboratorio Friedle. Dado que la mayoría de los empleados del fabricante de software también habían trabajado durante años en un laboratorio, conocen muy bien los requisitos que diferentes grupos de personas en el laboratorio exigen a un LIMS. "Muchos fabricantes de software de laboratorio desarrollan sus programas casi exclusivamente con informáticos y programadores. Esto puede causar dificultades de entendimiento o incluso malentendidos entre desarrolladores y científicos en los laboratorios", informa la gerente del proyecto Kathleen Knöschke. En INTEGRIS LIMS, todos los responsables de proyectos tienen tanto formación científica como un profundo conocimiento técnico. Knöschke, por ejemplo, es ecotrofóloga y especialista en química analítica y espectroscopía, y conoce los procesos en el laboratorio de alimentos por experiencia propia. Esto permitió definir desde el inicio qué requisitos debía cumplir el LIMS desde la perspectiva del laboratorio, y también si y cómo podían implementarse técnicamente.

Posibilidad de realizar cambios sin conocimientos de programación

Tras aclarar todos los detalles técnicos con el equipo del laboratorio Friedle, el fabricante de software preparó el paquete adecuado. Con iLIMS, el laboratorio de análisis ahora puede cumplir rápidamente y sin mucho esfuerzo con los requisitos de las cadenas comerciales. "Para facilitar la transferencia de datos del cliente al laboratorio, se proporcionan interfaces. Además, los pedidos planificados de formatos de archivo específicos de cadenas comerciales o clientes pueden importarse en cualquier momento de forma rápida y segura", explica Knöschke. "También se pueden acelerar diferentes pasos en la preparación de muestras y en la evaluación de resultados. Por ejemplo, los límites establecidos en la base de datos de pesticidas de la UE se actualizan automáticamente o se asignan límites predefinidos a los productos", añade. "Cada paso puede ser rastreado en todo momento."

Además, también es posible registrar y gestionar las muestras mediante RFID, código de barras o código QR, lo que reduce significativamente la probabilidad de errores, como la confusión de muestras. Cuando los resultados de los análisis de ingredientes están disponibles, los informes de prueba pueden generarse automáticamente en un diseño personalizado para el cliente y enviarse por correo electrónico, fax o correo postal a los destinatarios correspondientes, como clientes, cadenas comerciales o autoridades, según reglas predefinidas. "Para realizar ajustes sencillos, como en los informes de prueba o en el diseño de las pantallas, no se requieren conocimientos de programación. Si el cliente cuenta con un departamento de TI propio, también puede crear funciones personalizadas mediante un lenguaje de scripts integrado", explica Koschitzki. "Además, realizamos capacitaciones en reporting", añade. "Esto significa que los empleados del laboratorio pueden, en el menor tiempo posible, modificar, por ejemplo, el diseño de los informes o la gestión de datos, sin ayuda de nuestros especialistas en software."

Capacitaciones y servicio al cliente completo según sea necesario

INTEGRIS LIMS también ha desarrollado una solución para otro problema: "Aparte del idioma estándar – nuestro LIMS está disponible en alemán e inglés – en los laboratorios se utilizan diferentes terminologías", explica Koschitzki. Por ejemplo, los términos material de muestra y matriz significan lo mismo, pero en los laboratorios y empresas, a menudo, solo se prefiere uno de los términos. "Para que, por ejemplo, los informes de prueba se redacten con un vocabulario uniforme, hemos integrado funciones de 'lenguaje de laboratorio' y un diccionario correspondiente: aquí, se pueden registrar los términos coloquiales y los términos técnicos correspondientes. Algunos términos se reemplazan automáticamente en las pantallas, tablas e informes, según la configuración del idioma", continúa Koschitzki.

Para que los empleados del laboratorio tengan el conocimiento necesario para realizar cambios en el sistema, INTEGRIS LIMS ofrece capacitaciones sobre el uso del software. Si es necesario, la empresa también ofrece un servicio postventa completo y puede responder rápidamente a las consultas de los clientes de manera personal. El responsable del proyecto actúa como contacto directo, conociendo las particularidades del sistema instalado en cada laboratorio y pudiendo brindar ayuda de forma oportuna. "El nuevo sistema está en uso desde febrero. Nuestros empleados se adaptan muy bien al LIMS. La atención personalizada ante consultas también funciona sin problemas", informa Friedle. El laboratorio Friedle está muy satisfecho con el progreso del proyecto y la alta flexibilidad del software. Para mantenerse al día con la automatización creciente en el área de laboratorios, ambas empresas seguirán trabajando en estrecha colaboración en el futuro, optimizando progresivamente los procesos internos del laboratorio para que Friedle pueda responder rápida y flexible a los cambios en los requisitos.