Goed uitgerust voor de toekomst: modulair laboratorium-informatie- en beheersysteem integreert alle werkprocessen en is aanpasbaar aan individuele behoeften

Volgens een rapport van het GIT-Laborportaal worden er jaarlijks ongeveer 1.800 nieuwe voedingsmiddelen op de markt gebracht. De productie en verkoop van deze producten – van rauwe goederen zoals fruit en groenten tot vlees en verwerkte voedingsmiddelen zoals zuivelproducten – is onderworpen aan strenge nationale en internationale voorschriften, waarvan de naleving regelmatig door onafhankelijke testlaboratoria moet worden gecontroleerd. (Bron: Thommy Weiss / pixelio.de)

De productie en verkoop van voedingsmiddelen van alle aard – van rauwe producten zoals fruit en groenten, vlees, tot verwerkte voedingsmiddelen en zuivelproducten – onderworpen aan strenge nationale en internationale voorschriften. Daarnaast bepalen ook detailhandelaren in levensmiddelen specifieke kwaliteitscriteria die regelmatig worden gecontroleerd. Volgens deze voorschriften moeten de daarvoor bevoegde laboratoria bij de analyse naast de algemeen geldende normen ook rekening houden met de eisen van de handel en de keuringsrapporten dienovereenkomstig opstellen. Zelfs bij het gebruik van een gewoon Laboratorium-Informatie- en Managementsysteem (LIMS) zijn deze taken slechts nog met grote inspanning uit te voeren, omdat de meeste systemen zeer statisch zijn ontworpen en de aanpassing aan de laboratoriumspecifieke processen uitsluitend door de softwareleverancier zelf kan worden gedaan. Daarom zocht het Oberpfälzische laboratorium Friedle GmbH naar een flexibelere oplossing. Een op de behoeften afgestemde software biedt INTEGRIS LIMS GmbH: Het bedrijf ontwikkelde een modulair, holistisch systeem (ERP voor laboratoria) dat eenvoudig vooraf geconfigureerd kan worden en ook voldoet aan de eisen van de handel. Indien nodig kunnen alle werkstappen, van CRM via de monstersbeheer tot facturatie, zonder verdere interfaces worden afgebeeld.

Volgens een rapport van het GIT-Laborportaal worden jaarlijks ongeveer 1.800 nieuwe levensmiddelen op de markt geïntroduceerd. Niet alleen de handelaren, maar ook de bevoegde opdrachtlaboratoria, die regelmatig de kwaliteit van de producten controleren, moeten daarom steeds flexibeler inspelen op de marktvereisten. "Hier vormen de normen die door de EU of de nationale autoriteiten worden voorgeschreven slechts één kant van de uitdaging. Deze konden wij bijvoorbeeld oplossen door de online koppeling aan de EU-Pesticiden-database," legt Bernd Koschitzki, algemeen directeur van INTEGRIS LIMS GmbH, uit. "Een grote rol spelen ook de eisen van de detailhandelaren: elk bedrijf stelt eigen voorwaarden aan de kwaliteit van levensmiddelen en grenswaarden voor ingrediënten. Bovendien moeten de keuringsrapporten worden opgesteld volgens de specificaties van de handel en de klanten." Dit omvat niet alleen speciale formaatvereisten, maar bijvoorbeeld ook het gebruik van bedrijfsgebonden formuleringen. Daarnaast worden steeds vaker interfaces geëist waarmee de gegevens van de handel snel en veilig naar het laboratorium kunnen worden overgedragen.

Ook het laboratorium Friedle GmbH, dat onder andere levensmiddelanalyses voor verschillende detailhandelaren uitvoert, werkte tot nu toe met een conventioneel LIMS. "In de afgelopen jaren werd het voor ons steeds moeilijker om aan de eisen van de handel te voldoen met ons systeem," verklaart Albrecht Friedle, algemeen directeur van laboratorium Friedle GmbH. Zo konden wijzigingen aan het systeem uitsluitend door de oude LIMS-aanbieder worden doorgevoerd. "Fundamenteel nieuwe instellingen waren bovendien vaak verbonden aan extra kosten," voegt Friedle toe. "Daarom hebben wij besloten om een flexibel alternatief aan te schaffen," aldus Friedle verder.

Systeem eenvoudig aan interne eisen aanpasbaar

Een groot probleem bij de zoektocht naar een nieuw LIMS was echter dat veel softwareleveranciers bij nieuwe ontwikkelingen nauwelijks ingingen op de veranderende eisen en nog steeds zeer statische systemen ontwikkelden. Na langdurig onderzoek kwam laboratorium Friedle op de analytica in München uit bij: Daar presenteerde INTEGRIS LIMS de software iLIMS. De bijzonderheid van deze ontwikkeling ligt vooral in de modulaire aanpak, waardoor de software als een bouwdoossysteem kan worden aangepast aan de specifieke behoeften binnen het bedrijf. Vooral belangrijk voor de software-ingenieurs was dat met het systeem veel interne processen, die vaak met verschillende programma's – zogenaamde eilandoplossingen – moeten worden uitgevoerd, nu in één enkel systeem kunnen worden samengebracht, zonder dat extra interfaces nodig zijn. Daartoe behoren onder andere het Customer Relationship Management (CRM), inkoop, financiële administratie, voorraad- en materiaalbeheer, evenals project- en kwaliteitsmanagement.

Het laboratorium Friedle besloot aanvankelijk iLIMS uitsluitend te gebruiken als laboratoriumsysteem en voor de facturatie; de automatisering van het laboratorium en daarmee een mogelijke uitbreiding met andere functies zou in de daaropvolgende jaren geleidelijk worden doorgevoerd. Om te zorgen dat de software vanaf de ingebruikname aan alle klant-specifieke eisen voldoet, sprak de verantwoordelijke projectleider van INTEGRIS LIMS eerst uitvoerig met medewerkers van verschillende afdelingen van het laboratorium Friedle. Omdat de meeste medewerkers van de softwareleverancier zelf jarenlang in een laboratorium werkzaam waren, kennen zij de eisen die verschillende personeelsgroepen in het laboratorium aan een LIMS stellen, zeer goed. "Veel fabrikanten die laboratoriumsoftware ontwikkelen, houden zich bijna uitsluitend bezig met informaticadeskundigen en programmeurs. Dit kan ertoe leiden dat er communicatieproblemen of zelfs misverstanden ontstaan tussen ontwikkelaars en natuurwetenschappers in de laboratoria," vertelt projectleider Kathleen Knöschke. Bij INTEGRIS LIMS beschikken alle projectleiders daarentegen over zowel een natuurwetenschappelijke achtergrond als een zeer uitgesproken technisch inzicht. Knöschke is bijvoorbeeld voedingswetenschapper en gespecialiseerd in analytiek en spectroscopie, en kent de processen in het levensmiddelenlaboratorium uit eigen ervaring. Hierdoor kon al tijdens de voorbereidingen van het project worden vastgesteld welke eisen het LIMS vanuit het perspectief van het laboratorium moest vervullen – maar ook of en hoe deze technisch konden worden gerealiseerd.

Wijzigingen mogelijk zonder programmeerkennis

Nadat INTEGRIS LIMS alle technische details met het team van het laboratorium Friedle had besproken, stelde de softwareleverancier het passende pakket samen. Met iLIMS is het analysesysteem nu in staat om snel en zonder grote inspanning te voldoen aan de eisen van de handel. "Om bijvoorbeeld de gegevensoverdracht van de opdrachtgever naar het laboratorium te vereenvoudigen, worden interfaces aangeboden. Bovendien kunnen planningsopdrachten uit handelsketen- of klant-specifieke bestandsformaten op elk moment binnen korte tijd en veilig worden geïmporteerd," legt Knöschke uit. "Ook kunnen verschillende stappen van de monstersvoorbereiding en de resultatenanalyse worden versneld. Zo worden bijvoorbeeld de grenswaarden automatisch bijgewerkt uit de EU-pesticidedatabase of worden de grenswaarden gekoppeld aan de producten. Hierbij kunnen de afzonderlijke stappen altijd worden gevolgd."

Daarnaast is het ook mogelijk om monsters te registreren en vast te leggen met RFID, barcode of QR-code, zodat fouten – bijvoorbeeld het verwisselen van monsters – met grote waarschijnlijkheid kunnen worden uitgesloten. Zodra de inhoudsstoffen zijn geanalyseerd, kunnen de keuringsrapporten automatisch worden gegenereerd in de klant-specifieke lay-out en volgens vooraf vastgestelde regels per e-mail, fax of post worden verzonden naar de betreffende ontvangers zoals klanten, handelaren of overheidsinstanties. "Voor eenvoudige aanpassingen, bijvoorbeeld aan keuringsrapporten of het lay-out van schermen, zijn geen programmeerkennis nodig. Als de klant beschikt over een eigen IT-afdeling, kunnen daarnaast ook eigen functies worden gemaakt met behulp van ingebouwde scripts," verduidelijkt Koschitzki. "Daarnaast verzorgen wij ook rapportageschulingen," voegt hij toe. "Dat betekent ook dat de medewerkers van het laboratorium Friedle wijzigingen, bijvoorbeeld in de lay-out van keuringsrapporten of in de gegevensopslag, binnen korte tijd zelf kunnen doorvoeren – geheel zonder hulp van onze software-specialisten."

Trainingen en uitgebreide klantenservice indien gewenst

Voor een ander probleem heeft INTEGRIS LIMS eveneens een oplossing ontwikkeld: "Afgezien van de standaardtaal – onze LIMS is tot nu toe beschikbaar in het Duits en Engels – worden in laboratoria verschillende terminologieën gebruikt," legt Koschitzki uit. Bijvoorbeeld staan de termen monstersmateriaal en matrix voor hetzelfde; in laboratoria en bedrijven wordt echter vaak slechts één uitdrukking geprefereerd. "Om bijvoorbeeld keuringsrapporten met een eenduidige vocabulaire te kunnen opstellen, hebben wij de functies ‘Laboratortaal’ en een bijbehorend woordenboek geïntegreerd: Hier kunnen voor de in de praktijk gebruikte termen de juiste vakwoorden worden vastgelegd. Bepaalde termen worden dan – afhankelijk van de instelling van de taal – automatisch vervangen in schermen, tabellen en rapporten," vervolgt Koschitzki.

Om de laboratoriummedewerkers over de benodigde kennis te voorzien voor noodzakelijke wijzigingen in het systeem, voert INTEGRIS LIMS trainingen uit voor het gebruik van de software. Indien nodig biedt het bedrijf ook uitgebreide after-sales service en is het altijd in staat om klantvragen snel en persoonlijk te beantwoorden. De projectleider fungeert daarbij als directe contactpersoon, die de bijzonderheden van het geïnstalleerde systeem kent en tijdig hulp kan bieden. "Het nieuwe systeem is bij ons sinds februari in gebruik. Onze medewerkers kunnen goed met het LIMS overweg. Ook de persoonlijke begeleiding bij vragen verloopt soepel," meldt Friedle. Het laboratorium Friedle was zeer tevreden over de voortgang van het project en de hoge flexibiliteit van de software. Om gelijke tred te houden met de toenemende automatisering in de laboratoriumsector, werken beide bedrijven ook in de toekomst nauw samen. Daarbij optimaliseren ze geleidelijk de werkprocessen in het laboratorium, zodat laboratorium Friedle snel en flexibel kan inspelen op veranderende eisen.