Dobře vybaven pro budoucnost: modulární systém pro laboratorní informace a řízení integruje všechny pracovní procesy a je individuálně přizpůsobitelný

Podle zprávy portálu GIT-Labor jsou každý rok uváděna na trh přibližně 1 800 nových potravin. Výroba a prodej těchto produktů – od čerstvých surovin, jako je ovoce a zelenina, přes maso až po zpracované potraviny, například mléčné výrobky – podléhají přísným národním i mezinárodním předpisům, jejichž dodržování musí být pravidelně kontrolováno nezávislými zkušebními laboratořemi. (Zdroj: Thommy Weiss / pixelio.de)

Výroba a prodej potravin všeho druhu – od syrových surovin jako ovoce a zelenina, masa, přes zpracované potraviny až po mléčné výrobky – podléhá přísným národním i mezinárodním předpisům. Kromě toho stanovují i maloobchodní řetězce speciální kritéria kvality, která jsou pravidelně kontrolována. V důsledku toho musí být laboratoře pověřené k analýzám při dodržování těchto požadavků nejen v souladu s obecně platnými normami, ale také s požadavky obchodních řetězců a zprávy o kontrole musí být přizpůsobeny. I při použití běžného systému pro správu a evidenci laboratoří (LIMS) jsou tyto úkoly jen s velkým úsilím realizovatelné, protože většina systémů je velmi statická a jejich přizpůsobení specifickým laboratořím může provádět pouze výrobce softwaru. Proto hledala laboratoř Oberpfälzische Labor Friedle GmbH flexibilnější řešení. Software na míru nabízí společnost INTEGRIS LIMS GmbH: Vyvinula modulární, komplexní systém (ERP pro laboratoře), který je snadno předkonfigurovatelný a splňuje i požadavky obchodních řetězců. V případě potřeby lze všechny pracovní kroky od CRM přes správu vzorků až po fakturaci realizovat bez dalších rozhraní.

Podle zprávy portálu GIT-Laborportal je každý rok uváděno na trh přibližně 1 800 nových potravin. Nejen obchodní řetězce, ale i pověřené laboratoře, které pravidelně kontrolují kvalitu výrobků, musí být proto stále flexibilnější při plnění požadavků trhu. „Normy, které stanovují EU nebo národní úřady, představují pouze jednu stránku výzvy. To jsme například dokázali vyřešit online připojením na databázi pesticidů EU,“ vysvětluje Bernd Koschitzki, jednatel INTEGRIS LIMS GmbH. „Velkou roli hrají také požadavky maloobchodních řetězců: každá firma stanoví vlastní podmínky týkající se kvality potravin a limitů složek. Navíc musí být zprávy o kontrolách vyhotoveny v souladu s požadavky řetězců a zákazníků.“ Patří sem nejen specifické formátové požadavky, ale například i používání vlastních formulací firmy. Dále jsou stále více požadovány rozhraní, která umožní rychlý a bezpečný přenos dat obchodních řetězců do laboratoře.

Laboratoř Friedle GmbH, která mimo jiné provádí analýzy potravin pro různé maloobchodníky, dosud pracovala s běžným systémem LIMS. „V posledních letech se nám stále více ztížilo splnit požadavky řetězců s naším systémem,“ říká Albrecht Friedle, jednatel laboratoře Friedle GmbH. Změny v systému mohly být prováděny pouze původním dodavatelem LIMS. „Zcela nové nastavení často bylo spojeno s dodatečnými náklady,“ dodává Friedle. „Proto jsme se rozhodli pořídit si flexibilnější alternativu.“

Systém snadno přizpůsobitelný interním požadavkům

Velkým problémem při hledání nového LIMS bylo však to, že mnoho softwarových výrobců při vývoji nových systémů téměř nereaguje na měnící se požadavky a stále vyvíjí velmi statické systémy. Po delším výzkumu našla laboratoř Friedle na analytice v Mnichově: tam představila společnost INTEGRIS LIMS software iLIMS. Výjimečnost tohoto vývoje spočívá především v modulárním přístupu, díky němuž lze software jako stavebnici přizpůsobit konkrétním potřebám firmy. Zejména důležité bylo, aby systém umožňoval spojení mnoha interních procesů, které často musí být prováděny s různými programy – tzv. ostrovními řešeními – do jednoho systému, aniž by bylo nutné vytvářet další rozhraní. Patří sem například Customer Relationship Management (CRM), nákup, účetnictví, skladové a materiálové hospodářství nebo řízení projektů a kvality.

Laboratoř Friedle se nejprve rozhodla používat iLIMS pouze jako laboratorní systém a pro fakturaci; automatizace laboratoře a postupné rozšíření o další funkce měly být realizovány v následujících letech. Aby software od začátku splňoval všechny požadavky zákazníka, konzultovala projektová manažerka INTEGRIS LIMS nejprve podrobně s pracovníky různých oddělení laboratoře Friedle. Většina zaměstnanců výrobce softwaru již sama léta pracovala v laboratoři, takže dobře znají požadavky, které na systém kladou různé skupiny pracovníků. „Mnoho výrobců laboratořového softwaru vyvíjí téměř výhradně informatické odborníky a programátory. To může vést ke komunikačním problémům nebo dokonce nedorozuměním mezi vývojáři a vědci v laboratořích,“ říká projektová manažerka Kathleen Knöschke. Naopak u INTEGRIS LIMS mají všichni projektoví manažeři jak vědecké vzdělání, tak velmi výrazné technické znalosti. Knöschke je například ekologická biologka a odborná chemikyně pro analytiku a spektroskopii, která zná procesy v potravinářské laboratoři z vlastní zkušenosti. Díky tomu bylo již při přípravě projektu možné určit, jaké požadavky musí systém splnit z pohledu laboratoře – a také zda a jak je technicky možné realizovat.

Možnost změn bez znalosti programování

Po potvrzení technických detailů týmem laboratoře Friedle sestavil výrobce softwaru vhodný balíček. S iLIMS je nyní analyzační laboratoř schopna rychle a s minimální námahou splnit požadavky obchodních řetězců. „Pro zjednodušení přenosu dat od objednavatele k laboratoři jsou k dispozici rozhraní. Navíc je možné kdykoli rychle a bezpečně importovat plánované zakázky z formátů dat specifických pro řetězce nebo zákazníky,“ vysvětluje Knöschke. „Také lze urychlit různé kroky přípravy vzorků a vyhodnocování výsledků. Například automaticky se aktualizují limity z databáze pesticidů EU nebo přiřazují stanovené limity k výrobkům. Každý krok je možné sledovat.“

Kromě toho je možné zaznamenávat a registrovat vzorky pomocí RFID, čárového kódu nebo QR kódu, čímž se s velkou pravděpodobností vyloučí chyby – například záměna vzorků. Jakmile jsou k dispozici výsledky analýzy složení, lze zprávy o kontrolách automaticky vytvářet ve firemním formátu a podle předem stanovených pravidel je zasílat e-mailem, faxem nebo poštou příslušným adresátům, jako jsou zákazníci, obchodní řetězce nebo úřady. „Pro jednoduché úpravy, například zpráv o kontrolách nebo rozložení obrazovek, nejsou nutné žádné znalosti programování. Pokud má zákazník vlastní IT oddělení, může si také vytvářet vlastní funkce pomocí integrovaného skriptovacího jazyka. Navíc provádíme školení v reportingu,“ vysvětluje Koschitzki. „To znamená, že zaměstnanci laboratoře Friedle mohou sami během krátké doby upravovat například rozložení zpráv nebo ukládat data, aniž by potřebovali naši softwarovou podporu.“

Školení a komplexní zákaznický servis podle potřeby

INTEGRIS LIMS vyvinul také řešení pro další problém: „Kromě výchozího jazyka – náš systém je zatím dostupný v němčině a angličtině – se v laboratořích používají různé termíny,“ vysvětluje Koschitzki. Například termíny vzorkový materiál a matrice označují totéž, ale v laboratořích a firmách se často preferuje jen jeden výraz. „Aby například zprávy o kontrolách byly psány jednotným slovníkem, začlenili jsme funkce ‚Laboratorní jazyk‘ a příslušný slovník: zde lze uvést odborné termíny odpovídající běžně používaným výrazu. Vybrané termíny se pak podle nastavení jazyka automaticky nahrazují v rozhraních, tabulkách a zprávách,“ dodává Koschitzki.

Aby zaměstnanci laboratoře měli potřebné znalosti pro provádění změn v systému, provádí INTEGRIS LIMS školení k obsluze softwaru. Pokud je potřeba, nabízí společnost také komplexní poprodejní servis a je kdykoli schopna rychle a osobně odpovědět na dotazy zákazníků. Kontaktem je přímo projektový manažer, který zná specifika daného systému a může poskytnout pomoc v krátké době. „Nový systém je u nás v provozu od února. Naši zaměstnanci se s LIMS velmi dobře sžili. Také osobní podpora při dotazech funguje bez problémů,“ uvádí Friedle. Laboratoř Friedle byla s dosavadním průběhem projektu a vysokou flexibilitou softwaru velmi spokojena. Aby mohly obě společnosti i nadále držet krok s rostoucí automatizací v laboratořích, budou spolupracovat i v budoucnu. Postupně optimalizují pracovní procesy v laboratoři, aby mohla Friedle rychle a pružně reagovat na měnící se požadavky.