Vom Wartungsplan direkt an die Anlage

EUROAPI gehört weltweit zu den führenden Herstellern aktiver pharmazeutischer Wirkstoffe. Der Standort Frankfurt ist das größte Produktions- und Entwicklungszentrum des Unternehmens. © EUROAPI

Alle Instandhaltungsaufträge werden aus hinterlegten Wartungsplänen im SAP-System generiert und landen im Arbeitsvorrat der Techniker und können mobil vor Ort bearbeitet werden. © EUROAPI

Alle Instandhaltungsaufträge werden aus hinterlegten Wartungsplänen im SAP-System generiert und landen im Arbeitsvorrat der Techniker und können mobil vor Ort bearbeitet werden. © EUROAPI

In der Herstellung aktiver pharmazeutischer Wirkstoffe ist Präzision keine Option, sondern Voraussetzung. Das gilt für die Produktion und für alles, was sie am Laufen hält. Die Instandhaltung der eigenen Technik gehört für EUROAPI zum Tagesgeschäft. Jährlich wickelt das Unternehmen an 80.000 technischen Objekten rund 25.000 Wartungsaufträge ab – und das mobil, digital und direkt an der Anlage.

EUROAPI gehört weltweit zu den führenden Herstellern aktiver pharmazeutischer Wirkstoffe. Am Frankfurter Standort des Unternehmens, an dem sowohl Produktion als auch Entwicklung von Wirkstoffen betrieben werden, gilt dabei das streng regulierte GMP1-Umfeld. Jeder Schritt muss lückenlos dokumentiert werden. Dieser Dokumentations-Prozess in der Instandhaltung sollte effizienter werden und mobil durchführbar sein. Gemeinsam mit mindsquare führte EUROAPI    eine Lösung auf Basis von SAP Fiori ein und integrierte diese vollständig in die bestehende SAP-Systemlandschaft.

Von Frankfurt aus weltweit aktiv

Das Unternehmen ist aus der Sanofi-Gruppe hervorgegangen und betreibt heute Standorte in Frankreich, Ungarn, Italien und Deutschland. Das Produktportfolio umfasst rund 200 Wirkstoffe, die an Kunden in über 50 Ländern geliefert werden. Der Standort Frankfurt ist dabei auf die Produktion und Entwicklung kleiner chemischer Wirkstoffe sowie Peptide und Oligonukleotide spezialisiert und zählt mit fünf Betrieben, einem Lager und der Gebäudetechnik zu den größten und komplexesten Standorten des Unternehmens. Was das für die Instandhaltung bedeutet, wird schnell deutlich, denn Wartungsprozesse sind in diesem Umfeld kein Routinebetrieb. Viele einzelne Tätigkeiten summieren sich zu einem hochstrukturierten Prozess, der an jedem Punkt nachvollziehbar sein muss. Ein Beispiel dafür ist der Kalibrierprozess in der Prozessleittechnik: Messstellen wie Temperatursonden werden in definierten Intervallen auf ihre Funktion geprüft. Die Messwerte müssen direkt und lückenlos dokumentiert werden. Fehlerhafte Messungen können dazu führen, dass der Herstellprozess nicht den Vorgaben entspricht. Die produzierte Charge ist in diesem Fall unbrauchbar.

All diese Aufträge werden aus hinterlegten Wartungsplänen im SAP-System generiert und landen im Arbeitsvorrat der Techniker. „Bei der Zentrifugenwartung zum Beispiel zerlegen wir eine großvolumige Anlage komplett, prüfen die Lager, tauschen Dichtungen aus. Das ist eine aufwendige Arbeit, und jeder Schritt muss am Ende sauber im System dokumentiert sein", sagt Sebastian Gsimbsl, Administration Systems, der das Projekt bei EUROAPI Frankfurt begleitet hat. Die Datenbasis dafür lag bislang im SAP-System. Was fehlte, war der Zugriff auf diese Daten in Echtzeit dort, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet: an der Anlage selbst. Die Arbeitsaufträge mussten daher auf Papier gedruckt, ausgegeben und bearbeitet wieder ins System zurückgemeldet werden. „Laut GMP-Vorgaben sind wir verpflichtet Originaldokumente bis zu elf Jahre zu archivieren. Dadurch hatten wir mit dem Papierprozess einen hohen Zeit- und Ressourcenaufwand“, so Gsimbsl. Vorteilhaft ist daher besonders die digitale Dokumentation der Prozessabläufe. Denn die Messwerte der Temperatursonden beispielsweise sind damit ab dem Moment der Eingabe während der Prüfung, systemseitig verfügbar und GMP-konform langfristig nachvollziehbar.

Integration statt Insellösung

„Uns war früh klar, in welche Richtung die Lösung gehen sollte. Alle Daten liegen bei uns im SAP-System. Ein Systembruch hätte eine Datenübertragung vorausgesetzt, das wollten wir vermeiden", sagt Gsimbsl. Das SAP-Beratungs- und Entwicklungshaus mindsquare brachte einen überzeugenden Template-basierten Ansatz mit: die Lösung auf Basis von SAP Fiori passte das Projektteam individuell an die Prozesse, die Branche und den Sprachgebrauch von EUROAPI an. Im GMP-Umfeld gelten darüber hinaus strenge Regeln dafür, welche Anforderungen eine Systemumgebung zu erfüllen hat. Jede Funktion der Anwendung wurde deshalb zunächst separat getestet und formal freigegeben, bevor sie in die laufende SAP-Landschaft von EUROAPI integriert wurde. Der Pharmahersteller nutzt die Lösung künftig vollständig autark im Rahmen eines Einmalkaufs. Nach der Einführung liegt sie vollständig in den Händen des Unternehmens, ohne laufende Lizenzkosten oder vertragliche Abhängigkeit.

Mobile Endgeräte machen den Unterschied

Buchstäblich in den Händen der Techniker liegt nun der tägliche Einsatz der mobilen Endgeräte: als App auf dem Tablet, direkt an der Anlage. Wer einen Auftrag aufruft, sieht sofort, welche Ersatzteile kompatibel sind, ob sie im Lager verfügbar sind, und kann sie noch vor Ort reservieren. Messwerte werden in dem Moment erfasst, in dem sie anfallen, Fotos lassen sich direkt zum Auftrag hinzufügen. „Wir hatten von Anfang an den Eindruck, dass wir bei mindsquare gut aufgehoben sind und dass die Umsetzung so laufen wird, wie wir uns das vorgestellt haben. Auch auf persönlicher Ebene hat es mit unseren Ansprechpartnern einfach gepasst", resümiert Gsimbsl. Jeder Techniker meldet sich dabei mit seinem gewohnten SAP-Benutzerkonto an. Niemand musste sich erst an ein neues System oder eine neue Logik gewöhnen.

Die Resonanz unter den Technikern ließ nicht lange auf sich warten. Ob jung oder erfahren: Die Zeitersparnis ist für alle spürbar und zeigt sich unmittelbar in der täglichen Abwicklung. Ein Beispiel macht das besonders greifbar: Wo früher Mitarbeiter tageweise im Homeoffice saßen, um Dokumentationen der durchgeführten Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten manuell nachzupflegen, ist dieser Aufwand heute schlicht weggefallen. „Die Akzeptanz ist da, weil der Nutzen sofort sichtbar war", sagt Gsimbsl. 

Für EUROAPI ist das ein gelungener Start für weitere Projekte: Die Lösung wird bereits auf weitere europäische Standorte ausgerollt, und Prozesse über die vorbeugende Instandhaltung hinaus sind in Planung.

1 GMP (Good Manufacturing Practice) bezeichnet die Einhaltung strenger Qualitäts- und Dokumentationsstandards in der Produktion.