Directamente desde el plan de mantenimiento a la planta

EUROAPI se encuentra entre los principales fabricantes mundiales de principios activos farmacéuticos. La ubicación de Frankfurt es el mayor centro de producción y desarrollo de la empresa. © EUROAPI

Todos los órdenes de mantenimiento se generan a partir de los planes de mantenimiento almacenados en el sistema SAP y se colocan en la lista de trabajo de los técnicos, quienes pueden gestionarlos de forma móvil en el lugar. © EUROAPI

Todos los órdenes de mantenimiento se generan a partir de los planes de mantenimiento almacenados en el sistema SAP y se colocan en la lista de trabajo de los técnicos, quienes pueden gestionarlos de forma móvil en el lugar. © EUROAPI

En la fabricación de principios activos farmacéuticos, la precisión no es una opción, sino un requisito. Esto se aplica a la producción y a todo lo que la mantiene en marcha. El mantenimiento de la tecnología propia forma parte de la rutina diaria de EUROAPI. Anualmente, la empresa gestiona alrededor de 25.000 órdenes de mantenimiento en 80.000 objetos técnicos, de manera móvil, digital y directamente en la planta.

EUROAPI se encuentra entre los principales fabricantes mundiales de principios activos farmacéuticos. En la sede de Frankfurt de la empresa, donde se llevan a cabo tanto la producción como el desarrollo de principios activos, se cumple un entorno GMP1 estrictamente regulado. Cada paso debe estar documentado de manera exhaustiva. Este proceso de documentación en el mantenimiento debía ser más eficiente y realizable de forma móvil. Junto con mindsquare, EUROAPI implementó una solución basada en SAP Fiori y la integró completamente en el sistema SAP existente.

Desde Frankfurt, operando a nivel mundial

La empresa surgió del grupo Sanofi y hoy en día opera en Francia, Hungría, Italia y Alemania. Su cartera de productos incluye alrededor de 200 principios activos que se entregan a clientes en más de 50 países. La sede de Frankfurt está especializada en la producción y desarrollo de pequeños principios activos químicos, así como péptidos y oligonucleótidos, y cuenta con cinco plantas, un almacén y tecnología de edificios, siendo una de las instalaciones más grandes y complejas de la empresa. Lo que esto significa para el mantenimiento se hace rápidamente evidente, ya que los procesos de mantenimiento en este entorno no son operaciones rutinarias. Muchas tareas individuales se suman a un proceso altamente estructurado que debe ser rastreable en cada punto. Un ejemplo de ello es el proceso de calibración en la tecnología de control de procesos: puntos de medición como sondas de temperatura se verifican en intervalos definidos. Los valores de medición deben documentarse de forma directa y sin lagunas. Las mediciones incorrectas pueden hacer que el proceso de fabricación no cumpla con las especificaciones. En ese caso, el lote producido sería inutilizable.

Todos estos pedidos se generan a partir de planes de mantenimiento almacenados en el sistema SAP y se colocan en la lista de trabajo de los técnicos. “Por ejemplo, en el mantenimiento de centrífugas, desmontamos completamente un equipo de gran volumen, revisamos los rodamientos, cambiamos juntas. Es un trabajo laborioso, y cada paso debe estar claramente documentado en el sistema al final", dice Sebastian Gsimbsl, Systems Administration, quien acompañó el proyecto en EUROAPI Frankfurt. Hasta ahora, la base de datos para ello estaba en el sistema SAP. Lo que faltaba era el acceso a estos datos en tiempo real en el lugar donde realmente se realiza el trabajo: en la propia planta. Por ello, las órdenes de trabajo debían imprimirse en papel, entregarse y luego volver al sistema tras su procesamiento. “Según las directrices GMP, estamos obligados a archivar los documentos originales durante hasta once años. Esto implicaba un alto gasto de tiempo y recursos con el proceso en papel”, explica Gsimbsl. Por ello, la documentación digital de los procesos resulta especialmente ventajosa. Porque los valores de medición de las sondas de temperatura, por ejemplo, están disponibles en el sistema desde el momento de su entrada durante la prueba, y son rastreables a largo plazo conforme a GMP.

Integración en lugar de soluciones aisladas

“Desde el principio, tuvimos claro en qué dirección debía ir la solución. Todos los datos están en nuestro sistema SAP. Una interrupción del sistema habría requerido una transferencia de datos, y queríamos evitar eso", dice Gsimbsl. La consultora y desarrolladora SAP, mindsquare, propuso un enfoque basado en plantillas convincente: la solución basada en SAP Fiori adaptó el proyecto de forma individual a los procesos, la industria y el lenguaje de EUROAPI. Además, en el entorno GMP rigen reglas estrictas sobre los requisitos que debe cumplir un sistema. Por ello, cada función de la aplicación fue probada y aprobada formalmente antes de integrarla en el entorno SAP de EUROAPI. El fabricante farmacéutico usará la solución de forma completamente autónoma en un modelo de compra única. Tras su implementación, estará en manos de la empresa, sin costes de licencia continuos ni dependencia contractual.

Los dispositivos móviles marcan la diferencia

Ahora, la utilización diaria de los dispositivos móviles está en manos de los técnicos: como una app en la tableta, directamente en la planta. Cuando se llama a una orden, se ve inmediatamente qué piezas de repuesto son compatibles, si están disponibles en el almacén y si se pueden reservar en el lugar. Los valores de medición se registran en el momento en que se generan, y se pueden añadir fotos directamente a la orden. “Desde el principio, tuvimos la impresión de que estábamos en buenas manos con mindsquare y que la implementación sería como la habíamos imaginado. Además, en lo personal, la comunicación con nuestros interlocutores fue sencilla", resume Gsimbsl. Cada técnico inicia sesión con su cuenta habitual de SAP. Nadie tuvo que acostumbrarse a un sistema o lógica nuevos.

La respuesta de los técnicos no tardó en llegar. Ya sea joven o experimentado: el ahorro de tiempo es palpable para todos y se refleja inmediatamente en la gestión diaria. Un ejemplo lo hace especialmente tangible: donde antes los empleados pasaban días en casa para documentar manualmente las tareas de mantenimiento o reparación realizadas, hoy ese esfuerzo simplemente ya no existe. “La aceptación es alta porque el beneficio fue visible de inmediato", dice Gsimbsl.

Para EUROAPI, esto representa un buen comienzo para futuros proyectos: la solución ya se está implementando en otras ubicaciones europeas, y se están planificando procesos más allá del mantenimiento preventivo.

1 GMP (Good Manufacturing Practice) se refiere a la adhesión a estrictos estándares de calidad y documentación en la producción.