Bezpośrednio z planu konserwacji do urządzenia

EUROAPI jest jednym z wiodących na świecie producentów aktywnych substancji farmaceutycznych. Lokalizacja we Frankfurcie jest największym centrum produkcyjnym i rozwojowym firmy. © EUROAPI

Wszystkie zlecenia konserwacyjne są generowane z zapisanych planów konserwacji w systemie SAP i trafiają do magazynu zadań techników, którzy mogą je obsługiwać mobilnie na miejscu. © EUROAPI

Wszystkie zlecenia konserwacyjne są generowane z zapisanych planów konserwacji w systemie SAP i trafiają do zapasu pracy techników, którzy mogą je obsługiwać mobilnie na miejscu. © EUROAPI

W produkcji aktywnych substancji farmaceutycznych precyzja to nie opcja, lecz konieczność. Dotyczy to zarówno produkcji, jak i wszystkiego, co ją utrzymuje w ruchu. Utrzymanie własnej techniki jest dla EUROAPI codzienną rutyną. Rocznie firma realizuje na około 80 000 obiektów technicznych około 25 000 zleceń serwisowych – i to w sposób mobilny, cyfrowy i bezpośrednio przy urządzeniu.

EUROAPI jest jednym z wiodących na świecie producentów aktywnych substancji farmaceutycznych. W siedzibie firmy we Frankfurcie, gdzie prowadzone są zarówno produkcja, jak i rozwój substancji, obowiązuje ściśle regulowane środowisko GMP1. Każdy krok musi być dokumentowany bez luk. Ten proces dokumentacji w utrzymaniu ruchu powinien być bardziej efektywny i możliwy do realizacji mobilnie. Wspólnie z mindsquare EUROAPI wdrożyło rozwiązanie oparte na SAP Fiori i całkowicie zintegrowało je z istniejącym środowiskiem systemów SAP.

Z Frankfurtu na cały świat

Firma wywodzi się z grupy Sanofi i obecnie posiada oddziały we Francji, na Węgrzech, we Włoszech i w Niemczech. Portfolio produktów obejmuje około 200 substancji czynnych, które dostarczane są do klientów w ponad 50 krajach. Lokalizacja we Frankfurcie specjalizuje się w produkcji i rozwoju małych substancji chemicznych, peptydów i oligonukleotydów i jest jednym z największych i najbardziej złożonych oddziałów firmy, obejmującym pięć zakładów, magazyn i infrastrukturę techniczną. To, co oznacza dla utrzymania ruchu, jest szybko widoczne, ponieważ procesy serwisowe w tym środowisku nie są rutynowe. Wiele pojedynczych działań sumuje się do wysoko zorganizowanego procesu, który musi być możliwy do śledzenia na każdym etapie. Przykładem jest proces kalibracji w technice procesowej: punkty pomiarowe, takie jak sondy temperatury, są sprawdzane w określonych odstępach czasu. Wyniki pomiarów muszą być bezpośrednio i w pełni dokumentowane. Błędne pomiary mogą prowadzić do niezgodności procesu produkcyjnego z wymaganiami. W takim przypadku wyprodukowana partia jest nieużyteczna.

Wszystkie te zlecenia są generowane z zapisanych planów konserwacji w systemie SAP i trafiają do listy zadań techników. „Przykładowo, przy konserwacji wirówki rozbieramy całą dużą instalację, sprawdzamy łożyska, wymieniamy uszczelki. To pracochłonne zadanie, a każdy krok musi być na końcu dokładnie udokumentowany w systemie" – mówi Sebastian Gsimbsl, odpowiedzialny za systemy administracyjne, który nadzorował projekt we Frankfurcie. Baza danych do tego celu dotychczas znajdowała się w systemie SAP. Brakowało jednak dostępu do tych danych w czasie rzeczywistym tam, gdzie faktycznie odbywa się praca: przy urządzeniu. Zlecenia musiały być więc drukowane na papierze, wydawane i po wykonaniu zgłaszane z powrotem do systemu. „Zgodnie z wytycznymi GMP jesteśmy zobowiązani do archiwizacji oryginalnych dokumentów przez nawet do jedenastu lat. To powodowało duży nakład czasowy i zasobowy związany z papierowym procesem" – wyjaśnia Gsimbsl. Dlatego szczególnie korzystne jest cyfrowe dokumentowanie przebiegu procesów. Na przykład od momentu wprowadzenia danych pomiarowych sond temperatury podczas sprawdzania, są one dostępne systemowo i zgodne z GMP, co pozwala na długoterminową kontrolę i śledzenie.

Integracja zamiast rozwiązania odizolowanego

„Od początku wiedzieliśmy, w jakim kierunku powinna iść rozwiązanie. Wszystkie dane są w naszym systemie SAP. Chcieliśmy uniknąć przerwania systemu, które wymagałoby przesłania danych, a tego chcieliśmy uniknąć" – mówi Gsimbsl. Firma konsultingowa i deweloperska SAP, mindsquare, zaproponowała przekonujące podejście oparte na szablonach: rozwiązanie na bazie SAP Fiori dostosowano indywidualnie do procesów, branży i języka używanego w EUROAPI. W środowisku GMP obowiązują dodatkowo rygorystyczne zasady dotyczące wymagań dla środowiska systemowego. Każda funkcja aplikacji była najpierw testowana i formalnie zatwierdzana, zanim została zintegrowana z istniejącą infrastrukturą SAP EUROAPI. Producent farmaceutyczny będzie korzystał z rozwiązania w pełni autonomicznie, w ramach jednorazowego zakupu. Po wdrożeniu rozwiązanie będzie całkowicie w rękach firmy, bez stałych kosztów licencyjnych czy umownych zobowiązań.

Mobilne urządzenia robią różnicę

Praktycznie w rękach techników znajduje się codzienne korzystanie z urządzeń mobilnych: jako aplikacja na tablecie, bezpośrednio przy urządzeniu. Kiedy technik uruchamia zlecenie, od razu widzi, które części zamienne są kompatybilne, czy są dostępne w magazynie, i może je jeszcze na miejscu zarezerwować. Wyniki pomiarów są rejestrowane w momencie ich powstania, a zdjęcia można od razu dołączyć do zlecenia. „Od początku mieliśmy wrażenie, że jesteśmy w dobrych rękach u mindsquare i że realizacja przebiegnie tak, jak sobie to wyobrażaliśmy. Na poziomie osobistym też współpraca z naszymi kontaktami była bez zarzutu" – podsumowuje Gsimbsl. Każdy technik loguje się przy użyciu swojego standardowego konta SAP. Nikt nie musiał się uczyć nowego systemu czy logiki.

Reakcja techników nie trwała długo. Bez względu na wiek czy doświadczenie: oszczędność czasu jest odczuwalna dla wszystkich i od razu widoczna w codziennych działaniach. Przykład szczególnie to ilustruje: tam, gdzie wcześniej pracownicy spędzali dni w domu, ręcznie uzupełniając dokumentację przeprowadzonych prac konserwacyjnych lub naprawczych, dziś ten nakład po prostu zniknął. „Akceptacja jest, ponieważ korzyść była od razu widoczna" – mówi Gsimbsl.

Dla EUROAPI jest to udany początek kolejnych projektów: rozwiązanie jest już wdrażane w innych lokalizacjach w Europie, a plany obejmują także procesy wykraczające poza prewencyjne utrzymanie ruchu.

1 GMP (Good Manufacturing Practice) oznacza przestrzeganie rygorystycznych standardów jakości i dokumentacji w produkcji.