Direct vanuit het onderhoudsplan naar de installatie

EUROAPI behoort wereldwijd tot de toonaangevende fabrikanten van actieve farmaceutische ingrediënten. De locatie in Frankfurt is het grootste productie- en ontwikkelingscentrum van het bedrijf. © EUROAPI

Alle onderhoudsopdrachten worden gegenereerd uit opgeslagen onderhoudsplannen in het SAP-systeem en komen in de werkvoorraad van de technici terecht, waar ze mobiel ter plaatse kunnen worden verwerkt. © EUROAPI

Alle onderhoudsopdrachten worden gegenereerd uit opgeslagen onderhoudsplannen in het SAP-systeem en komen in de werkvoorraad van de technici terecht, waar ze mobiel ter plaatse kunnen worden verwerkt. © EUROAPI

In de productie van actieve farmaceutische ingrediënten is precisie geen optie, maar een vereiste. Dit geldt voor de productie en voor alles wat het draaiend houdt. Het onderhoud van de eigen techniek behoort voor EUROAPI tot de dagelijkse gang van zaken. Jaarlijks behandelt het bedrijf ongeveer 25.000 onderhoudsopdrachten op 80.000 technische objecten – en dat mobiel, digitaal en direct aan de installatie.

EUROAPI behoort wereldwijd tot de toonaangevende fabrikanten van actieve farmaceutische ingrediënten. Op de locatie in Frankfurt, waar zowel productie als ontwikkeling van ingrediënten plaatsvinden, geldt het streng gereguleerde GMP1-omgeving. Elke stap moet volledig gedocumenteerd worden. Dit documentatieproces in het onderhoud moest efficiënter worden en mobiel uitvoerbaar zijn. In samenwerking met mindsquare heeft EUROAPI een oplossing op basis van SAP Fiori geïntroduceerd en deze volledig geïntegreerd in de bestaande SAP-systeemlandschap.

Vanuit Frankfurt wereldwijd actief

Het bedrijf is voortgekomen uit de Sanofi-groep en heeft tegenwoordig locaties in Frankrijk, Hongarije, Italië en Duitsland. Het productportfolio omvat ongeveer 200 ingrediënten die aan klanten in meer dan 50 landen worden geleverd. De locatie in Frankfurt is gespecialiseerd in de productie en ontwikkeling van kleine chemische ingrediënten, evenals peptiden en oligonucleotiden, en behoort met vijf fabrieken, een magazijn en gebouwentechniek tot de grootste en meest complexe locaties van het bedrijf. Wat dit betekent voor het onderhoud, wordt snel duidelijk, want onderhoudsprocessen in deze omgeving zijn geen routinewerkzaamheden. Veel afzonderlijke taken vormen samen een hooggestructureerd proces dat op elk punt traceerbaar moet zijn. Een voorbeeld hiervan is het kalibratieproces in de procesbesturingstechniek: meetpunten zoals temperatuursensoren worden op vaste intervallen gecontroleerd op hun werking. De meetwaarden moeten direct en volledig gedocumenteerd worden. Foutieve metingen kunnen ertoe leiden dat het productieproces niet aan de specificaties voldoet. In dat geval is de geproduceerde batch onbruikbaar.

Al deze opdrachten worden gegenereerd uit opgeslagen onderhoudsplannen in het SAP-systeem en komen in de werklijst van de technici terecht. "Bij het onderhoud van centrifuges bijvoorbeeld demonteren we een grote installatie volledig, controleren we de lagers, vervangen we afdichtingen. Dat is een arbeidsintensieve taak, en elke stap moet uiteindelijk netjes in het systeem worden gedocumenteerd," zegt Sebastian Gsimbsl, Systems Administration, die het project bij EUROAPI Frankfurt begeleidt. De gegevensbasis daarvoor lag tot nu toe in het SAP-systeem. Wat ontbrak, was de toegang tot deze gegevens in real-time op de plek waar het werk daadwerkelijk plaatsvindt: aan de installatie zelf. De werkopdrachten moesten daarom op papier worden afgedrukt, uitgegeven en na verwerking weer teruggemeld worden in het systeem. "Volgens GMP-voorschriften zijn we verplicht om originele documenten tot elf jaar te archiveren. Hierdoor hadden we met het papierproces een hoge tijd- en resource-inzet," aldus Gsimbsl. Het digitale documenteren van de processtappen is daarom vooral voordelig. Want de meetwaarden van bijvoorbeeld temperatuursensoren zijn vanaf het moment van invoer tijdens de controle systematisch beschikbaar en GMP-conform langdurig traceerbaar.

Integratie in plaats van eilandoplossing

"Het was ons vanaf het begin duidelijk in welke richting de oplossing moest gaan. Alle gegevens liggen bij ons in het SAP-systeem. Een systeemdoorbraak zou een gegevensoverdracht vereisen, dat wilden we voorkomen," zegt Gsimbsl. Het SAP-advies- en ontwikkelhuis mindsquare bracht een overtuigende template-gebaseerde aanpak mee: de oplossing op basis van SAP Fiori paste het projectteam individueel aan de processen, de branche en de taalgebruik van EUROAPI aan. In het GMP-omgeving gelden bovendien strenge regels voor de eisen waaraan een systeemomgeving moet voldoen. Elke functie van de applicatie werd daarom eerst afzonderlijk getest en formeel goedgekeurd voordat deze werd geïntegreerd in de lopende SAP-omgeving van EUROAPI. De farmaceutische fabrikant gebruikt de oplossing in de toekomst volledig autonoom binnen een eenmalige aankoop. Na de implementatie ligt deze volledig in handen van het bedrijf, zonder doorlopende licentiekosten of contractuele afhankelijkheid.

Mobiele apparaten maken het verschil

Letterlijk in de handen van de technici ligt nu de dagelijkse inzet van de mobiele apparaten: als app op de tablet, direct aan de installatie. Wie een opdracht oproept, ziet meteen welke reserveonderdelen compatibel zijn, of ze op voorraad zijn, en kan ze nog ter plekke reserveren. Meetwaarden worden op het moment dat ze worden gegenereerd vastgelegd, foto's kunnen direct aan de opdracht worden toegevoegd. "We hadden vanaf het begin het idee dat we bij mindsquare goed zaten en dat de implementatie zou verlopen zoals wij ons dat hadden voorgesteld. Ook op persoonlijk vlak klikte het met onze contactpersonen," concludeert Gsimbsl. Elke technicus meldt zich aan met zijn gebruikelijke SAP-gebruikersaccount. Niemand hoefde zich eerst aan een nieuw systeem of een nieuwe logica te wennen.

De respons onder de technici liet niet lang op zich wachten. Of ze nu jong of ervaren zijn: de tijdswinst is voor iedereen merkbaar en komt direct tot uiting in de dagelijkse afhandeling. Een voorbeeld maakt dat extra tastbaar: waar medewerkers vroeger dagenlang thuiswerkten om documentaties van uitgevoerde onderhouds- of reparatiewerkzaamheden handmatig bij te houden, is deze inspanning vandaag de dag eenvoudigweg weggevallen. "De acceptatie is er omdat het nut meteen zichtbaar was," zegt Gsimbsl. 

Voor EUROAPI is dit een succesvolle start voor verdere projecten: de oplossing wordt al uitgerold naar andere Europese locaties, en processen voor preventief onderhoud en meer staan in de planning.

1 GMP (Good Manufacturing Practice) verwijst naar het naleven van strenge kwaliteits- en documentatiestandaarden in de productie.