Dal piano di manutenzione direttamente all'impianto

EUROAPI è uno dei principali produttori mondiali di principi attivi farmaceutici. La sede di Francoforte è il più grande centro di produzione e sviluppo dell'azienda. © EUROAPI

Tutti gli ordini di manutenzione vengono generati dai piani di manutenzione memorizzati nel sistema SAP e finiscono nella lista di lavoro dei tecnici, che possono elaborarli in mobilità sul posto. © EUROAPI

Tutti gli ordini di manutenzione vengono generati dai piani di manutenzione memorizzati nel sistema SAP e finiscono nella lista di lavoro dei tecnici, che possono essere gestiti anche in mobilità sul posto. © EUROAPI

Nella produzione di principi attivi farmaceutici, la precisione non è un'opzione, ma una condizione indispensabile. Questo vale per la produzione e per tutto ciò che la mantiene in funzione. La manutenzione delle proprie tecnologie fa parte delle attività quotidiane di EUROAPI. Ogni anno l'azienda gestisce circa 25.000 ordini di manutenzione su 80.000 oggetti tecnici – e tutto questo in modo mobile, digitale e direttamente presso l'impianto.

EUROAPI è uno dei principali produttori mondiali di principi attivi farmaceutici. La sede dell'azienda a Francoforte, dove si svolgono sia la produzione che lo sviluppo di principi attivi, opera in un ambiente GMP1 strettamente regolamentato. Ogni passaggio deve essere documentato in modo completo. Questo processo di documentazione nella manutenzione doveva diventare più efficiente e eseguibile in mobilità. In collaborazione con mindsquare, EUROAPI ha implementato una soluzione basata su SAP Fiori e l'ha integrata completamente nel sistema SAP esistente.

Da Francoforte in tutto il mondo

L'azienda è nata dal gruppo Sanofi e oggi gestisce sedi in Francia, Ungheria, Italia e Germania. Il portafoglio prodotti comprende circa 200 principi attivi, consegnati a clienti in oltre 50 paesi. La sede di Francoforte è specializzata nella produzione e nello sviluppo di piccoli principi chimici, nonché di peptidi e oligonucleotidi, ed è tra le più grandi e complesse dell'azienda, con cinque stabilimenti, un magazzino e tecnologie edilizie. Ciò che ciò comporta per la manutenzione diventa rapidamente evidente, poiché i processi di manutenzione in questo ambiente non sono operazioni di routine. Molte attività singole si sommano a un processo altamente strutturato, che deve essere tracciabile in ogni punto. Un esempio è il processo di calibrazione nella tecnologia di controllo di processo: le apparecchiature di misura come le sonde di temperatura vengono controllate a intervalli definiti. I valori di misura devono essere documentati in modo diretto e completo. Errori di misurazione possono portare a processi di produzione non conformi alle specifiche. In tal caso, il lotto prodotto risulta inutilizzabile.

Tutti questi ordini vengono generati dai piani di manutenzione memorizzati nel sistema SAP e finiscono nel backlog dei tecnici. "Per esempio, nella manutenzione delle centrifughe, smontiamo completamente un impianto di grandi dimensioni, controlliamo i cuscinetti, sostituiamo le guarnizioni. È un lavoro impegnativo, e ogni passaggio deve essere accuratamente documentato nel sistema", afferma Sebastian Gsimbsl, Systems Administration, che ha seguito il progetto presso EUROAPI Francoforte. La base dati era fino a quel momento nel sistema SAP. Quello che mancava era l'accesso a questi dati in tempo reale nel luogo in cui si svolge il lavoro: direttamente sull'impianto. Perciò, gli ordini di lavoro dovevano essere stampati su carta, consegnati e poi reinseriti nel sistema. "Secondo le normative GMP, siamo obbligati ad archiviare i documenti originali fino a undici anni. Questo comportava un elevato dispendio di tempo e risorse con il processo cartaceo", spiega Gsimbsl. La documentazione digitale dei processi rappresenta quindi un vantaggio particolare, poiché i valori di misura delle sonde di temperatura, ad esempio, sono disponibili dal momento dell'inserimento durante la verifica e sono tracciabili a lungo termine in conformità GMP.

Integrazione anziché soluzione isolata

"Fin dall'inizio, avevamo chiaro in quale direzione doveva andare la soluzione. Tutti i dati sono nel nostro sistema SAP. Un'interruzione del sistema avrebbe richiesto una trasmissione dei dati, cosa che volevamo evitare", afferma Gsimbsl. La casa di consulenza e sviluppo SAP mindsquare ha proposto un approccio basato su template convincente: la soluzione su base SAP Fiori è stata adattata dal team di progetto alle specifiche dei processi, del settore e del linguaggio di EUROAPI. In un ambiente GMP, ci sono inoltre regole rigorose su quali requisiti deve soddisfare un sistema. Ogni funzione dell'applicazione è stata testata e approvata formalmente prima di essere integrata nell'ambiente SAP di EUROAPI. Il produttore farmaceutico utilizzerà la soluzione in modo completamente autonomo in un acquisto singolo. Dopo l'implementazione, sarà completamente nelle mani dell'azienda, senza costi di licenza ricorrenti o dipendenza contrattuale.

Dispositivi mobili fanno la differenza

Letteralmente nelle mani dei tecnici, ora si trova l'uso quotidiano dei dispositivi mobili: come app su tablet, direttamente sull'impianto. Chi avvia un ordine vede immediatamente quali pezzi di ricambio sono compatibili, se sono disponibili in magazzino, e può riservarli sul posto. I valori di misura vengono registrati nel momento in cui vengono rilevati, e le foto possono essere aggiunte direttamente all'ordine. "Fin dall'inizio, abbiamo avuto l'impressione di essere in buone mani con mindsquare e che l'implementazione sarebbe andata come ci aspettavamo. Anche a livello personale, i nostri referenti sono stati molto affini", riassume Gsimbsl. Ogni tecnico si collega con il proprio account SAP abituale. Nessuno ha dovuto abituarsi a un nuovo sistema o a una nuova logica.

Il riscontro tra i tecnici non si è fatto attendere. Che siano giovani o esperti: il risparmio di tempo è percepibile da tutti e si riflette immediatamente nella gestione quotidiana. Un esempio rende tutto più concreto: dove prima i dipendenti lavoravano a distanza di giorni in smart working per aggiornare manualmente le documentazioni di manutenzione o riparazione, oggi questa fatica è praticamente scomparsa. "L'accettazione è alta, perché il beneficio è stato subito visibile", afferma Gsimbsl.

Per EUROAPI, questo rappresenta un buon inizio per altri progetti: la soluzione viene già estesa ad altre sedi europee, e sono in fase di pianificazione processi oltre la manutenzione preventiva.

1 GMP (Good Manufacturing Practice) indica il rispetto di rigorosi standard di qualità e documentazione nella produzione.