Top-hôpital aux États-Unis garantit le respect des réglementations légales concernant le sang, les médicaments, les vaccins et la nutrition

Un hôpital basé aux États-Unis est reconnu comme l’un des dix systèmes de santé les plus innovants en raison de ses soins cliniques et de l’utilisation révolutionnaire de la télémédecine. Il utilise le système de surveillance continue viewLinc de Vaisala pour superviser des applications telles que les laboratoires de traitement, les pharmacies, les salles de traitement, les salles d’opération, les banques de sang et de tissus, ainsi que l’alimentation et la nutrition. En principe, tout environnement contenant des matériaux sensibles à la température. Depuis plusieurs années, viewLinc est le système de surveillance pour tous les campus et cliniques de cet hôpital.

Le responsable des opérations, qui a supervisé l’installation et la mise en service du système, déclare : « Nous disposons de plus de 1 500 réfrigérateurs et congélateurs. Nous avons installé viewLinc comme notre système central de surveillance. L’objectif était de garantir que tous les départements de l’hôpital respectent efficacement et de manière cohérente les normes et exigences des nombreuses autorités de surveillance qui contrôlent les établissements de santé. »

Une de ces autorités est la Joint Commission (JC), un organisme d’accréditation important qui certifie les organisations et programmes de santé aux États-Unis. La JC peut effectuer des inspections surprises entre 18 et 36 mois après une inspection complète précédente (24 mois pour les laboratoires). En général, l’hôpital n’est pas informé de la date de l’inspection. Lors d’une inspection typique, les experts examinent les enregistrements de température pour déterminer si les médicaments sont stockés dans des conditions conformes aux exigences du produit ou du processus. Les experts de la Joint Commission exigent que les organisations documentent les processus de maintien et de surveillance des températures contrôlées. Une autre autorité importante est le Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), une agence gouvernementale qui supervise de nombreux programmes de santé fédéraux, y compris la technologie de l’information et l’utilisation des dossiers de santé électroniques.

Standardisation de la surveillance de la température

Le responsable des opérations se souvient que de nombreux départements utilisaient, avant l’installation de viewLinc, leurs propres procédures, processus et appareils pour la surveillance. C’est pourquoi les enregistrements des conditions environnementales n’étaient pas centralisés. Certains étaient manuels, d’autres électroniques. Pour certains zones surveillées, il n’y avait pas d’alertes, et les enregistrements n’étaient pas standardisés en termes de données et de méthodes de rapport. Par exemple, le personnel vérifiait la température d’un réfrigérateur à médicaments à 8h00 et 20h00 pour enregistrer manuellement les données à partir d’un thermomètre électronique. Dans une autre section, l’appareil pouvait disposer d’un capteur de surveillance de la température intégré avec une alarme acoustique locale en cas de déviation. Souvent, différents formulaires de collecte de données, divers appareils de mesure de température et différentes méthodes de gestion des informations étaient utilisés.

Une fois viewLinc installé, tous les appareils, processus de données, rapports et alertes ont été standardisés dans tous les environnements contrôlés de l’hôpital. En tant que gestionnaire du nouveau système de surveillance de la température, le responsable des opérations a été nommé administrateur du système viewLinc. Il supervise donc l’équipe qui utilise viewLinc, la gestion des rapports, l’accès au système et la transmission des alertes.

Conformité réglementaire et simplification de l’accréditation

Après la mise en place du système, l’inspection de l’hôpital par la Joint Commission a eu lieu.

« L’inspecteur était satisfait de la mise en place de la surveillance de la température, ce qui a été une grande réussite pour nous. La validation du système a été effectuée par Vaisala dans le cadre de notre plan de support. Notre équipe d’assurance qualité et de contrôle, ainsi que nos techniciens, qui ont signé les documents de validation, étaient très satisfaits. »

Lors de la configuration du système viewLinc, ce responsable a programmé les alertes pour que les notifications par e-mail contiennent des informations détaillées et spécifiques en fonction de l’emplacement. La notification indique où se trouve l’alerte, l’état de l’appareil, la personne à contacter, son numéro de téléphone et, si nécessaire, un numéro hors heures ouvrables. L’alerte viewLinc est envoyée à l’équipe de surveillance qui transmet les données au personnel concerné selon les instructions de l’alerte. Si l’installation est fermée, un membre de l’équipe technique est immédiatement informé pour vérifier l’alerte.

Pendant peu de temps après l’installation de viewLinc, une déviation de température a été détectée dans l’un des réfrigérateurs de la banque de sang. La banque de sang n’avait pas encore validé le système viewLinc et utilisait toujours l’ancien système de surveillance, tandis que viewLinc fonctionnait en parallèle en attente de validation. L’alerte du système plus ancien a été ignorée par le personnel, mais le logger de données viewLinc a envoyé une alerte à l’équipe de surveillance, qui a informé la banque de sang de la déviation de température dans leur réfrigérateur. Si la banque de sang n’avait pas reçu l’alerte de viewLinc, des produits sanguins précieux auraient pu être perdus.

Le responsable des opérations affirme que les avantages d’un système de surveillance unique et standardisé ne peuvent être surestimés. « La maintenance est simple, la formation du personnel beaucoup plus facile, notre flux de travail est simplifié et la génération de rapports pour les autorités de surveillance est standardisée. »

« Les réglementations et normes varient selon l’organisation. La gestion des aliments et de la nutrition a des exigences différentes de celles des laboratoires ou des cliniques. Mais avec viewLinc, nous produisons des rapports qui incluent toutes les informations pertinentes pour toutes les autorités de surveillance ou organismes d’accréditation. »

Soins particuliers pour les vaccins

Les cliniques de cet hôpital font partie du réseau de soins aigus (ACN) et du programme Vaccines for Children (VFC). Le responsable des opérations a collaboré avec les cliniques pour adapter un flux de travail et des rapports viewLinc conformes au VFC. Selon les normes VFC, les capteurs du système de surveillance de la température doivent être calibrés dans un laboratoire accrédité ILAC. Sinon, le certificat doit contenir les résultats de mesure et une déclaration attestant qu’il répond à la norme ISO 17025. Les certificats de calibration doivent être disponibles pour inspection. viewLinc dispose de fonctions d’alerte pour le statut de calibration de l’appareil.

« Le VFC exige également que toutes les déviations de température soient documentées et que les enregistrements de température soient conservés pendant au moins trois ans, et que les examinateurs aient accès à au moins trois mois de données de température », explique le responsable. « Avec viewLinc, tous les protocoles de température pour chaque appareil utilisé pour stocker des vaccins sont disponibles pour chaque période. »

Conformément aux exigences VFC, les plages de température de stockage doivent être associées à une période précise, avec des valeurs minimales et maximales, et signées par le personnel désigné. Depuis l’installation du système viewLinc, des inspections ont été menées par le VFC, et celles-ci se sont déroulées avec succès.

« Nous étions heureux et soulagés d’avoir la bénédiction du VFC pour notre système de surveillance », se souvient le responsable des opérations.

La phase 1 de la rénovation du système de surveillance environnementale de cet hôpital comprenait tous les réfrigérateurs et congélateurs. Une extension à cinq hôpitaux connectés est également en cours. La phase 2 consiste à ajouter de nouveaux paramètres et applications, notamment la température et l’humidité ambiantes, le CO2, ainsi que les applications de basses températures jusqu’à -175 °C. Après la mise en service de viewLinc, le responsable des opérations prévoit une extension fluide du système et d’autres succès auprès des autorités de surveillance.