Top-ziekenhuis in de VS garandeert naleving van wettelijke voorschriften voor bloed, medicijnen, vaccins en voeding

Een in de VS gevestigd ziekenhuis wordt erkend als een van de tien meest innovatieve zorgsystemen vanwege zijn klinische zorg en baanbrekende inzet van telezorg. Het maakt gebruik van het continue bewakingssysteem viewLinc van Vaisala om toepassingen zoals verwerkingslaboratoria, apotheken, behandelkamers, operatiekamers, bloed- en weefselbanken, evenals voedsel en voeding te monitoren. In feite elke omgeving waar temperatuurgevoelige materialen aanwezig zijn. Sinds enkele jaren is viewLinc het bewakingssysteem voor alle campussen en klinieken in dit ziekenhuis.

De Operations Manager, die verantwoordelijk was voor de installatie en implementatie van het systeem, zegt: "We beschikken over meer dan 1.500 koelkasten en vriezers. We hebben viewLinc geïnstalleerd als ons centrale bewakingssysteem. Het doel was ervoor te zorgen dat alle afdelingen in het ziekenhuis de normen en eisen van de vele toezichthoudende instanties die de gezondheidszorg controleren, effectief en consistent kunnen naleven."

Een van deze toezichthouders is de Joint Commission (JC), een belangrijke accrediteringsorganisatie die gezondheidsorganisaties en -programma's in de VS accrediteert. De JC kan onaangekondigde inspecties uitvoeren tussen 18 en 36 maanden na een eerdere uitgebreide inspectie (24 maanden voor laboratoria). Gewoonlijk wordt het ziekenhuis niet geïnformeerd over de inspectiedatum. Tijdens een typische inspectie controleren deskundigen de temperatuurregistraties om te bepalen of medicijnen onder de juiste condities worden opgeslagen volgens de product- of procesvereisten. JC-inspecteurs eisen dat organisaties processen documenteren voor het handhaven en bewaken van gecontroleerde temperaturen. Een andere belangrijke toezichthouder is de Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), een overheidsinstantie die talrijke federale gezondheidsprogramma's bewaakt, inclusief informatietechnologie en het gebruik van elektronische medische dossiers.

Standaardisatie van temperatuurmonitoring

De Operations Manager herinnert zich dat veel afdelingen vóór de installatie van viewLinc hun eigen procedures, processen en apparaten voor bewaking gebruikten. Om die reden werden de registraties van omgevingsomstandigheden niet gecentraliseerd. Sommige waren handmatig, andere elektronisch. Voor sommige bewaakte gebieden waren er geen alarmmeldingen en waren de gegevens en rapportagemethoden niet gestandaardiseerd. Bijvoorbeeld, het personeel controleerde de temperaturen van een medicijnkoelkast om 8:00 en 20:00 uur en noteerde de gegevens handmatig van een elektronisch thermometer. In een andere afdeling had het apparaat mogelijk een ingebouwde temperatuurbewaking met een lokaal akoestisch alarm bij afwijkingen. Vaak werden verschillende formulieren gebruikt voor het vastleggen van gegevens, diverse apparaten voor temperatuurmeting en verschillende procedures voor het beheren van de informatie.

Zodra viewLinc was geïnstalleerd, werden alle apparaten, datastromen, rapporten en alarmen gestandaardiseerd in alle gecontroleerde omgevingen binnen het ziekenhuis. Als beheerder van het nieuwe temperatuur bewakingssysteem werd de Operations Manager benoemd tot systembeheerder van viewLinc. Hij neemt de leiding over het team dat viewLinc gebruikt en houdt toezicht op rapportage, systeemtoegang en het doorsturen van alarmen.

Voldoen aan wettelijke voorschriften en vereenvoudigde accreditering

Nadat het systeem was geïmplementeerd, voerde de Joint Commission een inspectie uit in het ziekenhuis.

"De inspecteur was tevreden over de inrichting van de temperatuurmonitoring, en dat was een groot succes voor ons. De validatie van het systeem werd uitgevoerd door Vaisala als onderdeel van ons supportplan. Ons team voor kwaliteitsborging en -controle en onze technici, die de validatiedocumenten ondertekenden, waren zeer tevreden."

Bij de installatie van het viewLinc-systeem configureerde deze manager de alarmmeldingen zo dat e-mailnotificaties gedetailleerde en specifieke informatie bevatten op basis van de locatie. De melding geeft aan waar het alarm zich bevindt, evenals de toestand van het apparaat, de contactpersoon, hun telefoonnummer en indien nodig een nummer buiten kantooruren. Het viewLinc-alarm wordt gestuurd naar het bewakingsteam, dat de gegevens volgens de alarminstructies doorgeeft aan het verantwoordelijke personeel. Als de faciliteit gesloten is, wordt onmiddellijk een lid van het technische team gewaarschuwd om het alarm te controleren.

Kort na de installatie van viewLinc werd bij een van de bloedbankkoelkasten een temperatuurdaling vastgesteld. In de bloedbank was het viewLinc-systeem nog niet gevalideerd en werd nog het oude bewakingssysteem gebruikt, terwijl viewLinc parallel liep en wachtte op validatie. Het alarm van het oudere systeem werd door de medewerkers over het hoofd gezien, maar de data logger van viewLinc stuurde een alarm naar het bewakingsteam, dat de bloedbank informeerde over welke koelkast de afwijking had. Als de bloedbank het alarm van viewLinc niet had ontvangen, zouden mogelijk waardevolle bloedproducten verloren zijn gegaan.

De Operations Manager zegt dat de voordelen van één gestandaardiseerd bewakingssysteem niet hoog genoeg kunnen worden ingeschat. "Het onderhoud is eenvoudig, de training van het personeel veel makkelijker, onze werkprocessen zijn vereenvoudigd en de rapportage aan toezichthouders is gestandaardiseerd."

"Verschillende voorschriften en normen verschillen per organisatie. Voedsel en voeding hebben andere eisen dan laboratorium- of kliniekactiviteiten. Maar met viewLinc maken we rapporten die alle relevante informatie bevatten voor alle toezichthouders of accrediteringsinstanties."

Bijzondere zorg voor vaccins

De klinieken van dit ziekenhuis maken deel uit van het Acute Zorg Netwerk (ACN) en het Vaccinatie voor Kinderen Programma (VFC). De Operations Manager werkte samen met de klinieken om een werkwijze en viewLinc-rapporten aan te passen voor VFC-conformiteit. Volgens de VFC-standaarden moeten de sensoren van het temperatuurmonitoringsysteem worden gekalibreerd in een laboratorium dat geaccrediteerd is volgens ILAC-standaarden. Anders moet het kalibratiecertificaat meetresultaten bevatten en een verklaring dat het voldoet aan ISO 17025-standaarden. De kalibratiecertificaten moeten beschikbaar zijn voor inspectie. viewLinc beschikt over alarmfuncties voor de kalibratiestatus van het apparaat.

"De VFC vereist bovendien dat alle temperatuurafwijkingen worden gedocumenteerd en dat temperatuurgegevens minimaal drie jaar worden bewaard, waarbij beoordelaars minstens drie maanden aan temperatuurgegevens moeten kunnen inzien," vertelt de manager. "Met viewLinc zijn alle temperatuurprotocollen voor elk apparaat dat wordt gebruikt voor het opslaan van vaccins, voor elke periode beschikbaar."

Volgens de VFC-eisen moeten de opslagtemperatuurgebieden aan een exacte tijd worden gekoppeld, minimale en maximale waarden bevatten en ondertekend worden door gekwalificeerd personeel. Sinds de installatie van het viewLinc-systeem heeft de VFC inspecties uitgevoerd, en de inspectie verliep goed.

"We waren blij en opgelucht dat we de zegen van de VFC hadden voor het bewakingssysteem," herinnert de Operations Manager zich.

Fase 1 van de herziening van het omgevingsbewakingssysteem van dit ziekenhuis omvatte alle koelkasten en vriezers. Daarnaast wordt een uitbreiding uitgevoerd naar vijf verbonden ziekenhuizen. Fase 2 betreft de toevoeging van nieuwe parameters en toepassingen, inclusief omgevingstemperatuur en -vochtigheid, CO2 en lage-temperatuurtoepassingen tot -175 °C. Nu viewLinc al in gebruik is, verwacht de Operations Manager een soepele uitbreiding van het systeem en verdere successen bij de toezichthouders.