Voordat de waarschuwingbrief komt: Waarom een digitale, manipulatieteste en automatische apparaatkwalificatie een hoge gegevensintegriteit garandeert

Chromatografische systemen bevatten tal van componenten die regelmatig gecontroleerd en onderhouden moeten worden om een nauwkeurige werking van de apparaten te garanderen. (Bron: AnaTox GmbH & Co. KG)

Chromatografische systemen bevatten tal van componenten die regelmatig gecontroleerd en onderhouden moeten worden om een nauwkeurige werking van de apparaten te garanderen. (Bron: AnaTox GmbH & Co. KG)

Chromatografische systemen bevatten tal van componenten die regelmatig gecontroleerd en onderhouden moeten worden om een nauwkeurige werking van de apparaten te garanderen. (Bron: AnaTox GmbH & Co. KG)

Veel laboratoria in verschillende sectoren gebruiken chromatografische systemen voor een nauwkeurige scheiding van stoffen. (Bron: AnaTox GmbH & Co. KG)

Alle parameters worden continu gecontroleerd en de verzamelde resultaten – inclusief alle ruwe gegevens en metadata – worden opgeslagen in de eigen AIQ-database, zodat ze niet door externe toegang kunnen worden gemanipuleerd. (Bron: AnaTox GmbH & Co. KG)

Detlef Wilhelm is directeur van AnaTox GmbH & Co. KG en heeft met de AIQ-software een ALCOA-conforme kwalificatiesoftware ontwikkeld voor chromatografische systemen. (Bron: AnaTox GmbH & Co. KG)

Zonder betrouwbare en volledige onderzoeksgegevens is er ook geen goedkeuring voor bijvoorbeeld nieuwe medicijnen. Daarom zijn laboratoria wereldwijd bij hun documentatie onder andere verplicht om de ALCOA-richtlijnen van de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) voor hun meetsystemen na te leven. Als tijdens een audit blijkt dat er lacunes zijn, omdat bijvoorbeeld bepaalde metadata verdwenen zijn of handmatige aanpassingen niet te traceren zijn, kan dit leiden tot strengere voorschriften en in herhaalde gevallen zelfs tot sluiting van het laboratorium. Om vanaf het begin een hoge gegevensintegriteit te waarborgen, biedt AnaTox speciale software aan die het laboratorium in staat stelt om alle onderhouds-, reparatie- en kwalificatiegegevens betrouwbaar en manipulatiewaar te verzamelen en te documenteren. De AIQ-tool-software is daarbij bijzonder gebruiksvriendelijk: de kwalificaties kunnen zowel door een ervaren technicus als door een getrainde interne medewerker worden uitgevoerd – de resultaten zijn vergelijkbaar en normconform.

In veel laboratoria behoort naast het eigenlijke onderzoek ook het verzamelen en beoordelen van de daarbij gegenereerde gegevens tot de dagelijkse routine: spreadsheets worden gemaakt, resultaten worden verwerkt in open-source systemen, gegevens worden opgeslagen in een derdepartij-cloud, systemen worden geüpdatet en de volgende audit wordt voorbereid met een mix van papieren en elektronische documenten. Vooral op het gebied van geneesmiddelenontwikkeling en -productie zorgt een streng regelgevingskader ervoor dat het volledige proces van ontwikkeling tot kwaliteitscontrole van de eindproducten, inclusief alle verzamelde gegevens en uitgevoerde tests, volledig traceerbaar is. Tijdens audits en inspecties moet het laboratoriumpersoneel daarom voorbereid zijn op alle vragen over compliance, onder andere met betrekking tot de kwalificatie van hun apparatuur en systemen. De toezichthoudende autoriteit kan vragen stellen vanuit twee verschillende invalshoeken: enerzijds met betrekking tot de gegevensintegriteit en anderzijds met betrekking tot de naleving van de kwalificatieregels.

Hierdoor zijn de vragen veranderd waarmee gereguleerde laboratoria geconfronteerd worden om aan de eisen volgens USP te voldoen. De kwalificatie van de instrumenten moet daarom gebaseerd zijn op wetenschappelijke principes en een noodzakelijke mate van meettechnische tests omvatten, die volgens de laboratoriumvereisten correct zijn afgestemd. Daarbij kan het AIQ-tool van AnaTox aanzienlijk ondersteunen: met deze software worden geautoriseerde gebruikers in staat gesteld om kwalificaties en onderhoudsactiviteiten snel en onafhankelijk van de fabrikant zelf uit te voeren, evenals verschillende parameters en wijzigingen aan de hardware manipulatiewaar te documenteren. De gegevensintegriteit voldoet altijd aan hoge eisen en biedt extra rechtszekerheid.

Vollelektronische documentatie voorkomt verwaarloosde gegevens (Orphan Data*) en manipulatie ervan

De implementatie van kwalificaties met een vollelektronisch protocol biedt het geringste risico in termen van problemen met de gegevensintegriteit, omdat handmatige invoer en/of berekeningen idealiter tot een minimum worden beperkt. Daarom voert de AIQ-software alle processen elektronisch uit, waardoor alle gegevens inclusief de parameters automatisch worden opgeslagen in een eigen database. Dit geldt zowel voor Operationele Kwalificaties (OQ), onderhoud (PM) en rekwalificaties na reparaties (RQ) als voor Prestatiekwalificaties (PQ). Zo komen alle gegevens over een instrument op één centrale plek terecht en zijn ze inclusief de audit-trail-protocollen overzichtelijk beschikbaar.

Alle rapporten van het betreffende instrument die betrekking hebben op de compliance-activiteiten, zijn onveranderbaar. Op deze manier wordt enerzijds gewaarborgd dat gegevens en rapporten niet geheel of gedeeltelijk verloren gaan. Anderzijds wordt het risico verkleind dat de parameters en resultaten opzettelijk of per ongeluk worden gewijzigd. Te allen tijde kan worden nagegaan welke medewerker welke acties heeft uitgevoerd. Zo blijft ook de tijdsrelatie tussen meting en gegevensanalyse gewaarborgd, omdat bijvoorbeeld een latere manipulatie van de tijdsaanduidingen wordt uitgesloten.

AIQ-tool houdt rekening met klant-specifieke eisen (URS)

Toch blijft de AIQ-tool flexibel: klant-specifieke eisen (URS) voor de kwalificaties kunnen eenvoudig worden meegenomen door het aanpassen van meetparameters van de tests. Zo is het bijvoorbeeld voor veel laboratoria niet zinvol om de flowprecisie van een HPLC-pomp bij 5 ml/min te controleren. In plaats daarvan moeten deze tests worden uitgevoerd dicht bij de beoogde methodenparameters, die tijdens de ontwerpkwalificatie voor het apparaat zijn vastgesteld. Omdat dergelijke aanpassingen bij het gebruik van de AIQ-tool automatisch en volledig worden gedocumenteerd, behouden de resultaten hun authenticiteit en validiteit, ondanks ingrepen in de setup door de gebruiker.

Naast de documentatie van de resultaten en processen van de wetenschappelijke meetmethoden, maakt de AIQ-tool ook een gebruiksvriendelijk onderhoudsbeheer mogelijk volgens de richtlijnen van de fabrikant, wat extra gegevensintegriteit met zich meebrengt. Wanneer apparaten via de tool worden geregistreerd, wordt automatisch de status en foutmeldingen gedocumenteerd. Hierdoor kunnen zowel het personeel als de kwalificerende auditors alle activiteiten aan de hardware volgen. Dit omvat ook 'veranderingen' zoals bijvoorbeeld het vervangen van een module na een reparatie, zonder dat het systeem volledig opnieuw gekwalificeerd hoeft te worden. Omdat het verzamelen en bekijken van verschillende protocollen niet meer nodig is, vereenvoudigt de AIQ-tool ook het werk van de interne kwaliteitscontrole, de auditautoriteiten en klanten. De documentatie van alle activiteiten van alle instrumenten wordt gestroomlijnd. Dit leidt tot een aanzienlijke vermindering van de inspanning bij het traceren, controleren en vrijgeven van de apparaten. Daarmee wordt de 'instrument downtime' aanzienlijk verminderd en staat niets meer in de weg voor een veilige en tegelijkertijd productieve kwaliteitscontrole.

* R.D. McDowall, LCGC Europe, oktober 2022, Volume 35, Issue 9