Slim werken en de toekomst van de werkplek

Flexibele ruimteconcepten ondersteunen de nieuwe manier van werken. (Foto: Ecophon, Getty Images/Hero Images/Studio-e.se)

Akoestische Maßnahmen vermeiden Belästigungen durch Büro-Lärm. (Foto: Ecophon, Teddy Strandqvist/Studio-e.se)

Flexibele werkplekken - wanneer en waar dan ook. Akoestische maatregelen voorkomen overlast door lawaai. (Foto: Ecophon, Peter Bliek Fotografie Nijmegen)

Andy Lake (Foto: Privé)

Is de coronapandemie een doodvonnis voor het kantoor zoals we dat kennen? Waarschijnlijk niet. Maar ze versnelt de trend naar meer decentralisatie en flexibel werken, aldus de Britse arbeidsadviseur Andy Lake. Daarnaast stelt hij de vraag: Waar is de werkplek eigenlijk voor?

De Britse arbeidsadviseur Andy Lake publiceerde in 2013 zijn boek „Smart Flexibility“. Sindsdien heeft hij intensief samengewerkt met grote organisaties om hen te ondersteunen bij het moderniseren van werkmethoden en werkplekken. Bovendien heeft hij richtlijnen opgesteld voor „Slim Werken“ voor de Britse centrale overheid en de Britse normen „PAS 3000: 2015“ - „Gedragscode voor Slim Werken“.

„Bij Slim Werken gaat het om het moderniseren van werkpraktijken met nieuwe technologieën en nieuwe soorten werkplekken. Centraal staat het gebruik van werkmethoden die gebaseerd zijn op vertrouwen en gericht op resultaten.

Hebben we gemeenschappelijke werkplekken nodig?

De snelle ontwikkeling van nieuwe technologieën en de digitalisering, die alle aspecten van de samenleving beïnvloeden, maken bijna alles mogelijk op het gebied van organisatie en werkpraktijk. Is er dus sprake van een paradigmaverschuiving, waarbij de focus verschuift van de werkplek naar een proces- en praktijkgerichte discussie die niet gebonden is aan bepaalde ruimtes?

„Toen het huidige model van de werkplek zich ontwikkelde in de 20e eeuw, was het van groot belang zich te richten op mensen, middelen, documenten enzovoort. Maar in de digitale wereld ligt de meerwaarde in decentralisatie, het verplaatsen van werk naar de mensen, en de dematerialisering, waarbij producten veranderen in diensten. In deze context kunnen mensen op vele verschillende manieren werken. Dat roept op zijn beurt de vraag op waarom je überhaupt naar een werkplek zou moeten komen. Dit zijn fundamentele vragen. Een groot deel van kenniswerk kan overal worden gedaan, net zoals een groot deel van de samenwerking steeds meer virtueel kan plaatsvinden. Dus waarom hebben we überhaupt een werkplek nodig? Er zijn organisaties zoals WordPress met een omzet van honderden miljoenen dollars, die over de hele wereld verspreid zijn, maar nauwelijks fysieke ruimtes gebruiken.“

Andere ruimtes dan kantoren

Maar Andy Lake gelooft niet in de ondergang van het kantoor. Hij is, zoals waarschijnlijk de meesten van ons, ervan overtuigd dat we in zekere mate nog steeds samen moeten komen. Het concept van de werkplek dat zich in het industriële tijdperk heeft ontwikkeld, vervaagt echter, zegt hij.

„Dat roept voor mij de grote vraag op: wat is de sociale infrastructuur van werk überhaupt? Mensen in de „kantoorbranche“ neigen er toe zich alleen op het kantoor te richten. Ik bedoel, als veel mensen thuis of in cafés werken, wat is dan met die ruimtes? Hoe moeten ze worden ingericht en onderhouden? “

"Ik denk dat het een groot politiek probleem is om de trend van steeds kleinere woningen tegen te gaan. De mogelijkheid om vanuit huis te werken is in de meeste moderne woonruimtes niet voldoende aanwezig. Als je bijvoorbeeld een bedrijf runt en bezoekers wilt ontvangen, ontbreken de juiste ruimtes. Voor appartementencomplexen zouden lokale werkcentra in het gebouw overwogen kunnen worden. Ik denk dat de in steden ontstane co-working spaces een onderdeel zijn van deze veranderende infrastructuur, maar we hebben nog een lange weg te gaan. Zowel beleidsmakers als ontwikkelaars moeten inhalen.“

Corona zal een katalysator zijn

Dit interview vond eind mei 2020 plaats, toen landen wereldwijd na de eerste fase van de lockdown de samenleving langzaam weer openden. Twitter had net aangekondigd dat werknemers voor altijd vanuit huis mochten werken als ze dat wilden. Andy Lake verwacht dat de coronapandemie de drijfveer kan zijn om de ontwikkeling van geheel nieuwe werkpraktijken te stimuleren.

„Ik geloof dat de pandemie het denken en de houding van mensen heeft veranderd. Traditioneel was er altijd veel weerstand tegen deze ontwikkelingen, onderbouwd door de opvatting dat persoonlijke ontmoetingen noodzakelijk zijn, dat we mimiek en gebaren moeten kunnen zien. Maar dat verandert nu. Mensen merken dat er nu nog veel meer mogelijk is. Dit geeft de trend van decentralisatie een grote impuls. Ik denk dat Twitter hier een heel goed voorbeeld van is. Het is zeker zo dat slimme organisaties veel beter voorbereid waren om zich aan te passen aan toenemende thuiswerkpraktijken."

Meer buitenkantoren

Momenteel beïnvloedt de pandemie onze kantoren door de noodzaak van sociale afstand en minder personeelsbezetting. Andy Lake ziet dat als een overgangsfase, maar verwacht blijvende veranderingen als gevolg van de coronapandemie. 

„In de loop van de tijd zal het kantoorontwerp zich aanpassen aan veel kleinere kantoren die intensiever worden gebruikt, maar met minder werknemers dan voorheen. Ik denk dat deze veranderingen zich de komende vijf tot tien jaar zullen doorzetten.“

Goede akoestiek is een van de sleutels

Volgens Andy Lake spelen ook akoestische aspecten een centrale rol om recht te doen aan deze nieuwe, gedecentraliseerde en gedematerialiseerde context van slim werken.

„Ons doel, het creëren van uitstekende plekken voor slim werken en goede akoestiek, is een van de sleutels tot succes. Vaak wordt dat bij het ontwerpen van werkplekken over het hoofd gezien en wordt het nog steeds als een soort luxe beschouwd. Ik zie regelmatig werkplekken met slechte akoestiek, waar later verbeteringen nodig zijn om de problemen te verlichten. Maar dat verandert nu. Het is belangrijk dat mensen hun akoestische omgeving kunnen controleren. Het ontwerp moet zich ontwikkelen naar ruimtes die geschikt zijn voor verschillende soorten activiteiten met verschillende sensorische omgevingen, waarin mensen beslissingen kunnen nemen die zowel passen bij de activiteit als bij hun persoonlijke voorkeuren.“

"Het kantoor is nog niet uitgestorven – maar het wordt steeds veelzijdiger en opent zijn traditionele grenzen", vat Andy Lake samen.