Trabajo inteligente y el futuro del lugar de trabajo

Los conceptos de espacio flexibles apoyan la nueva forma de trabajar. (Foto: Ecophon, Getty Images/Hero Images/Studio-e.se)

Medidas acústicas evitan molestias por ruido de oficina. (Foto: Ecophon, Teddy Strandqvist/Studio-e.se)

Puestos de trabajo flexibles - cuando y donde sea. Las medidas acústicas evitan molestias por ruido. (Foto: Ecophon, Peter Bliek Fotografía Nijmegen)

Andy Lake (Foto: Privado)

¿Es la pandemia de COVID-19 una sentencia de muerte para la oficina tal como la conocemos? Probablemente no. Pero acelera la tendencia hacia una mayor descentralización y trabajo más flexible, según el asesor británico de lugares de trabajo Andy Lake. Además, plantea la pregunta: ¿Para qué sirve el lugar de trabajo?

El asesor británico de lugares de trabajo Andy Lake publicó en 2013 su libro “Smart Flexibility”. Desde entonces, ha trabajado intensamente con grandes organizaciones para apoyarlas en la modernización de métodos y espacios de trabajo. Además, elaboró las directrices para el “Trabajo Inteligente” para el gobierno central británico y las normas británicas “PAS 3000: 2015” - “Código de Conducta para el Trabajo Inteligente”.

“El trabajo inteligente consiste en modernizar las prácticas laborales con nuevas tecnologías y nuevos tipos de espacios de trabajo. El foco está en el uso de métodos de trabajo basados en la confianza y orientados a resultados.”

¿Necesitamos espacios de trabajo compartidos?

El rápido desarrollo de nuevas tecnologías y la digitalización, que afectan todos los aspectos de la sociedad, hacen casi todo posible en cuanto a organización y prácticas laborales. Entonces, ¿existe un cambio de paradigma que pase del enfoque en el lugar de trabajo a una discusión orientada a procesos y prácticas que no dependen de espacios físicos específicos?

“Cuando se desarrolló el modelo actual del lugar de trabajo en el siglo XX, era muy valioso centrarse en las personas, recursos, documentos, etc. Pero en el mundo digital, el valor añadido está en la descentralización, en trasladar el trabajo a las personas, y en la desmaterialización, donde los productos se convierten en servicios. En este contexto, las personas pueden trabajar de muchas maneras diferentes. Esto, a su vez, plantea la pregunta de por qué habría que acudir al lugar de trabajo en absoluto. Son preguntas fundamentales. La mayor parte del trabajo del conocimiento puede realizarse en cualquier lugar, igual que la mayor parte de la colaboración puede hacerse cada vez más de forma virtual. Entonces, ¿para qué necesitamos el lugar de trabajo en realidad? Hay organizaciones como WordPress, con ingresos de cientos de millones de dólares, distribuidas por todo el mundo, que apenas utilizan espacios físicos.”

Otros espacios además de las oficinas

Pero Andy Lake no cree en la desaparición de las oficinas. Como probablemente la mayoría de nosotros, está convencido de que en cierta medida todavía necesitamos reunirnos. Sin embargo, dice que el concepto de lugar de trabajo, que se desarrolló en la era industrial, está perdiendo fuerza.

“Para mí, surge una gran pregunta: ¿Cuál es en realidad la infraestructura social del trabajo? La gente en el ‘negocio de los lugares de trabajo’ tiende a centrarse solo en la oficina. Quiero decir, si muchas personas trabajan desde casa o en cafeterías, ¿qué pasa con esos otros espacios? ¿Cómo deberían diseñarse y mantenerse?”

“Creo que es un gran problema político enfrentarse a la tendencia de viviendas cada vez más pequeñas. La posibilidad de trabajar desde casa no está suficientemente contemplada en la mayoría de los hogares modernos. Por ejemplo, si gestionas un negocio y quieres recibir visitantes, te faltan espacios adecuados. Para edificios multifamiliares, se podrían considerar centros de trabajo locales en el edificio. Pienso que los espacios de coworking que están surgiendo en las ciudades son parte de esta infraestructura cambiante, pero todavía tenemos un largo camino por recorrer. Tanto los responsables políticos como los desarrolladores deben ponerse al día.”

La COVID-19 será un catalizador

Esta entrevista se realizó a finales de mayo de 2020, cuando en medio de la pandemia de COVID-19, países de todo el mundo estaban comenzando a reabrir la sociedad tras la primera fase de confinamiento. Twitter había anunciado que sus empleados podrían seguir trabajando desde casa para siempre si así lo deseaban. Andy Lake opina que la pandemia podría ser el desencadenante para impulsar la adopción de prácticas laborales completamente nuevas.

“Creo que la pandemia ha cambiado la forma de pensar y las actitudes de las personas. Tradicionalmente, siempre hubo mucha resistencia a estos cambios, basándose en la idea de que las reuniones presenciales son necesarias, que hay que ver la mímica y los gestos. Pero eso está cambiando. La gente se da cuenta de que ahora es posible hacer muchas más cosas. Esto da un gran impulso a la tendencia de la descentralización. Creo que Twitter es un ejemplo muy bueno de ello. Sin duda, las organizaciones que trabajan de forma inteligente estaban mucho mejor preparadas para adaptarse al aumento del trabajo a distancia.”

Más trabajo en exteriores

Actualmente, la pandemia afecta a nuestras oficinas por la necesidad de mantener la distancia social y reducir la densidad de personas. Pero Andy Lake ve esto como una etapa de transición, y espera cambios permanentes como consecuencia de la COVID-19.

“Con el tiempo, el diseño de las oficinas se adaptará a espacios mucho más pequeños, que se usarán de forma más intensiva, pero con menos empleados que antes. Creo que estos cambios se consolidarán en los próximos cinco a diez años.”

Una buena acústica, clave para el éxito

Según Andy Lake, también los aspectos acústicos juegan un papel central para adaptarse a este nuevo contexto descentralizado y desmaterializado del trabajo inteligente.

“Nuestro objetivo, crear lugares excelentes para el trabajo inteligente y con buena acústica, es una de las claves del éxito. Normalmente, esto se pasa por alto en el diseño de los espacios de trabajo y todavía se considera un lujo. Veo muchas oficinas con mala acústica que luego deben ser mejoradas para aliviar los problemas. Pero eso está cambiando. Es importante que las personas puedan controlar su entorno acústico. El diseño debe evolucionar hacia espacios adecuados para diferentes tipos de actividades y entornos sensoriales, donde las personas puedan tomar decisiones que se ajusten tanto a la actividad como a sus preferencias personales.”

“La oficina aún no ha desaparecido, pero se vuelve cada vez más diversa y rompe sus límites tradicionales”, resume Andy Lake.