De beste prijs is niet altijd de beste oplossing

© arus gmbh willi latz / Fotograaf: Norbert Miguletz

© Dirk Wilhelmy

© Jens Kirchner

© Oliver Heinemann

Het Duitse aanbestedingsrecht is zelfs voor ervaren professionals een complex rechtsgebied dat voortdurend verandert. Overheidsopdrachtgevers op landelijk of gemeentelijk niveau worden steeds weer geconfronteerd met vragen over de rechtsgeldige formulering van bestekken. De laatste uitgebreide hervorming vond plaats in 2016. Ook twee jaar daarna heerst vaak nog onzekerheid over hoe de bepalingen moeten worden geïmplementeerd. Welke producteigenschappen mag ik eisen en waar moet ik op letten? Hoe kan ik aanbestedingsgeschillen al in een vroeg stadium voorkomen door correcte prestatieomschrijvingen? Dr. Olaf Otting, advocaat gespecialiseerd in bestuursrecht bij het Frankfurtse kantoor Allen & Overy en voorzitter van de commissie aanbestedingsrecht van de Deutscher AnwaltVerein (DAV), heeft in opdracht van nora systems een leidraad opgesteld over het onderwerp ‘Aanbestedingsrechtelijke randvoorwaarden voor de inkoop en omschrijving van prestaties door overheidsopdrachtgevers’. Want hier kunnen vele factoren doorslaggevend zijn – ook wanneer het gaat om het uitschrijven van een passende vloer. Bij de inkoop en omschrijving van prestaties door overheidsopdrachtgevers mag de laagste prijs niet het enige beslissingscriterium zijn. Het is uitdrukkelijk gewenst door de wetgever om criteria zoals milieuvriendelijkheid, kwaliteit en veiligheid mee te nemen in de aanbestedingsprocedures.

Inkoopautonomie geeft ruimte bij de productkeuze

De overheid is verplicht om een open, productneutraal bestek te maken, maar dat betekent niet dat binnen haar inkoopautonomie geen ruimte bestaat om objectief zinvolle eigenschappen te specificeren. Dit geldt ook voor prestaties/producten die kostentechnisch veeleisender zijn, maar hun rentabiliteit bewijzen in de gebruiksduur. Van nature bestaan er voor privaatbouw en opdrachtverlening geen gestandaardiseerde aanbestedingsprocedures en ook geen voorschriften voor neutraliteit, wat het makkelijker maakt om de gewenste prestaties/producten letterlijk bij naam te noemen. Maar ook overheidsopdrachtgevers hebben ruimte om naast de prijs andere criteria, zoals milieuvriendelijkheid, mee te wegen in hun besluitvorming. In het uiterste geval mag de opdrachtgever ook een product uitschrijven dat slechts één marktpartij kan leveren. Hij mag echter niet ‘verborgen’ feitelijk onrechtvaardige productvoorschriften formuleren, enkel met het doel andere bieders te discrimineren.

Milieueisen in aanbestedingsprocedures sterker betrekken

Met de modernisering van het aanbestedingsrecht worden duurzaamheid en milieubescherming versterkt. De opdrachtgever is wettelijk verplicht om zijn vraagvolume te gebruiken om innovatie en milieubescherming te stimuleren; hij moet in principe het hoogste milieuniveau eisen. Nadat de opdrachtgever binnen deze ruimte zijn vraagbehoefte heeft vastgesteld, moet hij deze beschrijven in een bestek. Het aanbestedingsrecht vereist daarbij een zo open mogelijke, productneutrale omschrijving. Dit principe staat echter niet haaks op de – aanbestedingsrechtelijk juist aanbevolen – voorschriften voor veeleisende criteria, met name met betrekking tot de milieueigenschappen van een product of kenmerken die leiden tot lage levenscycluskosten in het bestek. Integendeel: in sommige gebieden is de opdrachtgever daartoe zelfs wettelijk verplicht. De door nora systems geproduceerde vloerbedekkingen voldoen aan strenge milieukwaliteitsnormen en zijn gecertificeerd met het milieukeurmerk ‘Blauer Engel’. Met hun milieuvriendelijke eigenschappen, gunstige levenscycluskosten en hoge rentabiliteit voldoen ze niet alleen aan de in de aanbestedingen gestelde kwaliteitsnormen, maar leveren ze ook een bijdrage aan de duurzaamheid van gebouwen, die steeds meer wordt gevraagd.

De leidraad ‘Aanbestedingsrechtelijke randvoorwaarden voor de inkoop en omschrijving van prestaties door overheidsopdrachtgevers’ is te bestellen via het volgende telefoonnummer: 06201-80-6040.