Logistica interna conforme GMP: requisiti per i processi di trasporto interni

La logistica interna digitale crea processi di trasporto interni tracciabili e conformi alle GMP tra laboratorio, assicurazione della qualità e produzione. (Copyright: COSYS)

Ne aziende farmaceutiche, i requisiti GMP sono spesso collegati alla produzione, alla documentazione e al controllo qualità. Contemporaneamente, i processi di trasporto interno stanno assumendo sempre più importanza. Infatti, anche all’interno di una sede, campioni, materie prime, documenti di rilascio, materiali di consumo, apparecchiature di laboratorio, campioni di riferimento, imballaggi o attrezzature IT cambiano più volte posizione ogni giorno.

Proprio in questi passaggi si creano rischi. I materiali vengono stoccati temporaneamente, le consegne non vengono documentate o i trasporti avvengono al di fuori di processi definiti. In ambienti regolamentati GMP, ciò può causare non solo ritardi, ma anche un aumento del lavoro di documentazione e di verifica.

Per questo motivo, la logistica interna si sta sempre più sviluppando come un processo rilevante per la qualità.

Quali requisiti GMP impone ai processi di trasporto interno

GMP non significa che ogni movimento interno debba essere automatizzato al massimo. Ciò che conta di più è che i processi siano tracciabili, controllati e riproducibili. Per i trasporti interni, ciò significa soprattutto trasparenza sull’intero processo.

I responsabili devono poter risalire a quando i materiali sono stati presi in carico, chi ha effettuato il trasporto, se sono state effettuate consegne e se sono stati rispettati i passaggi di processo definiti. Particolarmente critici sono i trasporti interni tra:

– Ricevimento e controllo qualità
– Laboratorio e produzione
– Aree di rilascio e magazzino
– Processi di documentazione e archiviazione

Una volta che le informazioni vengono gestite al di fuori del flusso di materiali effettivo, si creano interruzioni e rischi aggiuntivi.

Dove la logistica interna tradizionale raggiunge i propri limiti

Molti processi di trasporto interno sono organizzati storicamente. Gli ordini di trasporto vengono inviati via email, i materiali vengono annunciati telefonicamente o le consegne sono organizzate tramite giri di raccolta. I dipendenti documentano le consegne successivamente o cercano informazioni in più sistemi.

Soprattutto nelle grandi aziende farmaceutiche con più edifici o laboratori, i tempi di attraversamento interni si allungano notevolmente. Le conseguenze tipiche sono ritardi nelle approvazioni, sforzi di ricerca, mancanza di informazioni sullo stato e lavoro supplementare durante audit o controlli di qualità interni. Inoltre, si vincolano risorse preziose, anche se la causa principale è spesso la mancanza di trasparenza.

Come la logistica digitale interna supporta i processi GMP

Con il software COSYS Inhouse Logistics, i trasporti interni vengono già registrati digitalmente all’ingresso e documentati in modo continuo. Le spedizioni, i materiali o i mezzi di produzione vengono acquisiti tramite smartphone o dispositivi MDE e assegnati direttamente all’area di destinazione. Ogni movimento genera automaticamente informazioni sullo stato e timestamp. In questo modo si crea una storia completa delle spedizioni all’interno della sede.

Per le aziende farmaceutiche, ciò significa: meno interruzioni, maggiore tracciabilità e una preparazione molto più semplice per le verifiche interne. Particolarmente importante è la possibilità di integrare diversi tipi di trasporto all’interno di una piattaforma – ad esempio logistica dei campioni, trasporto di documenti, approvvigionamento di materiali o Asset Tracking. Attraverso dashboard e analisi, si ottiene inoltre trasparenza sui tempi di attraversamento, sui volumi di trasporto e sui colli di bottiglia.

Smart Locker creano consegne sicure e documentate

Un altro collo di bottiglia si verifica spesso durante l’ultimo passaggio di consegna. I materiali o i documenti attendono la consegna personale o vengono più volte spostati. Ciò prolunga i percorsi interni e rende più complessa la documentazione. Gli Smart Locker COSYS creano un punto di consegna controllato.

Dopo l’immagazzinamento, il destinatario viene automaticamente informato e preleva la spedizione tramite QR-Code, PIN o badge aziendale. Ogni deposito e prelievo rimane documentato. In questo modo si riducono le interruzioni nella routine di laboratorio e produzione e si aumenta la trasparenza sui movimenti interni dei materiali.

I processi conformi GMP spesso iniziano tra due porte

Molti potenziali di ottimizzazione nelle aziende farmaceutiche non risiedono in impianti aggiuntivi o in più personale, ma in processi interni ben definiti. La logistica digitale interna e gli Smart Locker creano le basi per organizzare i trasporti interni in modo tracciabile, efficiente e auditabile.